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3 componentes claves para gestionar su información, a través de una solución de Gestión Documental.

¿Qué es la gestión de la información?

La gestión de la información (IM) es “la recopilación y gestión de información de una o más fuentes y la distribución de esa información a una o más audiencias”.

La gestión de la información puede adoptar muchas formas. De hecho, está a nuestro alrededor. La bandeja de entrada de su correo electrónico, el sistema de archivos de su computadora o teléfono e incluso un archivador físico son ejemplos de administración de información.

Aun así, con tantas formas de información, como texto, audio, videos y más, junto con franjas de dispositivos nuevos y antiguos que la distribuyen, es difícil hacer un seguimiento de todo lo que llega. Esto es especialmente engorroso en un entorno empresarial, donde la información actualizada y precisa es crucial.

Aunque los componentes de la gestión de la información pueden ser difíciles de definir, dividiremos este concepto en tres categorías clave: accesibilidad, almacenamiento y gobernanza.

Accesibilidad

La accesibilidad en el contexto de la gestión de la información se reduce a si los datos son de fácil acceso para los usuarios cuando los necesitan. Las características como la búsqueda de texto completo y los campos de metadatos pueden respaldar la organización y la capacidad de búsqueda, que son esenciales para poner la información a disposición de los usuarios una vez que tienen acceso a un sistema.

Para ver cómo se pueden desarrollar los principios de gestión de la información en el mundo físico, usemos el ejemplo de una biblioteca local.

Aquí, el público puede buscar libros organizados alfabéticamente por metadatos como autor y título. De esta manera, si alguien estuviera buscando una obra de uno de sus escritores favoritos, sería accesible y fácil de encontrar. También pueden preguntarle siempre al bibliotecario, cuyo conocimiento enciclopédico de títulos de libros, autores y citas famosas los hace casi como un motor de búsqueda humano, lo que les permite encontrar libros aún más rápido. Una biblioteca que no utiliza estas estrategias de gestión de la información puede tener libros de diferentes autores, títulos y géneros mezclados, apilados y ordenados de cualquier manera junto con una recepción desafortunadamente vacía, lo que pone la carga por completo en lectores ansiosos por encontrar lo que necesitan.

Conservación y almacenamiento

Otro componente clave de la gestión de la información es asegurar que los procesos y las metodologías estén en su lugar para el almacenamiento, mantenimiento y eliminación adecuados de los datos. Ciertas leyes y regulaciones incluso establecen reglas de retención especiales para tipos de información importante o sensible. Además, es imperativo mantener los datos actualizados para evitar confusiones y protegerlos en caso de desastre.

Volvamos a nuestra biblioteca imaginaria. Para establecer algunas reglas de retención, es posible que la biblioteca solo mantenga fuera los últimos cinco años de revistas y periódicos, y retire los números más antiguos a una sala de archivos en la parte trasera del edificio o en el sótano, a excepción de los problemas históricamente importantes que se guardan para los estudiantes y historiadores curiosos.

La biblioteca también puede conservar todos los problemas, nuevos y antiguos, en un entorno seguro , como fundas de plástico, para evitar que se desgasten.

Por último, para asegurar que los materiales de referencia tengan la información más actualizada, las enciclopedias y diccionarios se someterían a algún tipo de control de versiones, siempre disponibles en la edición más reciente, y las ediciones anteriores están disponibles a pedido especial.


Gobernancia

El buen gobierno consiste en tener controles para garantizar que se sigan los procesos y procedimientosTambién es especialmente importante establecer y hacer cumplir las políticas de seguridad para que solo las personas autorizadas a ver o editar información puedan hacerlo.

Para que una biblioteca imponga una gobernanza estricta de la información, es posible que deba tomar algunas medidas controvertidas. Por un lado, podría hacer cumplir los derechos de acceso al mantener los libros bajo llave para asegurarse de que los usuarios no autorizados no puedan leerlos o manipularlos. En segundo lugar, para garantizar que la información permanezca intacta y reducir el fraude, la persona que los tomó prestados deberá devolver los libros a menos que obtenga un permiso expreso por escrito de la biblioteca. Para rastrear la actividad, es posible que la biblioteca también desee instalar cámaras de seguridad para asegurarse de que los visitantes sigan las reglas y colocar rastreadores en cada libro que emitan un pitido en caso de robo. Por último, es posible que las prácticas clásicas de registro de entrada y salida deban revisarse para incluir tinta permanente y un archivo conservado de todos los registros de todos y cada uno de los libros, en caso de que esta biblioteca haya sido auditada por un órgano rector y deba presentar una informe completo.

Soluciones de gestión de la información para el mundo real

Puede resultar difícil respaldar los principios de gestión de la información en un entorno no digital. Es por eso que las organizaciones que buscan administrar mejor la información necesitan una solución escalable que les brinde las herramientas y capacidades para el éxito.

Con un sistema digital, no solo puede crear y seguir las reglas fácilmente, sino que apenas necesita mover un dedo con la ayuda de suites de automatización de procesos o bots digitales que aprenden sus tareas diarias. Por encima de todo, un sistema digital puede mantener un seguimiento de auditoría con mayor precisión con fines de cumplimiento.

En términos de futuro e innovaciones en el espacio de la gestión de la información, la gestión inteligente de la información (IIM) se está volviendo cada vez más popular. Esta metodología tiene como objetivo tomar los principios básicos de la gestión de la información y mejorarlos para dar cuenta de las nuevas tecnologías de análisis y formas de contenido, como las redes sociales.

En resumen, la gestión de la información, en un sentido comercial, es una forma para que el personal acceda y comparta información fácilmente, al mismo tiempo que la mantiene actualizada, preservada y segura. Si bien puede administrar su información mediante métodos convencionales basados ​​en papel, es mucho más rentable hacerlo con soluciones digitales e innovadoras.

 

 

 

 

 

 

 

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