La digitalización certificada es un mecanismo que permite asegurar la autenticidad y la fidelidad del proceso de digitalización de los documentos. Impone una serie de requisitos sobre el proceso de digitalización:

• El formato y la calidad de la imagen;
• El aseguramiento de la calidad del proceso completo de digitalización;
• La seguridad del proceso, haciendo imposible la manipulación de la imagen digitalizada;
• La inclusión de una firma digital con estampa cronológica asegurando la validez del escaneo.

El concepto de digitalización está bastante interiorizado en la comunidad que trata con soportes físicos como el papel, las cintas de audio, las videocasetes, el microfilm, etc. Es una técnica de transferencia de información que convierte los datos o las señales analógicas, en una representación digital, que por principio intenta respetar todo el contenido informativo capturado, para hacer del resultado un nuevo documento lo más parecido funcionalmente al original.

Cuando añadimos la expresión Certificada, Digitalización Certificada, significa que el resultado de la digitalización tiene un mayor grado de seguridad procedimental y tecnológica que la simple digitalización, y produce como resultado un nuevo documento que representa de forma verdadera al documento que se procesó, siendo posible validar que el nuevo documento, es íntegro y representa fielmente al original, con lo que es posible afirmar que tiene las mismas consecuencias legales.

Una de las cosas más importantes es el enfoque de uso práctico para la Digitalización Certificada que difiere si los documentos se encuentran en un Fondo Acumulado o, por el contrario, es aplicada sobre aquellos que están llegando o generándose con base en la producción documental de una organización.

El caso del fondo acumulado parece ser más sencillo de resolver. Cuando los documentos ya están creados y se encuentran en estado precautelar, es lógico que dependiendo de los tiempos de retención y especialmente la valoración asignada, la Digitalización Certificada apoya fuertemente una destrucción de aquellos documentos carentes de valor permanente. Resulta obvio que si una organización invierte en procedimientos y técnicas de digitalización que garanticen la autenticidad e integridad, el papel puede ser destruido, encontrando en el nuevo objeto digital, un substituto funcional y legal del documento original. El concepto de Digitalización Certificada, otorga la posibilidad de destrucción de los soportes físicos, a pesar de requerir un análisis particular sobre las agrupaciones documentales en que se aplica.

El otro escenario, el caso de la documentación que se está tramitando, también puede ser objeto de digitalización y el ejemplo representativo que están llevando a cabo muchas organizaciones actualmente es realizar la captura desde la ventanilla de recepción de documentos. Esta mecánica permite devolver al usuario los soportes físicos y resolver los trámites a partir de copias digitales de los documentos. Si bien se observa que esta práctica trae consigo una significativa reducción en el uso de papel, surgen inquietudes difíciles de detectar en esta fase y que solo son detectadas posteriormente. Cuando tiempo después nos percatamos que el documento que originalmente fue un soporte papel y ahora es exclusivamente digital, tiene valor permanente y condición de documento histórico, ya no tenemos el “original” para conservarlo y disponemos solo de una “copia” para hacerlo. Es aquí precisamente, donde se diferencia la Digitalización de la Digitalización Certificada. Es esta última la que aplica de manera rigurosa para garantizar que aún sin el soporte papel, la organización dispone de copias auténticas e íntegras, no solo para tramitar el asunto, sino especialmente para aplicar los principios de organización técnica archivística sobre este soporte.

De esta manera el proceso de digitalización de documentos a través de una empresa certificada, permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Como hemos visto, esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.

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