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¿Qué es la gestión documental?

¿Qué es la gestión documental?

La Gestión Documental contempla las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los flujos de trabajo de la organización y los requerimientos de las partes interesadas. Es decir, la gestión documental trata el ciclo de vida de los documentos desde su creación, su gestión, publicación y su disposición final, ya sea que se presenten en formato en papel o en forma digital, audio, video fotografía o correo electrónico.

La Gestión Documental le permite radicar, gestionar, controlar y administrar el ciclo de vida completo de los documentos, cumpliendo exitosamente con los requerimientos establecidos en la normativa colombiana.

Beneficios de un Gestor Documental

La información y los documentos están por todas partes dentro de una organización o empresa y no siempre son administrados efectivamente. Con un efectivo software de gestión documental, las organizaciones o empresas pueden comenzar a convertir la información en una verdadera ventaja competitiva.

  1. Tome decisiones acertadas, aumentando el rendimiento y productividad en los procesos de su negocio.
  2. Facilite el control en la creación, volumen, duplicidad y crecimiento de los documentos
  3. Administre con eficiencia la Gestión electrónica de documentos.
  4. Cumpla con la normatividad y disminución de los riesgos en litigios.
  5. Garantice la protección de la información vital de la organización o empresa, incluyendo los registros históricos.

¿Sabía qué?

  • Los gerentes pasan un promedio de 4 semanas al año esperando por información mal archivada o mal indexada, los empleados pueden desperdiciar hasta dos horas al día en busca de documentos perdidos.
  • El 30% de documentos es inútil y podrían ser eliminados; y el 37% de las fotocopias no son necesarias.
  • Las grandes organizaciones pierden un documento cada 12 segundos.
  • El empleado de oficina promedio usa 10.000 hojas de papel al año.
  • El consumo de papel de una empresa crece un promedio de 22% cada año, duplicando los costos cada 3,3 años.
  • Su empresa podría enfrentar grandes sanciones por pérdida de documentos y brechas en la seguridad de su información.
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