La gestión documental abarca cientos de elementos que se relacionan con el manejo y la producción de documentos corporativos. Su implementación se ha generalizado en las entidades públicas gracias a la normatividad actual del Archivo General de la Nación, pero ciertamente las empresas del  sector privado se han dejado cautivar. A continuación resolvemos algunas inquietudes básicas en el momento de emprender una estrategia de gestión documental al interior de su organización.

 ¿Por qué es importante adquirir un software de gestión de documentos?

Para cualquier organización, agilizar los procesos empresariales y aumentar la productividad son prioridades fundamentales, independientemente del  tamaño de la empresa o sector. Al implementar soluciones de gestión documental, las empresas pueden obtener muchos beneficios que mejoran de manera notable la eficiencia de la organización.

 Un software de gestión de documentos revoluciona la administración de la información, ya que permite:

1. Gestionar millones de documentos y consultar él correcto en segundos.
2. Compartir documentos con diferentes equipos y protege la información confidencial.
3. Automatizar procesos manuales que toman mucho tiempo.
4. Cumplir con la normatividad del Archivo General de la Nación.
5. Respaldar archivos y registros para recuperación de la información en caso de desastres.

¿Qué funciones tiene un software de gestión de documentos?

El proceso de gestión de archivos comienza con la transición de documentos, formularios, y registros de papel a documentos electrónicos.

Al hacer esta transición se eliminan muchos de los problemas generados por tener documentación en papel, por ejemplo: la duplicación de información que requiere mucho tiempo, lentitud en la distribución, extravío de documentos originales y la incomodidad de consultar archivos almacenados en lugares externos.

Los sistemas de gestión de documentos son aplicaciones de software que capturan documentos en papel y una variedad de documentos electrónicos a la vez que facilitan la búsqueda, la consulta,  la seguridad, y el almacenamiento de los documentos.

 Todos los sistemas de gestión de archivos deben tener cinco componentes básicos:

1. Herramientas de captura para ingresar la información al sistema.
2. Aplicaciones de escritorio, web y móvil que facilitan la localización y edición de los documentos.
3. Estructuras de carpetas para organizar, almacenar y archivar documentos.
4. Funcionalidad de flujo de trabajo que automatiza los procesos manuales tediosos como el almacenamiento y la aprobación.
5. Funcionalidad de seguridad para proteger documentos contra accesos o modificaciones no autorizadas.

¿Cómo puede un software de gestión documental agilizar mis procesos?

Un estudio reciente de PwC informa que un empleado promedio pasa el 40% de su tiempo en la administración de documentos no esenciales. Además, el IDC estima que los empleados pasan el 20% del día buscando información en documentos impresos y que en 50% de los casos no pueden encontrar lo que necesitan.

 Un software de gestión de archivos puede ayudarlo a tener un uso más eficaz de su tiempo al:

1. Responder de inmediato a solicitudes de información por parte de clientes, el público y los auditores, ya que elimina las devoluciones de llamadas telefónicas y el no coincidir cuando se llama.
2. Reducir el tiempo dedicado a copiar y distribuir documentos al personal, las sucursales y contactos externos.
3. Eliminar los documentos perdidos que deben ser creados de nuevo, archivados de nuevo, y pasar menos tiempo archivándolos una vez que son encontrados.
4. Al implementar una solución de gestión de archivos, se deja de emplear el tiempo en manejar papel y se dedica más tiempo al Core de su negocio.

¿Cómo puede un software de gestión documental ayudarme a ser más productivo?

Se estima que un trabajador normalmente tarda 12 minutos en procesar un solo documento. Nueve de estos 12 minutos se dedican en buscar, sacar y volver a archivar el documento, lo cual significa que el empleado solo utiliza tres minutos para procesar la información que buscaba.

Este proceso manual es costoso y requiere mucho tiempo, ya que conlleva la búsqueda del archivo, envío de faxes, fotocopiado, y distribución. Estas ineficiencias distraen al personal de la tarea crucial de utilizar la información para tomar acciones productivas.

Un software de gestión documental ayuda a aumentar la productividad al:

1. Facilitar que los datos no estructurados (por ejemplo, documentos, correos electrónicos, fotografías, etc.) sean accesibles, fácil de encontrar, estén disponibles cuando se necesiten y sean relevantes.
2. Proporcionar la información correcta en el momento adecuado, asegurándose de que no se pase por alto ningún dato importante.
3. Permitir que los empleados compartan documentos de forma rápida y segura con los clientes.

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