La información como activo estratégico
Marco legal colombiano y necesidades corporativas
En Colombia, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales) establecen lineamientos específicos sobre el manejo, conservación y confidencialidad de la información. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) exige trazabilidad y custodia adecuada de documentos que contengan datos sensibles. Además, entidades como la DIAN, UGPP y MinSalud regulan la forma en que las empresas deben documentar sus operaciones.
Beneficios tangibles de una buena gestión documental
Implementar un sistema de gestión documental robusto permite:
- Reducir los tiempos de búsqueda de información hasta en un 70 %.
- Minimizar el riesgo de pérdida o alteración de documentos clave.
- Facilitar la toma de decisiones mediante acceso oportuno a datos confiables.
- Cumplir con los requisitos legales en auditorías internas y externas.
- Agilizar procesos de incorporación, desvinculación, contratación y facturación.
¿Cuál es la diferencia entre digitalización y gestión documental?
Requisitos legales para el uso de firma electrónica en Colombia
- Ley 527 de 1999: define el marco legal de las firmas digitales y electrónicas.
- Decreto 2364 de 2012: reglamenta la validez de la firma electrónica sin necesidad de un certificado digital.
- Ley 1581 de 2012: regula el tratamiento de datos personales, clave para la gestión documental con firma electrónica.
Componentes clave de un sistema de gestión documental
- Captura inteligente: herramientas como Kodak Alaris permiten escaneo masivo con clasificación automática.
- Indexación y metadatos: cada documento debe ser localizable según criterios definidos.
- Almacenamiento seguro: puede ser en la nube o servidores locales con respaldo y cifrado.
- Automatización de flujos de trabajo: aprobaciones, firmas y validaciones internas.
- Accesibilidad y trazabilidad: desde cualquier lugar y con control sobre quién accede y modifica.
Mejores prácticas para responsables de operaciones, tecnología y RRHH
- Diagnóstico inicial: revisa cómo se maneja actualmente la información en cada área.
- Priorización de documentos: contratos, historias laborales, facturas, manuales, actas.
- Definir políticas de conservación y acceso: según las normas vigentes.
- Capacitación continua al personal: para asegurar el uso correcto del sistema.
- Medición de resultados: a través de indicadores como tiempo de respuesta, cumplimiento legal y reducción de costos operativos.
Una herramienta esencial para competir y cumplir
Saber qué es la gestión documental y aplicarla correctamente marca la diferencia entre empresas reactivas y empresas competitivas. En Colombia, donde el entorno regulatorio exige orden, trazabilidad y agilidad, adoptar un sistema profesional de gestión documental es mucho más que una mejora operativa: es una estrategia de sostenibilidad.
Fuentes consultadas:
- Archivo General de la Nación. (2023). Normas y lineamientos para la gestión documental en el sector privado.
- Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
Superintendencia de Industria y Comercio. (2022). Guía sobre protección de datos personales. - DANE. (2023). Estadísticas de uso TIC y transformación digital en empresas colombianas.
- Casos reales consultados con Laserfiche Colombia (2023).
En un entorno regulado y competitivo como el colombiano, implementar un sistema de gestión documental es una inversión estratégica. Solicita una asesoría gratuita y transforma la forma en que tu empresa gestiona, accede y protege su información clave.
