En muchas empresas colombianas, los archivos ya no huelen a tinta, pero aún pesan como si estuvieran hechos de papel. Miles de carpetas digitales viven en servidores antiguos, compartidas por correo, duplicadas en discos externos y custodiadas por “guardianes” que saben en qué carpeta está el contrato correcto. No es ineficiencia: es supervivencia. Hasta que un día, el sistema deja de responder y el legado deja de ser historia para convertirse en deuda.
Ese fue el punto de quiebre para una empresa de servicios en Medellín que, tras un corte eléctrico, perdió acceso a diez años de registros. “Nunca pensamos que los archivos digitales también envejecían”, confesó el gerente de TI. Ese día comenzó su migración a un sistema ECM moderno, y con ella, una transformación cultural que pocas compañías dimensionan al inicio.
La decisión que no es técnica, sino organizacional
Migrar a un ECM —como Laserfiche— no es cambiar de herramienta: es cambiar la forma en que una organización toma decisiones. Los sistemas heredados (legacy) fueron diseñados para guardar, no para conectar. Por eso, cuando el negocio pide velocidad, cumplimiento o trazabilidad, los sistemas antiguos responden con lentitud, silencio o errores.
En Colombia, las empresas que postergan la migración no solo pierden eficiencia: pierden visibilidad. Cada día sin digitalización completa es un día en que los datos se fragmentan y los procesos se vuelven opacos. En una entidad financiera de Bogotá, por ejemplo, la auditoría de un proceso de crédito tardó tres semanas porque cada área guardaba su propio expediente. Después de migrar a ECM, ese mismo proceso se resolvió en tres días.
El riesgo más grande: migrar sin curar
Pero migrar sin criterio es como trasladar un archivo desordenado a una bodega nueva. Muchas empresas confunden “modernizar” con “digitalizar todo”. Error común: copiar miles de archivos al nuevo sistema sin revisar duplicados, vigencias ni series documentales. En el primer trimestre de 2023, una compañía del sector industrial en Cali descubrió que el 38% de sus archivos migrados eran versiones duplicadas o inconsistentes. La lección fue dolorosa pero valiosa: migrar también es depurar.
Una migración exitosa requiere inventario, clasificación y propósito. ¿Qué documentos viven, cuáles mueren y cuáles se transforman en datos? Esa conversación no la lidera TI, sino los dueños de los procesos: Jurídica, Comercial, Operaciones. Son ellos quienes definen qué es un documento “bueno” y cómo debe ser trazado.
La resistencia al cambio y la narrativa del valor
En la práctica, el principal obstáculo no es técnico. Es humano. Las áreas temen perder control, los empleados sienten que “su” información se hace pública, y la dirección subestima el esfuerzo de adopción.
Aquí es donde una estrategia de comunicación lo cambia todo. No se trata de explicar cómo usar el ECM, sino por qué usarlo: menos correos, menos retrabajo, menos riesgo. Cuando el discurso se centra en el beneficio individual —“no tendrás que buscar un contrato más”— la adopción deja de ser imposición y se convierte en alivio.
Tres señales de que la transformación está ocurriendo
No hay ceremonia que marque el fin de la migración, pero hay síntomas claros:
Cuando el abogado encuentra una cláusula en segundos, cuando auditoría deja de pedir evidencias por correo, y cuando el gerente pregunta por “tiempo de ciclo” y no por “dónde está el archivo”, la empresa ha cruzado el umbral.
En ese momento, el ECM deja de ser un software y se convierte en infraestructura invisible: la base de una organización que piensa en datos, no en carpetas.
El resultado que vale la inversión
Las compañías que lo lograron hablan menos de tecnología y más de confianza. Confianza en la trazabilidad, en la seguridad, en la disponibilidad.
Una empresa pública en la región Andina redujo su tiempo de respuesta a peticiones ciudadanas de 15 a 5 días. Una firma privada del sector energético ahorró el equivalente a 1.200 horas hombre al año solo en búsquedas internas.
Los números son claros, pero el cambio más profundo es cultural: ya nadie guarda documentos “por si acaso”; los sistemas, ahora, los guardan por ellos.
Epílogo: el momento de decidir
Cada organización tiene su punto de inflexión. Algunas migran después de una auditoría, otras tras un colapso del servidor, y las más sabias, antes de que ocurra cualquiera de los dos.
Migrar de un sistema heredado a un ECM moderno no es una moda tecnológica: es una decisión de madurez empresarial. Es reconocer que el conocimiento corporativo no puede depender de carpetas, sino de estructuras inteligentes que preserven, organicen y liberen la información.
Porque en el mundo digital, lo que no se transforma a tiempo, termina archivado en el olvido.
¿Tu empresa sigue operando con sistemas heredados?
Es momento de dar el salto hacia una gestión documental inteligente.
