I. El Riesgo Oculto: Tres Preguntas que Definen su Vulnerabilidad Fiscal
- ¿Puede recuperar el soporte original de cualquier costo o deducción (factura electrónica, egreso, contrato) en menos de 10 segundos?
Hecho Verificable (DIAN): El Estatuto Tributario, especialmente en artículos como el 771-2, exige la prueba documental para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. La oportunidad en la presentación del soporte es tan importante como su validez. - Si un auditor de la DIAN solicita el “histórico de versiones” de un contrato clave (por ejemplo, de arrendamiento para un gasto), ¿lo tiene disponible y sellado contra manipulación?
Hecho Verificable (Legal): Un sistema de gestión documental como Laserfiche no solo almacena; aplica metadatos y registra el ciclo de vida del documento, blindándolo con la integridad que exige la legislación de archivos. - ¿Su área contable puede generar un reporte de “todos los certificados de retención en la fuente emitidos y recibidos” sin necesidad de depender de carpetas físicas o correos electrónicos?
El Problema: La desconexión entre la contabilidad (Odoo, por ejemplo) y los soportes físicos es la mayor causa de inconsistencias en la conciliación fiscal y en la presentación de la información exógena.
II. El Salto Cuántico: La Sinergia Perfecta para la Paz Fiscal
La gestión documental moderna no es digitalizar por digitalizar. Es integrar el soporte a su proceso de negocio. La propuesta de Tandem se centra en la poderosa sinergia entre dos líderes tecnológicos: Laserfiche (Gestión Documental Enterprise) y Odoo (ERP/Contabilidad).
1. El Músculo de Laserfiche: Trazabilidad y Seguridad Jurídica
Laserfiche actúa como la bóveda digital inteligente de su empresa. En el contexto del cierre fiscal, sus funcionalidades claves son:
- Captura Inteligente (OCR/Zonal OCR): Extrae automáticamente datos de facturas físicas o digitalizadas, validando la información contra la base de datos de Odoo antes de la contabilización. Esto reduce drásticamente los errores de digitación.
- Automatización de Workflows Fiscales: Permite definir un flujo de aprobación digital. Por ejemplo, una factura de $50 millones nunca llega a contabilidad sin pasar por la firma digital del gerente o director financiero. Este rastro digital es el mejor soporte ante un auditor.
- Cumplimiento Normativo (Retención de Documentos): Asegura que los documentos (ej. declaraciones de renta, soportes contables) se conserven por los plazos mínimos legales establecidos en Colombia (generalmente 5 a 10 años, según el tipo de documento).
2. La Eficiencia de Odoo: Conexión Contable sin Fricciones
Beneficio en el Cierre Fiscal | Antes (Papel/Manual) | Después (Tandem – Laserfiche/Odoo) |
Tiempo de Auditoría Interna | Semanas de cotejo manual | Horas, mediante reportes de soportes faltantes |
Riesgo de Sanción (Inconsistencia) | Alto; errores en conciliación fiscal | Bajo; validación de soportes antes de la contabilización |
Disponibilidad del Soporte | Difícil y lento; dependiente del archivo físico | Inmediato y 24/7, desde cualquier dispositivo seguro |
Integridad Legal | Vulnerable a pérdidas o manipulaciones | Blindada por el rastro de auditoría del sistema |
No espere a que el requerimiento de la DIAN toque a su puerta. La gestión documental no es un gasto, es una inversión estratégica en la tranquilidad y el cumplimiento normativo de su empresa.
El momento de transformar su cierre fiscal es ahora.
