En muchas organizaciones colombianas, la eliminación de documentos se sigue haciendo como si fuera un asunto menor: cajas que desaparecen en bodegas, carpetas trituradas sin registros o archivos digitales que se “limpian” cada tanto sin dejar huella. Pero para quienes lideramos procesos de gestión documental en empresas, sabemos que esa ligereza puede costar sanciones, pérdida de memoria institucional e incluso problemas legales. Aquí es donde entra el Archivo General de la Nación (AGN Colombia): no como una entidad lejana, sino como un aliado normativo que, si se comprende bien, permite a las empresas cumplir y operar con orden.
¿Qué dice realmente el AGN sobre la eliminación documental?
El AGN regula la eliminación de documentos a través del Acuerdo 004 de 2019, que actualiza los criterios para los sectores privados. En esencia, eliminar no es borrar, sino dar de baja información de manera controlada, registrada y validada, con base en una Tabla de Retención Documental (TRD) y aprobación formal.
Las empresas deben:
- Tener una TRD aprobada.
- Documentar cada eliminación mediante actas.
- Garantizar que los documentos no tienen valor legal, fiscal ni histórico pendiente.
- Usar mecanismos seguros (destrucción física o digital) y dejar evidencia de su ejecución.
Lo que pasa cuando no se aplica la normativa
Caso real: una empresa de alimentos en Cali eliminó sin control soportes contables de hace 10 años. En una auditoría de la DIAN, se le solicitó un expediente laboral vinculado a un reclamo pensional. No solo no lo tenían: no podían demostrar cuándo ni por qué lo destruyeron. Resultado: multa e investigación por presunta obstrucción documental.
Este tipo de errores vienen de la improvisación: creer que lo digital puede eliminarse como si fuera un archivo del escritorio. Pero para el AGN, incluso los documentos electrónicos deben eliminarse con trazabilidad, conforme a la Ley 594 de 2000 y los lineamientos técnicos.
Preguntas comunes que nos hacen como consultores
1. ¿Puedo eliminar archivos en la nube sin actas de respaldo?
No. Toda eliminación, digital o física, debe tener soporte documental y basarse en la TRD. Incluso si usas Google Drive o Dropbox, necesitas evidencia y protocolo.
2. ¿Cada cuánto se deben revisar los documentos eliminables?
Idealmente cada año. Lo recomendable es hacer un cronograma de depuración documental que coincida con los ciclos fiscales o de auditoría interna.
3. ¿Puedo confiar solo en mi proveedor de digitalización?
No completamente. El proveedor puede ayudarte con la ejecución técnica, pero la responsabilidad legal es de la empresa. El AGN lo deja claro: quien custodia, responde.
4. ¿Qué documentos nunca se deben eliminar?
Los que tienen valor histórico, patrimonial, legal vigente o que estén en litigio. Por eso es clave clasificar bien y consultar siempre con el comité de archivo antes de eliminar.
Buenas prácticas para un cumplimiento archivístico real
- Diseñar e implementar una TRD validada por expertos.
- Crear un comité de archivo que evalúe cada ciclo de eliminación.
- Utilizar herramientas digitales con trazabilidad, como AZSign, para documentar todo el proceso.
- Formar a los equipos en normativa AGN: no es un tema solo del área documental.
Conclusión: cumplimiento archivístico con criterio empresarial
Eliminar archivos no es “limpiar”. Es tomar decisiones informadas sobre qué documentos ya cumplieron su ciclo y pueden darse de baja, sin poner en riesgo la legalidad ni la historia de la organización. Desde Tandem, vemos a diario que las empresas que hacen esto bien no solo cumplen con el AGN: ganan eficiencia, orden y confianza institucional. Si vas a eliminar, hazlo con criterio. Y si tienes dudas, busca acompañamiento. Porque una buena gestión documental no se improvisa.
Fuentes y Referencias:
- Archivo General de la Nación (AGN). (2019). Acuerdo 004: Eliminación Documental Sector Privado.
- Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
- Superintendencia de Industria y Comercio. (2023). Boletín sobre trazabilidad digital y responsabilidad documental.
- Casos prácticos de consultoría archivística (Tandem, 2022-2024).
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