La transformación invisible que está cambiando el funcionamiento empresarial
Los cambios más profundos rara vez llegan haciendo ruido. Suelen colarse en nuestra cotidianidad como nuevas formas de hacer las cosas que, sin darnos cuenta, transforman nuestra realidad hasta que volver atrás se vuelve impensable.
Esto está pasando ahora mismo con la gestión documental. El último Magic Quadrant for Document Management 2024 de Gartner respalda esta realidad, revelando simultáneamente nuestro progreso actual y la dirección futura de esta transformación.
Del archivador digital a la inteligencia en acción
Por décadas, hablar de “gestión documental” nos hacía pensar en archivadores digitales, carpetas organizadas y, en el mejor de los casos, buscadores y sistemas para compartir archivos. Pero todo ha cambiado.
La irrupción de la inteligencia artificial, las crecientes exigencias regulatorias y la necesidad de mantener la eficiencia en un mundo laboral híbrido han llevado a las empresas a replantear completamente su manejo de información.
Este punto es crucial: Gartner calcula que entre el 70% y el 80% de la información empresarial es no estructurada. Dicho de otro modo, esta información no reside en bases de datos organizadas, sino que se encuentra dispersa en contratos, correos, actas, informes escaneados y carpetas olvidadas en servidores.
El verdadero desafío radica en que esa información aparentemente caótica contiene el ADN operativo de cada organización. Actualmente la prioridad va más allá de simplemente almacenarla; consiste en transformarla en inteligencia aplicable.
Los líderes del cambio según Gartner
El proceso de evaluación de Gartner destaca por su rigurosidad. La inclusión en su cuadrante exige que los proveedores demuestren solidez financiera, visión clara, funcionalidad real y, fundamentalmente, respaldo de clientes satisfechos alrededor del mundo. Una herramienta atractiva resulta insuficiente; se requiere evidencia de transformación tangible en los negocios.
Microsoft, Box, OpenText y Laserfiche emergen como líderes, cada uno con fortalezas distintivas. Algunos brillan por su alcance global, otros por su integración con sistemas existentes, mientras que otros —como Laserfiche, distribuido por Tandem— destacan por convertir procesos complejos en soluciones accesibles que automatizan y protegen la información.
Laserfiche ha fortalecido su posición gracias a su especialización en sectores como gobierno, educación, salud y servicios financieros. Sus plantillas prediseñadas facilitan la implementación de flujos documentales complejos sin necesidad de costosos desarrollos, aspecto fundamental para organizaciones que requieren resultados inmediatos y cumplimiento normativo expedito.
En Tandem, hemos comprobado cómo organizaciones colombianas han logrado reducir sus tiempos operativos en más del 40% simplemente al trasladar su gestión documental a plataformas como Laserfiche. Esto representa productividad tangible y cuantificable, más allá de promesas abstractas.
Colombia: Entre la necesidad digital y el confort de lo conocido
En nuestro país, numerosas organizaciones todavía consideran la gestión documental como un aspecto secundario. Persisten prácticas como firmar documentos físicos, archivar en papel o digitalizar sin criterios adecuados de clasificación. Superficialmente, todo parece funcionar correctamente… hasta que surge la urgencia de localizar un contrato firmado hace meses, responder rápidamente a un requerimiento de la UGPP, o verificar en cuestión de minutos las facturas próximas a vencer.
En tales momentos se evidencia la brecha entre disponer de un sistema que meramente almacena documentos y contar con verdadera inteligencia documental integrada al negocio.
Porque un documento carece de valor intrínseco. Su valía emerge cuando se identifica su propietario, fecha de vencimiento, contenido exacto, y el proceso correspondiente dentro de la organización. En resumen: cuando adquiere capacidad de razonamiento.
Lo que nos enseña el Magic Quadrant 2024
Más allá de las posiciones en los ejes de “visión” y “capacidad de ejecución”, el informe de Gartner revela tendencias significativas:
- Las empresas que invierten en flujos documentales inteligentes son aquellos que automatizan decisiones, garantizan cumplimiento normativo y facilitan el trabajo remoto además de estar mejor preparadas, ganan ventaja competitiva en sus respectivos mercados.
- Las soluciones genéricas (como Dropbox o Google Drive), pese a su popularidad, resultan insuficientes ante necesidades empresariales reales: automatización, cumplimiento normativo, integración con sistemas ERP y trazabilidad jurídica.
- Seleccionar un proveedor basándose únicamente en su reconocimiento puede resultar costoso si no se alinea con las necesidades específicas del sector, las particularidades regulatorias colombianas y los procesos propios del negocio.
Nuestra filosofía: No vendemos software, construimos soluciones
En Tandem, iniciamos comprendiendo la necesidad real y el contexto, no desde la tecnología.
Entendemos el funcionamiento de las empresas colombianas, los requerimientos de la DIAN, la metodología de los auditores, las necesidades de un gerente de operaciones, y cómo un flujo documental deficiente puede obstaculizar procesos financieros, legales o comerciales.
Por esta razón trabajamos con tecnologías como Laserfiche, Kodak Alaris o CZUR, mientras diseñamos procesos adaptados a cada realidad, capacitamos equipos y, principalmente, colaboramos con el cliente para encontrar soluciones a sus desafíos particulares.
Porque modernizar trasciende la mera adquisición. Implica transformación.
Actualmente, transformar la gestión documental significa crear una organización que:
- Responde más rápido a oportunidades y posibles riesgos.
- Automatiza flujos de aprobación, firma y archivo sin errores.
- Cumple con las normas nacionales e internacionales sin estrés.
- Integra lo documental con lo contable, lo jurídico y lo humano.
- Protege su activo más valioso: su información operativa.
Una invitación para quienes quieren ir más allá
El informe de Gartner trasciende el ámbito de expertos tecnológicos. Constituye una guía valiosa para cualquier organización.
Colombia con todo su talento, complejidad y potencial necesita interpretarlo adecuadamente para mantenerse al ritmo de esta transformación silenciosa pero fundamental.
Si lideras una empresa, una entidad pública o un equipo, cabe preguntarse: ¿Tus documentos obstaculizan tu progreso… o te impulsan hacia el futuro?
En Tandem, transformamos documentos en decisiones inteligentes que revolucionan organizaciones.
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