Los gestores de archivos tienen uno de los trabajos más desafiantes e importantes en una organización. Son responsables de reducir los riesgos al cumplir con las políticas de retención que suelen ser complicadas, y de estar preparados para auditorías. Para enfrentar estos desafíos, las organizaciones recurren a la tecnología para gestionar sus archivos de manera más rápida y precisa.
1. Fácil acceso a los registros
Muchas organizaciones tienen dificultades para encontrar sus registros. Cuando se archiva contenido en gabinetes, en salas de almacenamiento o en unidades de red, puede llevar horas o incluso días, encontrar la información que busca. Esto puede ser frustrante para los gestores de archivos, especialmente durante auditorías.
Las organizaciones pueden simplificar las búsquedas de registros a través de:
• La digitalización de registros para que puedan consultarse en computadoras, tabletas, o en teléfonos inteligentes.
• El uso de metadatos en registros, para que puedan realizar búsquedas instantáneas por tipo de registro.
• La configuración de búsquedas y la opción de poder guardarlas para utilizarlas cuando se hagan consultas de rutina de un tipo específico de registro.
La digitalización de los registros y su almacenamiento en un repositorio para ECM hace que la información sea de fácil acceso en las computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.
2. Cumplir con las políticas de retención
Las organizaciones tienen una variedad de políticas de retención que cumplir según la rama que trabajen y el tipo de registros que mantengan. Por ejemplo, la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia pueden imponer multas estrictas a las compañías que no cumplan con las disposiciones oficiales.
Las organizaciones pueden utilizar un sistema de gestión de archivos electrónicos para cumplir con las normas de retención, al implementar actividades de gestión de archivos consistentes en toda la organización, como:
• Archivar automáticamente los registros recién creados de acuerdo con las regulaciones de la rama de trabajo y las políticas corporativas
• Retener, transferir y archivar automáticamente los registros según su tipo
• Agrupar los registros en series, según sus políticas de retención y disposición
De manera automática, Laserfiche puede retener, transferir, y archivar registros dependiendo su tipo.
3. Preparación para auditorías
Las organizaciones están sujetas a auditorías a lo largo del ciclo de vida de la gestión de archivos. En cualquier momento, deben demostrar a los auditores que están reteniendo los registros conforme a la normativa. Para simplificar la preparación para auditorias, organizaciones pueden usar la gestión de archivos electrónicos para:
• Monitorear eventos del sistema, como el inicio y cierre de sesión, la creación y destrucción de documentos, los cambios de contraseña y más.
• Registrar las acciones del usuario ya sea en teléfonos inteligentes, tabletas o computadoras de escritorio.
• Generar informes de auditoría que especifiquen la hora, el usuario y los cambios asociados con todas las modificaciones del sistema.