Optimice sus procesos empresariales en tan solo tres pasos.

¿Qué es mejor, procesar un archivo digital o uno en papel? Si ambos métodos requieren el mismo tiempo y esfuerzo, la respuesta entonces es ninguno de los dos.

Optimizar un proceso implica mucho más que solo comprar un nuevo software para ayudar en la gestión de procesos. Se requiere una revisión minuciosa de los procesos de la organización y disminuir el número de recursos que se necesitan para realizar las actividades. Este artículo describe tres pasos para optimizar las operaciones de su organización.

Primero, definamos qué tipo de procesos empresariales incluiremos en este artículo.

Los procesos basados en la gestión de archivos

Cada organización, ya sea que provea educación a los estudiantes o vino a los consumidores, recurre a tareas repetitivas para lograr sus “objetivos generales”. La gestión de contratos, facturas, y contratación son solo algunos de los procesos que mantienen a las empresas en movimiento.  Las tareas en cada proceso deben completarse de manera metódica y consistente sin importar que en ocasiones puedan parecer insignificantes.

Estos procesos basados en la gestión de archivos son imperativos para las operaciones empresariales, pero en algunas ocasiones parecen ser el problema y no la solución. ¿Puede pensar en alguna tarea que realiza diariamente y que parece no aportar valor al proceso? Tenga en mente una actividad así mientras repasamos las fases involucradas en la optimización de procesos empresariales.

El proceso de gestión de contratación es un ejemplo de un proceso repetitivo que mantiene las operaciones de una organización en movimiento.

 Fase 1: Identifique

Una vez que haya determinado qué proceso desea mejorar, el primer paso es enlistar todos los componentes clave de ese proceso; estos deben ser aspectos fundamentales, que no se pueden cambiar en el proceso. Para identificar los componentes clave, considere lo siguiente:

¿Cuál es el objetivo o resultado que se espera de este proceso?

¿Cuándo inicia y termina el proceso?

¿Cuáles son las actividades que hacen avanzar el proceso?

 ¿Qué departamentos y/o empleados están involucrados?

 ¿Qué información se transfiere de un paso del proceso al otro?

Tenga en cuenta que las respuestas no mencionan cómo se realiza el proceso, sino que describen qué se hace.

Fase 2: Reconsidere

En esta fase, analice su proceso para identificar áreas de mejora. Piense en cada paso que involucra el proceso que está analizando, luego considere las siguientes preguntas:

  • ¿Cuántos documentos en papel se utilizan en este proceso?
  • ¿Cuántas copias se hacen del mismo documento?
  • ¿Cuántas horas se requieren para completar el proceso?
  • De esas horas, ¿cuántas se emplean en tareas redundantes o superfluas?
  • ¿Dónde se retrasa el proceso y por qué?
  • ¿Cuándo ocurren los errores en el proceso?

Compare estas respuestas con su lista de componentes clave. Se dará cuenta de que las tareas que parecen esenciales, como fotocopiar un documento para cada gerente de departamento, en realidad no se alinean con el objetivo del proceso. También se dará cuenta de que se necesita corregir un error si ocurre un error. Si se elimina el error, también se elimina la tarea adicional de corregir que no aporta nada al proceso.

El propósito de la optimización de los procesos empresariales es reducir o eliminar el tiempo perdido, el desperdicio de recursos, los costos innecesarios, los cuellos de botella y los errores, al igual que cumplir el objetivo del proceso. Pero hasta saber cómo se puede lograr la optimización, por lo general todo cambio parecer imposible.

Al iniciar este tipo de proyectos se deben replicar las mejores prácticas de otras organizaciones, además de mostrar un retorno sobre inversión tangible y evitar especulaciones. Lo más importante es que estará mejor equipado para convencer a su equipo de trabajo de que el cambio no solo es posible, sino que también es práctico.

Fase 3: Automatice

Si se repiten tareas innecesarias el flujo de trabajo se detiene; si se repiten tácticas exitosas, el negocio avanza. Una vez que haya separado lo esencial de lo no esencial en su proceso empresarial, es hora de aplicar una solución; sin embargo, si esta es su primera experiencia en la optimización de un proceso basado en documentos, puede que las posibilidades sean un poco intimidantes o  que también le preocupe generar más errores de los que ya existen, al modificar el proceso.

Las herramientas BPA (Business Process Automation) están diseñadas precisamente para eliminar la inquietud de errores humanos. Al permitir que el software “automatice” las tareas, las organizaciones pueden gestionar los procesos más rápido y con menos errores.

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