5 Consejos para organizar tu oficina

La decoración y organización de la oficina es un aspecto que genera mucha controversia. Mientras que para algunos directivos, mandos medios y empleados es un aspecto totalmente secundario, para otros trabajadores la apariencia, confort, organización y contar con todos los recursos necesarios en el área de trabajo para el desarrollo de su actividad, es un tema fundamental. Independientemente de si hablamos de grandes empresas, donde la decoración y organización suele estar externalizada, a cargo del departamento de recursos humanos o de pequeños equipos de trabajo, tanto si hablamos de pymes, donde el papel de la dirección y de los empleados es más latente, damos estos 5 consejos útiles para mantener una buena organización en la oficina, algo que tendrá una repercusión positiva en la motivación y productividad.

  1. La organización de los puestos de trabajo de los empleados es el aspecto más importante y al que tenemos que dedicar más atención. El trabajo de oficina es sedentario, por ello una buena disposición de los elementos (silla,mesa, pantalla, teclado…) y que todos ellos sean de calidad, es primordial. Hay muchas empresas que ofrecen la posibilidad de comprar online mobiliario de oficina de calidad y a un precio muy económico, recomendamos no escatimar, es invertir en salud laboral y en una mayor productividad.
  2. Cada empleado debe tener a su alcance los elementos más indispensables para el desarrollo de su actividad, aquellos que suele utilizar con más frecuencia. Este material de oficina debe estar en su mesa o en alguna cajonera / armario al que pueda acceder sin necesidad de desplazarse. Ofrecer a los trabajadores alternativas de almacenamiento ayuda a mantener un área de trabajo más organizada y limpia, además de fortalecer la concentración al no tener que estar realizando pausas innecesarias.
  3. En oficinas de cierta envergadura deberían existir pizarras blancas o imantadas, corchos o paneles donde los empleados puedan disponer sus notas más importantes o recordatorios. Información o papeles que precisan consultar ágilmente pero que no deberían estar encima de su mesa. En el caso de oficinas de tamaño reducido estos elementos pueden estar compartidos por varios empleados según la disposición en la sala de trabajo.
  4. La iluminación es otro de los temas fundamentales a la hora de organizar los espacios de trabajo en una oficina. Ya hemos hablado en artículos anteriores cómo deberían estar dispuestas las mesas en una oficina en relación a las ventanas para que el desarrollo de la actividad sea cómodo, hoy queremos recomendaros prestar atención a que cada empleado, ya sea con luz natural o artificial, cuenta con suficiente iluminación en su trabajo, en caso contrario se puede adaptar el puesto de trabajo con elementos de iluminación adicionales.
  5. Salvo elementos más excepcionales y de mayor tamaño como las pizarras, corchos o paneles que hemos mencionado en el punto tres, cada empleado debe contar con sus propios elementos de trabajo para el desarrollo de su actividad sin necesidad de compartirlos con el resto trabajadores. Existen proveedores de material de oficina online a los que poder hacer pedidos según se vayan necesitando estos elementos. Hacer el pedido online es más eficiente porque no es necesario tener que desplazarse físicamente a tiendas especializadas, además, como en la mayoría de los casos suelen transportar rápidamente los envíos, no es necesario tener espacios de almacenamiento amplios en las oficinas.

 

Transformación digital y gestión documental en el siglo XXI. Una inversión necesaria y rentable: la digitalización de documentos

La transformación digital parece que va a ser el gran reto de la sociedad en este siglo XXI. Las décadas anteriores han supuesto una revolución, tanto de descubrimiento como de experimentación de aplicaciones prácticas y teóricas de la tecnología digital. Sin embargo ahora se afronta el verdadero obstáculo que ha de salvarse: el alcance global, la digitalización de la sociedad a nivel empresarial e institucional y, lo más complicado, a nivel local, de las familias y de las interacciones sociales y económicas diarias. Esta difusión digital que afrontamos con entusiasmo, también se ve perjudicada por dos factores, el rechazo al cambio y las nuevas amenazas.

Hay personas, instituciones y compañías reacias a adaptarse porque las ventajas que ven que conseguirían son menores que sus miedos, y seguramente sea por desconocimiento o por encontrarse en una situación ventajosa de la que no quieren moverse. Para reducir esta situación es vital la labor de difusión y educación (como con este artículo). Por la parte de los miedos, simplemente hay que aprender de la historia y reconocer que cuando estamos a las puertas de un cambio de paradigma tan brutal, hay que renovarse o morir. Son conocidos los fracasos de grandes compañías, empresas que lideraban sectores, que no supieron adaptarse al nuevo entorno. Le pasó a Kodak con las cámaras digitales, a Nokia con los smartphones, a Daewoo en automóviles… Si es que no lo decimos nosotros solamente, ahí está Darwin, adaptarse o morir.

Respecto a las nuevas amenazas, como la ciberdelincuencia, la obsolescencia de formatos o la falsificación, ¿de verdad pensamos que son exclusivas de “lo digital”? Si hay nuevos riesgos es porque nos movemos en un nuevo entorno, pero estas amenazas no tienen por qué ser peores que las que ya hemos afrontado en la Historia. Yéndonos a nuestro sector, la gestión documental ha pasado por catástrofes relacionadas con robos, con eliminación de documentos trascendentales para empresas o hasta países, con la utilización de soportes que no han resistido el paso del tiempo.

Una vez entendida la magnitud de la transformación general, ¿qué pasa con el sector de la gestión documental? Pues bien, atendiendo a la actividad de digitalización de documentos, ¿qué deberían hacer las empresas? Simplemente abordar la cuestión de forma inmediata, con miras puestas en el medio y el largo plazo y, sobre todo, entendiendo qué tipo de documentos tratan y aportando la solución óptima para cada uno de ellos. La clave para entender la digitalización de documentos no es cuestionarse si afrontarla o no (conocemos los beneficios irrefutables de digitalizar), sino saber cuándo pasar cada archivo al formato más idóneo. Y esto es así porque, además de ser más respetuoso con el medio ambiente (al dejar de utilizar en gran medida papel) sabemos que se optimiza la gestión documental: se ahorran costes, se aumenta la productividad y se mejora la seguridad de la información.

Traducción del artículo Digitization Of Docs: A Business Investment Decision With A Future

 

 

 

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