Kronos Attestation, La solución que puede ayudar en tiempos de crisis

El alcance generalizado de la pandemia de COVID-19 ha llevado a las empresas y organizaciones a pensar cuidadosamente sobre cómo están manejando a su gente. Mientras que algunos pueden trabajar desde casi cualquier lugar, otros trabajan en posiciones que requieren que estén físicamente presentes. A medida que COVID-19 continúa progresando, la necesidad de apoyar y administrar adecuadamente a estas personas valientes, benevolentes y trabajadoras, se ha convertido en una prioridad para las organizaciones. Esta publicación destaca lo que puede hacer con la solución Kronos Attestation para mantener su lugar de trabajo lo más seguro posible para los empleados.

Uso de Attestation para gestionar COVID-19

¿Qué es la attestation? El término attestation (certificación, autenticación) se refiere a una verificación oficial de algo como verdadero o auténtico y esto es exactamente lo que queremos decir cuando hablamos de la certificación en el contexto de la gestión de la fuerza laboral. La solución Attestation de Kronos permiten a los empleados certificar que la información es correcta. Esto podría implicar la aprobación o el rechazo de las tarjetas de tiempo y cambios de tarjeta de tiempo o responder a indicaciones personalizadas sobre descansos para comer, lesiones en el trabajo, salud y bienestar, etc.

Solicitudes de Autenticación / Certificación para COVID-19

Los empleados pueden dar respuestas a través de un dispositivo móvil, un reloj o la herramienta basada en la web. A continuación se muestran tres ejemplos de preguntas para ayudar a recopilar información sobre el comportamiento de los empleados.

Tenga en cuenta que los ejemplos mostrados arriba son de la suite de Workforce Dimensions™ de Kronos.

También puede usar la certificación para medir la moral de los empleados usando indicaciones como esta:

  • ¿Describiría su jornada laboral de hoy como positiva?
  • ¿Es capaz de manejar su carga de trabajo de manera efectiva?
  • ¿Siente que las superficies se limpian adecuadamente y que las condiciones son lo más seguras posible?

 Configurar Attestation para su solución

Las capacidades incluyen,  entre otras, la personalización de preguntas, activar preguntas de seguimiento, la elección del tipo o el formato de la pregunta, generación de informes etc… consulte los recursos del producto a continuación para obtener más información sobre el uso de y la configuración de la certificación, pero tenga en cuenta que cualquier referencia a los cambios de configuración son sugerencias y debe ser tratada sólo como una guía. Además, es importante considerar de antemano cómo los cambios que realice impactarán en su solución.

Consulte a su asesor legal antes de seguir adelante con cualquier configuración nueva. Si está disponible para su solución, los expertos en productos recomiendan probar nuevas configuraciones antes de usarlos en producción.

Workforce Dimensions

Si es cliente de Workforce Dimensions, las capacidades de Attestation se integran directamente en la plataforma. Este significa que puede habilitarlos en cualquier momento si aún no está aprovechando la certificación (Attestation). La ayuda en línea de Workforce Dimensions está llena de gran información para ayudarle a aprender más sobre la certificación.

Workforce Central

El Kit de herramientas de Attestation de Kronos (ATK) es un complemento de la suite Workforce Central®. Si es un cliente Workforce Central que actualmente no tiene la solución, puede obtener más información al respecto en el Grupo de Kit de Herramientas de Attestatión de Workforce Central en la Comunidad de Kronos. Para aquellos que son clientes, aquí hay algunas herramientas para aprovechas lo que ya tiene:

 

Los informes de attestation ayudan organizar las actividades de certificación de los empleados para que los gerentes puedan monitorear las tendencias y actuar a medida que surjan nuevas. Si los informes muestran que la mayoría de su fuerza de trabajo no ha experimentado síntomas parecidos a los de la gripe en los últimos 14 días, la respuesta y las medidas necesarias de la gestión serán muy diferente de si la el resultado hubiera sido lo contrario.

Workforce Central

  • En la documentación del producto, vea las guías del usuario de su versión de la solución para encontrar información sobre los informes del administrador
  • Las guías de configuración en la documentación del producto también proporcionan pautas generales para ejecutar los diversos informes del administrador.

Información para mantener a su gente segura

Su solución de certificación / autenticación (attestation)  de Kronos le ayuda a cumplir con las leyes laborales al mismo tiempo que mantiene a los empleados comprometidos,  pero también ofrece un mecanismo para reunir información importante que le ayudará a mantener a su gente a salvo. Recuerde que los avisos de attestation no se limitan a los descansos, ediciones de la tarjeta de tiempo, lesiones en el trabajo u otros asuntos similares. Si ya está preguntando a los empleados sobre estas cosas, ¿por qué no utilizar las indicaciones de la certificación / autenticación para ayudar con las preguntas relacionadas con COVID-19? En momentos como este, debemos pensar en aprovechar al máximo lo que tenemos y reconocer lo que podemos hacer con las herramientas que ya están a nuestro alcance.

 

Estrategias de Gestión Documental al interior de su organización.

La gestión documental abarca cientos de elementos que se relacionan con el manejo y la producción de documentos corporativos. Su implementación se ha generalizado en las entidades públicas gracias a la normatividad actual del Archivo General de la Nación, pero ciertamente las empresas del  sector privado se han dejado cautivar. A continuación resolvemos algunas inquietudes básicas en el momento de emprender una estrategia de gestión documental al interior de su organización.

 ¿Por qué es importante adquirir un software de gestión de documentos?

Para cualquier organización, agilizar los procesos empresariales y aumentar la productividad son prioridades fundamentales, independientemente del  tamaño de la empresa o sector. Al implementar soluciones de gestión documental, las empresas pueden obtener muchos beneficios que mejoran de manera notable la eficiencia de la organización.

 Un software de gestión de documentos revoluciona la administración de la información, ya que permite:

  1. Gestionar millones de documentos y consultar él correcto en segundos.
  2. Compartir documentos con diferentes equipos y protege la información confidencial.
  3. Automatizar procesos manuales que toman mucho tiempo.
  4. Cumplir con la normatividad del Archivo General de la Nación.
  5. Respaldar archivos y registros para recuperación de la información en caso de desastres.

¿Qué funciones tiene un software de gestión de documentos?

El proceso de gestión de archivos comienza con la transición de documentos, formularios, y registros de papel a documentos electrónicos.

Al hacer esta transición se eliminan muchos de los problemas generados por tener documentación en papel, por ejemplo: la duplicación de información que requiere mucho tiempo, lentitud en la distribución, extravío de documentos originales y la incomodidad de consultar archivos almacenados en lugares externos.

Los sistemas de gestión de documentos son aplicaciones de software que capturan documentos en papel y una variedad de documentos electrónicos a la vez que facilitan la búsqueda, la consulta,  la seguridad, y el almacenamiento de los documentos.

 Todos los sistemas de gestión de archivos deben tener cinco componentes básicos:

  1. Herramientas de captura para ingresar la información al sistema.
  2. Aplicaciones de escritorio, web y móvil que facilitan la localización y edición de los documentos.
  3. Estructuras de carpetas para organizar, almacenar y archivar documentos.
  4. Funcionalidad de flujo de trabajo que automatiza los procesos manuales tediosos como el almacenamiento y la aprobación.
  5. Funcionalidad de seguridad para proteger documentos contra accesos o modificaciones no autorizadas.

¿Cómo puede un software de gestión documental agilizar mis procesos?

Un estudio reciente de PwC informa que un empleado promedio pasa el 40% de su tiempo en la administración de documentos no esenciales. Además, el IDC estima que los empleados pasan el 20% del día buscando información en documentos impresos y que en 50% de los casos no pueden encontrar lo que necesitan.

 Un software de gestión de archivos puede ayudarlo a tener un uso más eficaz de su tiempo al:

  1. Responder de inmediato a solicitudes de información por parte de clientes, el público y los auditores, ya que elimina las devoluciones de llamadas telefónicas y el no coincidir cuando se llama.
  2. Reducir el tiempo dedicado a copiar y distribuir documentos al personal, las sucursales y contactos externos.
  3. Eliminar los documentos perdidos que deben ser creados de nuevo, archivados de nuevo, y pasar menos tiempo archivándolos una vez que son encontrados.
  4. Al implementar una solución de gestión de archivos, se deja de emplear el tiempo en manejar papel y se dedica más tiempo al Core de su negocio.

¿Cómo puede un software de gestión documental ayudarme a ser más productivo?

Se estima que un trabajador normalmente tarda 12 minutos en procesar un solo documento. Nueve de estos 12 minutos se dedican en buscar, sacar y volver a archivar el documento, lo cual significa que el empleado solo utiliza tres minutos para procesar la información que buscaba.

Este proceso manual es costoso y requiere mucho tiempo, ya que conlleva la búsqueda del archivo, envío de faxes, fotocopiado, y distribución. Estas ineficiencias distraen al personal de la tarea crucial de utilizar la información para tomar acciones productivas.

Un software de gestión documental ayuda a aumentar la productividad al:

  1. Facilitar que los datos no estructurados (por ejemplo, documentos, correos electrónicos, fotografías, etc.) sean accesibles, fácil de encontrar, estén disponibles cuando se necesiten y sean relevantes.
  2. Proporcionar la información correcta en el momento adecuado, asegurándose de que no se pase por alto ningún dato importante.
  3. Permitir que los empleados compartan documentos de forma rápida y segura con los clientes.

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Herramientas de rastreo de contactos de empleados

Agilizar la identificación de los trabajadores afectados.

Kronos está monitoreando activamente el COVID-19 (comúnmente conocido como coronavirus) y está adoptando los pasos necesarios para asegurar un ambiente de trabajo y de negocios seguro y productivo para los empleados, clientes, proveedores y otros.

Por lo anterior desarrolló para sus clientes una serie de informes automatizados para el seguimiento de contactos de los empleados.  Disponibles para Workforce Dimensions y Kronos Workforce Central a nivel mundial sin cargo adicional.

Cómo lo hace

Cuando alguien está infectado con una enfermedad contagiosa, es fundamental identificar rápidamente a las personas con las que ha estado en contacto. En el lugar de trabajo, este proceso puede ser engorroso sin visibilidad sobre quién estaba trabajando, cuándo y con quién.

Tener una herramienta para identificar rápidamente a los empleados que pueden haber estado en contacto con una persona afectada es clave.

Kronos ahora ofrece una herramienta de seguimiento de contactos de empleados para ayudar a las organizaciones a identificar posibles contactos. La herramienta utiliza el marcaje del empleado que ya han sido recopiladas por el sistema Kronos para ayudar a identificar contactos potenciales que estaban trabajando en una ubicación identificada al mismo tiempo que el empleado afectado.

La herramienta de búsqueda de contactos es fácil de usar. Simplemente ingrese el número de identificación de un empleado, las ubicaciones de interés y el rango de fechasa buscar. Se enumerarán todos los empleados que cumplan con esos criterios que registraron durante ese tiempo. No se requiere ni se utiliza información relacionada con la salud para compilar el informe.

Para mayor información nos puede contactar así:

Liliana Morales
Liliana.morales@tandemweb.com
Celular: 316 560 6484

Área Comercial Tandem
Celular: 310 697 5232

 

Consulte a su área jurídica sobre cualquier inquietud sobre temas de privacidad relacionado junto con el uso y distribución de este informe.

Pasos de seguimiento de contactos

Paso 1 Identificación del contacto: una vez notificado de un diagnóstico presunto o positivo, identifique a cualquier persona en contacto con una persona afectada desde el inicio de la enfermedad.

Paso 2 Lista de contactos: Toda persona identificada como que ha tenido contacto con la persona afectada debe aparecer como contacto y notificada.

Paso 3 Seguimiento de contactos: se debe realizar un seguimiento regular con todos los contactos para controlar los síntomas y detectar signos de infección.

 

 

 

 

PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD DE TANDEM 

En cumplimiento de las disposiciones legales y sanitarias, Tandem ha adoptado varias medidas para evitar la exposición de sus colaboradores y demás personal con quien se exponga el recurso humano de la empresa. lo invitamos a conocer nuestro protocolo de bioseguridad ¡AQUÍ!

Dos de las empresas de gestión de personal más reconocidas del mundo unen fuerzas.

Al reunir a dos líderes de la industria, se crea la compañía de administración de capital humano (HCM) y de fuerza laboral más innovadora del mundo para ayudar a las organizaciones de todas las industrias a administrar su personal de manera más efectiva con una incomparable combinación de soluciones en la nube. 

Ultimate y Kronos ofrecen un alto valor e impacto a través de soluciones que impulsan la transformación digital, tienen un historial probado  por contar con las soluciones más innovadoras de la industria para ayudar a las organizaciones de todo el mundo a obtener mejores resultados comerciales, lograr una ventaja competitiva y crear fuerzas de trabajo comprometidas.

Al conformar una de las compañías de software en la nube más grande del mundo,  proporcionará una posición más fuerte en el mercado de HCM con productos altamente complementarios y 70 productos combinados.  Las innovaciones como IA y machine learning, personalizaciones y el análisis predictivo son base fundamental para ambas compañías.

En conjunto conforman 70 años de experiencia, un valor empresarial de $ 22 mil millones de dólares, más de 12,000 empleados en todo el mundo y se espera como resultado una compañía con $ 3 mil millones de dólares en ingresos.

Acerca de Kronos Incorporated

Kronos es un proveedor líder de soluciones en la nube de gestión de personal y gestión de capital humano. Las aplicaciones de fuerza laboral centradas en la industria de Kronos están diseñadas específicamente para empresas, proveedores de manufactura, retail, atención médica, instituciones educativas y agencias gubernamentales de todos los tamaños.

Decenas de miles de organizaciones, incluida la mitad de Fortune 1000, y más de 40 millones de personas en más de 100 países usan Kronos todos los días.
 
Sobre Ultimate Software

Ultimate Software es un proveedor global líder de soluciones de experiencia de empleados y gestión de capital humano en la nube, con más de 51 millones de registros de personas en la nube. El galardonado UltiPro de Ultimate ofrece gestión de recursos humanos, nómina, talento y tiempo y mano de obra, así como soluciones de prestación de servicios de recursos humanos. 

MY PALTIME TU COMPAÑERO DE LABORES

My PalTime es una novedosa herramienta de simple implementación, con reconocimiento facial para realizar control de tiempo y asistencia desde cualquier dispositivo móvil. Disponible para iOS y Android.
Se integra perfectamente con Kronos Workforce Dimensions, permite el marcaje a través del reconocimiento facial, utilizando los teléfonos celulares de los propios empleados, permitiendo ejecutar distintos marcajes durante su jornada de trabajo, asegurando, al mismo tiempo, un marcaje a prueba de suplantación de identidad gracias al uso continuo de un sistema “machine learning” que permite el reconocimiento de cada empleado para registrarlos con precisión en sus respectivos turnos.
Con un solo paso es posible convertir un simple celular en un dispositivo para marcaje de uno o muchos de tus colaboradores. Esto implica una gran reducción en los costos. Además, con los mecanismos biométricos podemos reducir la posibilidad de fraudes cometidos en lo que la asistencia respecta.
Con esta aplicación Tandem espera mitigar lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio en su circular N. 002 del 24 de marzo 2020, donde ordena a todos los responsables y encargados de naturaleza pública o privada abstenerse de recolectar o tratar datos biométricos utilizando huelleros físicos, electrónicos, o cualquier otro mecanismo que permita el contagio del coronavirus a través de contacto indirecto.

Operaciones y ventajas

Sincronización Nativa con Kronos WorkForce Dimensions
Su diseño y desarrollo se basa en la integración e implementación natural entre ambas plataformas.

 Geolocalización
Verificación del punto de marcaje utilizando el GPS integrado del smartphone.

 Puede elegir la forma de marcar que más le acomode
Puede escoger entre métodos de marcaje, modos de conexión y restricciones de marcaje que desee.

 Un Smartphone, Un Reloj Control Biométrico
Transforma un Smartphone en un Reloj control Biométrico en pocos minutos, pudiendo este ser de uso individual o masivo para tus colaboradores.

 Marca Online y Offline
Puedes almacenar tus marcas hasta la próxima conexión a internet.

 

Estamos aquí para ayudarle

Ofrecemos seis meses de Laserfiche Cloud sin costo a organizaciones en el sector de la salud

Laserfiche tiene la visión de crear un software que transforma vidas, y en seguimiento a esta visión, estamos ofreciendo Laserfiche Cloud sin costo alguno por seis meses a las organizaciones en el sector salud que están combatiendo el COVID-19. Esto representa una oportunidad de tiempo limitado para hacer uso del modelo de crecimiento rápido y de las potentes funcionalidades de Laserfiche Cloud para ayudar con la carga operacional que las organizaciones en el sector salud están experimentando al estar dando servicios de atención médica en medio de esta pandemia.

Alentamos a que entidades públicas, privadas y sin fines de lucro que ofrecen servicios médicos esenciales al público tomen ventaja de esta oferta. Se estarán aceptando solicitudes hasta el día martes, 30 de junio de 2020 a las 12 p. m. PST (hora pacífico). Si quieres saber más contáctese con nosotros.

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