¿Qué es el seguimiento de contactos?

Según la Organización Mundial de la Salud, cuando alguien está infectado con una enfermedad contagiosa, como un virus, quienes lo rodean tienen un mayor riesgo de infectarse y de transmitir la enfermedad a otros. Para minimizar este riesgo, aquellos que han tenido contacto con una persona afectada deben ser notificados lo antes posible para que puedan recibir la atención adecuada y aislarse para reducir la propagación. El proceso para monitorear personas en contacto cercano con alguien infectado se conoce como “seguimiento de contactos “. El seguimiento de contactos, tal como lo describe la Organización Mundial de la Salud (OMS), consta de tres pasos: 1) identificación de contacto, 2) listado de contactos y 3) seguimiento de contactos. 

En el contexto del lugar de trabajo, esto el proceso puede ser engorroso sin visibilidad de quién estaba trabajando cuándo y con quién. Tener una herramienta que pueda identificar rápidamente a los empleados que pueden haber entrado en contacto con una persona afectada es fundamental para el negocio. 

La herramienta de seguimiento de contactos de empleados de Kronos ayuda en este proceso mediante el uso de datos de inserción de empleados de cualquier fuente (por ejemplo, reloj, móvil, web, API) que ha sido recopilada por el sistema Kronos de un cliente para ayudar a identificar contactos potenciales que estaban trabajando en un ubicación identificada al mismo tiempo que un empleado afectado. La precisión del informe depende de la estructura comercial y su capacidad para asociar ubicaciones con los golpes. 

Para mayor detalle contactarse con nuestro consultor Liliana Morales  Celular: 316 560 6484

Área Comercial 310 697 5232 o al mail liliana.morales@tandemweb.com

Resuelva los tres desafíos principales de la gestión de archivos

Los gestores de archivos tienen uno de los trabajos más desafiantes e importantes en una organización. Son responsables de reducir los riesgos al cumplir con las políticas de retención que suelen ser complicadas, y de estar preparados para auditorías. Para enfrentar estos desafíos, las organizaciones recurren a la tecnología para gestionar sus archivos de manera más rápida y precisa.

1. Fácil acceso a los registros

Muchas organizaciones tienen dificultades para encontrar sus registros. Cuando se archiva contenido en gabinetes, en salas de almacenamiento o en unidades de red, puede llevar horas o incluso días, encontrar la información que busca. Esto puede ser frustrante para los gestores de archivos, especialmente durante auditorías.

Las organizaciones pueden simplificar las búsquedas de registros a través de:

• La digitalización de registros para que puedan consultarse en computadoras, tabletas, o en teléfonos inteligentes.

• El uso de metadatos en registros, para que puedan realizar búsquedas instantáneas por tipo de registro.

• La configuración de búsquedas y la opción de poder guardarlas para utilizarlas cuando se hagan consultas de rutina de un tipo específico de registro.

La digitalización de los registros y su almacenamiento en un repositorio para ECM hace que la información sea de fácil acceso en las computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.

2. Cumplir con las políticas de retención

Las organizaciones tienen una variedad de políticas de retención que cumplir según la rama que trabajen y el tipo de registros que mantengan. Por ejemplo, la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia pueden imponer multas estrictas a las compañías que no cumplan con las disposiciones oficiales.

Las organizaciones pueden utilizar un sistema de gestión de archivos electrónicos para cumplir con las normas de retención, al implementar actividades de gestión de archivos consistentes en toda la organización, como:

• Archivar automáticamente los registros recién creados de acuerdo con las regulaciones de la rama de trabajo y las políticas corporativas

• Retener, transferir y archivar automáticamente los registros según su tipo

• Agrupar los registros en series, según sus políticas de retención y disposición
De manera automática, Laserfiche puede retener, transferir, y archivar registros dependiendo su tipo.

3. Preparación para auditorías

Las organizaciones están sujetas a auditorías a lo largo del ciclo de vida de la gestión de archivos. En cualquier momento, deben demostrar a los auditores que están reteniendo los registros conforme a la normativa. Para simplificar la preparación para auditorias, organizaciones pueden usar la gestión de archivos electrónicos para:

• Monitorear eventos del sistema, como el inicio y cierre de sesión, la creación y destrucción de documentos, los cambios de contraseña y más.

• Registrar las acciones del usuario ya sea en teléfonos inteligentes, tabletas o computadoras de escritorio.

• Generar informes de auditoría que especifiquen la hora, el usuario y los cambios asociados con todas las modificaciones del sistema.

ECM y la nube como parte del plan de continuidad de su negocio

Las empresas que gestionan su contenido en la nube tienen una gran ventaja en caso de presentarse situaciones de contingencia. Con la gestión de contenido empresarial (ECM), software diseñado para gestionar digitalmente contenido y procesos en una organización, las empresas pueden continuar con sus operaciones en las condiciones más extenuantes. Tener la certeza de que sus empleados pueden acceder a su trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento es mucho más que solo una conveniencia, puede ser de vital importancia para las empresas en tiempos de incertidumbre.

Contar con un sistema de ECM como parte su plan de continuidad de negocio es una opción para que usted pueda rápidamente reaccionar ante una situación de contingencia al:

  • Habilitar un lugar de trabajo digital con la tecnología de la nube, lo que permite que los empleados puedan acceder a la información y procesos necesarios para llevar a cabo sus tareas y asegurar que el negocio continúe con sus operaciones.
  • Proveer funcionalidades de control de versión o edición colaborativa de documentos para que puedan trabajar en las versiones actualizadas de los documentos.
  • Ofrecer servicios en línea a clientes, usuarios, y proveedores para que ellos tengan toda la información necesaria, sin la necesidad que tener un lugar físico abierto.
  • Automatizar procesos esenciales que aseguran la estandarización, consistencia y continuidad para proveer tranquilidad a los empleados de que los procesos pueden seguir corriendo sin problemas.

Hoy Laserfiche es líder de gestión inteligente de contenido y automatización de procesos comerciales. Mediante poderosos flujos de trabajo, formularios electrónicos, gestión de documentos y analítica, la plataforma Laserfiche elimina los procesos manuales y automatiza las tareas repetitivas, acelerando la forma en que se hacen los negocios.

Clientes en todas las industrias, incluyendo gobierno, educación, servicios financieros y manufactura, usan Laserfiche para aumentar la productividad, escalar sus negocios y ofrecer experiencias digitales de primer nivel.  Su compromiso es empoderar e inspirar a las personas a re-imaginar la manera en que la tecnología puede transformar sus vidas.

 

 

Optimice sus procesos empresariales en tan solo tres pasos.

¿Qué es mejor, procesar un archivo digital o uno en papel? Si ambos métodos requieren el mismo tiempo y esfuerzo, la respuesta entonces es ninguno de los dos.

Optimizar un proceso implica mucho más que solo comprar un nuevo software para ayudar en la gestión de procesos. Se requiere una revisión minuciosa de los procesos de la organización y disminuir el número de recursos que se necesitan para realizar las actividades. Este artículo describe tres pasos para optimizar las operaciones de su organización.

Primero, definamos qué tipo de procesos empresariales incluiremos en este artículo.

Los procesos basados en la gestión de archivos

Cada organización, ya sea que provea educación a los estudiantes o vino a los consumidores, recurre a tareas repetitivas para lograr sus “objetivos generales”. La gestión de contratos, facturas, y contratación son solo algunos de los procesos que mantienen a las empresas en movimiento.  Las tareas en cada proceso deben completarse de manera metódica y consistente sin importar que en ocasiones puedan parecer insignificantes.

Estos procesos basados en la gestión de archivos son imperativos para las operaciones empresariales, pero en algunas ocasiones parecen ser el problema y no la solución. ¿Puede pensar en alguna tarea que realiza diariamente y que parece no aportar valor al proceso? Tenga en mente una actividad así mientras repasamos las fases involucradas en la optimización de procesos empresariales.

El proceso de gestión de contratación es un ejemplo de un proceso repetitivo que mantiene las operaciones de una organización en movimiento.

 Fase 1: Identifique

Una vez que haya determinado qué proceso desea mejorar, el primer paso es enlistar todos los componentes clave de ese proceso; estos deben ser aspectos fundamentales, que no se pueden cambiar en el proceso. Para identificar los componentes clave, considere lo siguiente:

¿Cuál es el objetivo o resultado que se espera de este proceso?

¿Cuándo inicia y termina el proceso?

¿Cuáles son las actividades que hacen avanzar el proceso?

 ¿Qué departamentos y/o empleados están involucrados?

 ¿Qué información se transfiere de un paso del proceso al otro?

Tenga en cuenta que las respuestas no mencionan cómo se realiza el proceso, sino que describen qué se hace.

Fase 2: Reconsidere

En esta fase, analice su proceso para identificar áreas de mejora. Piense en cada paso que involucra el proceso que está analizando, luego considere las siguientes preguntas:

  • ¿Cuántos documentos en papel se utilizan en este proceso?
  • ¿Cuántas copias se hacen del mismo documento?
  • ¿Cuántas horas se requieren para completar el proceso?
  • De esas horas, ¿cuántas se emplean en tareas redundantes o superfluas?
  • ¿Dónde se retrasa el proceso y por qué?
  • ¿Cuándo ocurren los errores en el proceso?

Compare estas respuestas con su lista de componentes clave. Se dará cuenta de que las tareas que parecen esenciales, como fotocopiar un documento para cada gerente de departamento, en realidad no se alinean con el objetivo del proceso. También se dará cuenta de que se necesita corregir un error si ocurre un error. Si se elimina el error, también se elimina la tarea adicional de corregir que no aporta nada al proceso.

El propósito de la optimización de los procesos empresariales es reducir o eliminar el tiempo perdido, el desperdicio de recursos, los costos innecesarios, los cuellos de botella y los errores, al igual que cumplir el objetivo del proceso. Pero hasta saber cómo se puede lograr la optimización, por lo general todo cambio parecer imposible.

Al iniciar este tipo de proyectos se deben replicar las mejores prácticas de otras organizaciones, además de mostrar un retorno sobre inversión tangible y evitar especulaciones. Lo más importante es que estará mejor equipado para convencer a su equipo de trabajo de que el cambio no solo es posible, sino que también es práctico.

Fase 3: Automatice

Si se repiten tareas innecesarias el flujo de trabajo se detiene; si se repiten tácticas exitosas, el negocio avanza. Una vez que haya separado lo esencial de lo no esencial en su proceso empresarial, es hora de aplicar una solución; sin embargo, si esta es su primera experiencia en la optimización de un proceso basado en documentos, puede que las posibilidades sean un poco intimidantes o  que también le preocupe generar más errores de los que ya existen, al modificar el proceso.

Las herramientas BPA (Business Process Automation) están diseñadas precisamente para eliminar la inquietud de errores humanos. Al permitir que el software “automatice” las tareas, las organizaciones pueden gestionar los procesos más rápido y con menos errores.

La importancia de pronosticar en Workforce Dimensions – Workforce Central y Ponerlo en marcha

Autor
Adria Fischer
Gerente de Marketing de Clientes WFD y  WFC

La pandemia de COVID-19 ha impactado al sector de retail  de diferentes maneras. Algunas tiendas fueron consideradas  negocios esenciales y permanecieron abiertas, mientras que otras se vieron obligados a cerrar. Además, muchas tiendas que permanecieron vieron cambios dramáticos en los patrones de compra de los consumidores, incluyendo un aumento en las compras en línea.

Sin embargo, estos cambios afectaron  los pronósticos de volumen futuro: las predicciones de cuántos negocios se van a hacer en una fecha futura. Los controladores de volumen son la fuente del pronóstico de volumen. De hecho, hay múltiples factores a considerar cuando se calcula la previsión de volumen, incluidos los datos históricos de POS, las reglas de pronóstico y los ajustes a los volúmenes pronosticados para eventos especiales.

Con eso en mente, me senté con dos expertos en pronóstico de nuestro equipo de administración de productos, Nancy Lord y Andrea Davis. Su perspicacia y conocimiento le proporcionarán una guía mientras comparten su modelo de pronóstico recomendado, así como las mejores prácticas sobre cómo tratar eventos especiales durante y después de la pandemia. Asegurar que su pronóstico vuelva a funcionar dependerá de mucho más que simplemente tratar COVID-19 como un evento especial.

Guía para el uso de eventos especiales

Empecemos con lo que constituye un evento especial. Los eventos especiales se utilizan típicamente para identificar actividades comerciales inusuales pasadas o futuras y se agrupan en las siguientes categorías:

  • Los principales días festivos conocidos: Día de San Valentín, Día de los caídos, Día de Acción de Gracias, etc.
  • Eventos que son recurrentes y anuales: Graduaciones, vacaciones de verano, promociones de regreso a la escuela, etc.
  • Eventos inesperados: mal tiempo, tiendas cerradas, etc.

Actividad pasada

Tenga en cuenta que la actividad comercial inusual o el cierre de tiendas como resultado de la pandemia no deben ser marcados como eventos especiales. Nuestros expertos en pronósticos recomiendan que no se descarte el período completo de cierre sus tiendas ni que marque ningún día durante la pandemia como un evento especial. Al hacerlo, los algoritmos tradicionales, como la tendencia diaria y el suavizado exponencial, no tendrán suficientes datos para crear un pronóstico.

 Actividad futura

Si desea crear un evento para un próximo día festivo, como el Día del Padre, debe crear un nuevo evento especial en lugar de marcar el día con un evento existente. Por ejemplo, considere la posibilidad de crear el Día del Padre 2020 como un nuevo evento para poder distinguirlo de los eventos especiales del Día del Padre ya existentes. Estos no son en tiempos normales y el uso del evento existente podría sesgar sus datos para los eventos del Día del Padre en general.

Una introducción a sus algoritmos de pronósticos disponibles

Dependiendo de su solución de Kronos, existen algunas opciones a la hora de elegir sus algoritmos de pronóstico preferidos: tendencia diaria, pronóstico adaptativo, suavizado exponencial y machine learning.

Para empezar, tanto Workforce Central® Forecast Manager como Workforce Dimensions™ Forecasting incluyen la tendencia diaria y los algoritmos de suavizado exponencial. Existe un modelo de pronóstico adaptativo en Workforce Central Forecast que fue reemplazado en Workforce Dimensions Forecasting por un modelo de machine learning perfeccionado.

El modelo de machine learning en Workforce Dimensions Forecasting crea un modelo de pronóstico significativamente mejor: el resultado de la potencia de la computación distribuida que existe dentro de la plataforma de Kronos D5™. En pocas palabras, la plataforma Workforce Dimensions D5 hace que algoritmos increíblemente complejos sea una realidad cotidiana.

Vamos a sumergirnos en los algoritmos de pronóstico.

Tendencia diaria

Es un modelo matemático que incorpora datos históricos de años actuales y anteriores para capturan variaciones cíclicas que son comunes en el entorno del retail.  Este algoritmo está incorporado en los productos Workforce Central Forecast Manager y Workforce Dimensions Forecasting. El concepto con el algoritmo de tendencia diario es que el retail generalmente pueden esperar que el día de este año se vea muy similar a un día equivalente del año pasado. Además, al desarrollar un pronóstico en anticipación del volumen futuro, puede esperar que el mismo día de esta semana se vea como el mismo día de la próxima semana, salvo cualquier evento especial que ocurra ese día. Dicho de otra manera, el algoritmo de tendencia diario es un ajuste del mismo día de la semana del año pasado basado en una tendencia lineal. 

Nuestros expertos en pronósticos no recomiendan usar el método de tendencia diaria para pronosticar durante COVID-19 por la razón obvia de que no estábamos experimentando una pandemia global en este momento el año pasado. 

Pronóstico adaptativo

El pronóstico adaptativo identifica las tendencias estacionales recurrentes en los datos históricos y considera cómo fluctúa el volumen del negocio a lo largo de un año. Dentro del conjunto de productos de Workforce Central, este algoritmo es a menudo utilizado junto con la tendencia diaria y el alisamiento exponencial para un método de pronóstico de volumen más dinámico. Sin embargo, es importante señalar que el algoritmo adaptativo puede no encontrar una tendencia significativa en los datos cuando hay muchos valores atípicos. De hecho, este modelo se utiliza mejor cuando los patrones estacionales se repiten año tras año.

Por lo tanto, el equipo del producto no recomienda el uso de la previsión adaptativa para la previsión durante COVID-19 porque la extremidad de esta pandemia no equivale a ninguna otra actividad estacional.

Suavizado exponencial

Es un modelo estadístico que analiza el historial de volumen del año en curso para determinar los próximos valores de pronóstico. Además, se puede utilizar con tan sólo tres semanas de datos históricos. Este modelo es menos experto en anticipar las fluctuaciones cíclicas, como el mayor volumen en diciembre debido a las vacaciones y la actividad más lenta en enero.

Este modelo, disponible dentro de Workforce Central Forecast Manager y Workforce Dimensions Forecast, se aprovecha mejor para situaciones en las que hay pocos datos disponibles. Por ejemplo, una implementación reciente limita la cantidad de datos históricos a sólo unas pocas semanas. En este caso, usar el algoritmo de suavizado exponencial para derivar un pronóstico usando análisis estadísticos complejos es en realidad más preciso que usar el promedio de datos históricos para ese corto período de tiempo. El suavizado exponencial aplica un promedio “suavizado” o ponderado a las últimas N semanas (el mismo día de la semana). Hay beneficios al usar este modelo cuando hay pocos datos disponibles o cuando los datos del año pasado no están relacionados con los eventos actuales.

Machine learning

Luego, está el Machine learning dentro del Pronóstico de Workforce Dimensions Forecasting que utiliza muchas características de datos históricos y estructura empresarial para crear una fórmula finamente ajustada. Esto es valioso para situaciones complejas en las que el pasado es el prólogo, lo que significa que puedes ver lo que ya ha sucedido como una indicación de lo que sucederá después. El encanto de este algoritmo es que usted define las configuraciones de características que controlan el comportamiento del motor de pronóstico durante una ejecución de volumen.

El suavizado exponencial y el Machine learning son los algoritmos recomendados para usar durante COVID-19

En colaboración con el equipo de ciencia de datos de Kronos y miembros de ingeniería de Kronos, nuestro expertos en producto, Nancy y Andrea, recomiendan utilizar el algoritmo de suavizado exponencial durante este tiempo. El equipo de ciencia de datos analizó los datos de los clientes y determinó que el alisamiento exponencial sigue el comportamiento comercial actual con mayor precisión que el pronóstico diario de tendencias. De hecho, Workforce Central y de Workforce Dimensions deberían continuar utilizando el suavizado exponencial hasta que su volumen haya estabilizado.

Además, el equipo de ciencia de datos realizó estudios usando el algoritmo de Machine learning en los períodos de abril y mayo. Los resultados mostraron que, en casos de alta volatilidad, los pronósticos del algoritmo de Machine learning eran similares a los pronósticos producidos mediante el alisamiento exponencial (utilizando promedios y tendencias recientes). Además, el Machine learning funcionó ligeramente mejor en muchos casos, por lo que los clientes que usan este algoritmo deberían continuar haciéndolo. Sin embargo, es importante señalar que el reentrenamiento del algoritmo de Machine learning no se recomienda en este momento, ya que no hay suficientes datos para capturar lo que parece “normal”.

El equipo de administración de productos sigue trabajando con nuestros ingenieros de ciencias de datos para realizar pruebas y determinar la aplicabilidad de cuándo será necesario entrenar el algoritmo de Machine learning. 

Dónde obtener más información: usuarios de Workforce Central

Dónde obtener más información: usuarios de Workforce Dimensions

 

Kronos Attestation, La solución que puede ayudar en tiempos de crisis

El alcance generalizado de la pandemia de COVID-19 ha llevado a las empresas y organizaciones a pensar cuidadosamente sobre cómo están manejando a su gente. Mientras que algunos pueden trabajar desde casi cualquier lugar, otros trabajan en posiciones que requieren que estén físicamente presentes. A medida que COVID-19 continúa progresando, la necesidad de apoyar y administrar adecuadamente a estas personas valientes, benevolentes y trabajadoras, se ha convertido en una prioridad para las organizaciones. Esta publicación destaca lo que puede hacer con la solución Kronos Attestation para mantener su lugar de trabajo lo más seguro posible para los empleados.

Uso de Attestation para gestionar COVID-19

¿Qué es la attestation? El término attestation (certificación, autenticación) se refiere a una verificación oficial de algo como verdadero o auténtico y esto es exactamente lo que queremos decir cuando hablamos de la certificación en el contexto de la gestión de la fuerza laboral. La solución Attestation de Kronos permiten a los empleados certificar que la información es correcta. Esto podría implicar la aprobación o el rechazo de las tarjetas de tiempo y cambios de tarjeta de tiempo o responder a indicaciones personalizadas sobre descansos para comer, lesiones en el trabajo, salud y bienestar, etc.

Solicitudes de Autenticación / Certificación para COVID-19

Los empleados pueden dar respuestas a través de un dispositivo móvil, un reloj o la herramienta basada en la web. A continuación se muestran tres ejemplos de preguntas para ayudar a recopilar información sobre el comportamiento de los empleados.

Tenga en cuenta que los ejemplos mostrados arriba son de la suite de Workforce Dimensions™ de Kronos.

También puede usar la certificación para medir la moral de los empleados usando indicaciones como esta:

  • ¿Describiría su jornada laboral de hoy como positiva?
  • ¿Es capaz de manejar su carga de trabajo de manera efectiva?
  • ¿Siente que las superficies se limpian adecuadamente y que las condiciones son lo más seguras posible?

 Configurar Attestation para su solución

Las capacidades incluyen,  entre otras, la personalización de preguntas, activar preguntas de seguimiento, la elección del tipo o el formato de la pregunta, generación de informes etc… consulte los recursos del producto a continuación para obtener más información sobre el uso de y la configuración de la certificación, pero tenga en cuenta que cualquier referencia a los cambios de configuración son sugerencias y debe ser tratada sólo como una guía. Además, es importante considerar de antemano cómo los cambios que realice impactarán en su solución.

Consulte a su asesor legal antes de seguir adelante con cualquier configuración nueva. Si está disponible para su solución, los expertos en productos recomiendan probar nuevas configuraciones antes de usarlos en producción.

Workforce Dimensions

Si es cliente de Workforce Dimensions, las capacidades de Attestation se integran directamente en la plataforma. Este significa que puede habilitarlos en cualquier momento si aún no está aprovechando la certificación (Attestation). La ayuda en línea de Workforce Dimensions está llena de gran información para ayudarle a aprender más sobre la certificación.

Workforce Central

El Kit de herramientas de Attestation de Kronos (ATK) es un complemento de la suite Workforce Central®. Si es un cliente Workforce Central que actualmente no tiene la solución, puede obtener más información al respecto en el Grupo de Kit de Herramientas de Attestatión de Workforce Central en la Comunidad de Kronos. Para aquellos que son clientes, aquí hay algunas herramientas para aprovechas lo que ya tiene:

 

Los informes de attestation ayudan organizar las actividades de certificación de los empleados para que los gerentes puedan monitorear las tendencias y actuar a medida que surjan nuevas. Si los informes muestran que la mayoría de su fuerza de trabajo no ha experimentado síntomas parecidos a los de la gripe en los últimos 14 días, la respuesta y las medidas necesarias de la gestión serán muy diferente de si la el resultado hubiera sido lo contrario.

Workforce Central

  • En la documentación del producto, vea las guías del usuario de su versión de la solución para encontrar información sobre los informes del administrador
  • Las guías de configuración en la documentación del producto también proporcionan pautas generales para ejecutar los diversos informes del administrador.

Información para mantener a su gente segura

Su solución de certificación / autenticación (attestation)  de Kronos le ayuda a cumplir con las leyes laborales al mismo tiempo que mantiene a los empleados comprometidos,  pero también ofrece un mecanismo para reunir información importante que le ayudará a mantener a su gente a salvo. Recuerde que los avisos de attestation no se limitan a los descansos, ediciones de la tarjeta de tiempo, lesiones en el trabajo u otros asuntos similares. Si ya está preguntando a los empleados sobre estas cosas, ¿por qué no utilizar las indicaciones de la certificación / autenticación para ayudar con las preguntas relacionadas con COVID-19? En momentos como este, debemos pensar en aprovechar al máximo lo que tenemos y reconocer lo que podemos hacer con las herramientas que ya están a nuestro alcance.

 

Estrategias de Gestión Documental al interior de su organización.

La gestión documental abarca cientos de elementos que se relacionan con el manejo y la producción de documentos corporativos. Su implementación se ha generalizado en las entidades públicas gracias a la normatividad actual del Archivo General de la Nación, pero ciertamente las empresas del  sector privado se han dejado cautivar. A continuación resolvemos algunas inquietudes básicas en el momento de emprender una estrategia de gestión documental al interior de su organización.

 ¿Por qué es importante adquirir un software de gestión de documentos?

Para cualquier organización, agilizar los procesos empresariales y aumentar la productividad son prioridades fundamentales, independientemente del  tamaño de la empresa o sector. Al implementar soluciones de gestión documental, las empresas pueden obtener muchos beneficios que mejoran de manera notable la eficiencia de la organización.

 Un software de gestión de documentos revoluciona la administración de la información, ya que permite:

  1. Gestionar millones de documentos y consultar él correcto en segundos.
  2. Compartir documentos con diferentes equipos y protege la información confidencial.
  3. Automatizar procesos manuales que toman mucho tiempo.
  4. Cumplir con la normatividad del Archivo General de la Nación.
  5. Respaldar archivos y registros para recuperación de la información en caso de desastres.

¿Qué funciones tiene un software de gestión de documentos?

El proceso de gestión de archivos comienza con la transición de documentos, formularios, y registros de papel a documentos electrónicos.

Al hacer esta transición se eliminan muchos de los problemas generados por tener documentación en papel, por ejemplo: la duplicación de información que requiere mucho tiempo, lentitud en la distribución, extravío de documentos originales y la incomodidad de consultar archivos almacenados en lugares externos.

Los sistemas de gestión de documentos son aplicaciones de software que capturan documentos en papel y una variedad de documentos electrónicos a la vez que facilitan la búsqueda, la consulta,  la seguridad, y el almacenamiento de los documentos.

 Todos los sistemas de gestión de archivos deben tener cinco componentes básicos:

  1. Herramientas de captura para ingresar la información al sistema.
  2. Aplicaciones de escritorio, web y móvil que facilitan la localización y edición de los documentos.
  3. Estructuras de carpetas para organizar, almacenar y archivar documentos.
  4. Funcionalidad de flujo de trabajo que automatiza los procesos manuales tediosos como el almacenamiento y la aprobación.
  5. Funcionalidad de seguridad para proteger documentos contra accesos o modificaciones no autorizadas.

¿Cómo puede un software de gestión documental agilizar mis procesos?

Un estudio reciente de PwC informa que un empleado promedio pasa el 40% de su tiempo en la administración de documentos no esenciales. Además, el IDC estima que los empleados pasan el 20% del día buscando información en documentos impresos y que en 50% de los casos no pueden encontrar lo que necesitan.

 Un software de gestión de archivos puede ayudarlo a tener un uso más eficaz de su tiempo al:

  1. Responder de inmediato a solicitudes de información por parte de clientes, el público y los auditores, ya que elimina las devoluciones de llamadas telefónicas y el no coincidir cuando se llama.
  2. Reducir el tiempo dedicado a copiar y distribuir documentos al personal, las sucursales y contactos externos.
  3. Eliminar los documentos perdidos que deben ser creados de nuevo, archivados de nuevo, y pasar menos tiempo archivándolos una vez que son encontrados.
  4. Al implementar una solución de gestión de archivos, se deja de emplear el tiempo en manejar papel y se dedica más tiempo al Core de su negocio.

¿Cómo puede un software de gestión documental ayudarme a ser más productivo?

Se estima que un trabajador normalmente tarda 12 minutos en procesar un solo documento. Nueve de estos 12 minutos se dedican en buscar, sacar y volver a archivar el documento, lo cual significa que el empleado solo utiliza tres minutos para procesar la información que buscaba.

Este proceso manual es costoso y requiere mucho tiempo, ya que conlleva la búsqueda del archivo, envío de faxes, fotocopiado, y distribución. Estas ineficiencias distraen al personal de la tarea crucial de utilizar la información para tomar acciones productivas.

Un software de gestión documental ayuda a aumentar la productividad al:

  1. Facilitar que los datos no estructurados (por ejemplo, documentos, correos electrónicos, fotografías, etc.) sean accesibles, fácil de encontrar, estén disponibles cuando se necesiten y sean relevantes.
  2. Proporcionar la información correcta en el momento adecuado, asegurándose de que no se pase por alto ningún dato importante.
  3. Permitir que los empleados compartan documentos de forma rápida y segura con los clientes.

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Herramientas de rastreo de contactos de empleados

Agilizar la identificación de los trabajadores afectados.

Kronos está monitoreando activamente el COVID-19 (comúnmente conocido como coronavirus) y está adoptando los pasos necesarios para asegurar un ambiente de trabajo y de negocios seguro y productivo para los empleados, clientes, proveedores y otros.

Por lo anterior desarrolló para sus clientes una serie de informes automatizados para el seguimiento de contactos de los empleados.  Disponibles para Workforce Dimensions y Kronos Workforce Central a nivel mundial sin cargo adicional.

Cómo lo hace

Cuando alguien está infectado con una enfermedad contagiosa, es fundamental identificar rápidamente a las personas con las que ha estado en contacto. En el lugar de trabajo, este proceso puede ser engorroso sin visibilidad sobre quién estaba trabajando, cuándo y con quién.

Tener una herramienta para identificar rápidamente a los empleados que pueden haber estado en contacto con una persona afectada es clave.

Kronos ahora ofrece una herramienta de seguimiento de contactos de empleados para ayudar a las organizaciones a identificar posibles contactos. La herramienta utiliza el marcaje del empleado que ya han sido recopiladas por el sistema Kronos para ayudar a identificar contactos potenciales que estaban trabajando en una ubicación identificada al mismo tiempo que el empleado afectado.

La herramienta de búsqueda de contactos es fácil de usar. Simplemente ingrese el número de identificación de un empleado, las ubicaciones de interés y el rango de fechasa buscar. Se enumerarán todos los empleados que cumplan con esos criterios que registraron durante ese tiempo. No se requiere ni se utiliza información relacionada con la salud para compilar el informe.

Para mayor información nos puede contactar así:

Liliana Morales
Liliana.morales@tandemweb.com
Celular: 316 560 6484

Área Comercial Tandem
Celular: 310 697 5232

 

Consulte a su área jurídica sobre cualquier inquietud sobre temas de privacidad relacionado junto con el uso y distribución de este informe.

Pasos de seguimiento de contactos

Paso 1 Identificación del contacto: una vez notificado de un diagnóstico presunto o positivo, identifique a cualquier persona en contacto con una persona afectada desde el inicio de la enfermedad.

Paso 2 Lista de contactos: Toda persona identificada como que ha tenido contacto con la persona afectada debe aparecer como contacto y notificada.

Paso 3 Seguimiento de contactos: se debe realizar un seguimiento regular con todos los contactos para controlar los síntomas y detectar signos de infección.