Tablas de Retención Documental TRD

¿Que son las tablas de retención documental?

Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental.

El AGN Archivo General de la Nación define las tablas de retención documental TRD: como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Para qué son útiles?

  • Para facilitar el manejo de la información.
  • Para racionalizar la producción documental.
  • Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
  • Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
  • Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  • Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
  • Para racionalizar los procesos administrativos.

 ¿Cuál es la normatividad que rige las TRD?

Resolución 469 Del 30 De septiembre Del 2016

“Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”

  • La aplicación de la tabla de retención documental -TRD será aplicada por todas las dependencias y grupos de trabajo, creados o modificados.

Ley 594 del 2000

Artículo 24:   Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

¿Quién debe tener TRD Tablas de retención documental?

Todas las entidades públicas, mixtas o empresas privadas que cumplan funciones públicas y todas las entidades de vigiladas por la superintendencia de transporte.

 

Tandem le ayuda en la elaboración de sus TRD para optimizar sus procesos.

Custodia de Documentos

¿Qué es custodia de documentos?

La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.

Marco legal para la custodia de documentos.

Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación

De la misma forma el acuerdo 049 de 2000 es define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicionalmente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000”.

¿Cómo Tandem Custodia sus Documentos?

Tandem almacena y custodia los documentos de sus clientes en bodegas especializadas y adecuadas según las especificaciones definidas por el Archivo General de la Nación.

De la misma forma Tandem ofrece transporte seguro de sus documentos llevándolos al lugar de destino con las mayores precauciones para evitar la pérdida de la información, nuestra flota de vehículos cuenta con monitoreo permanente a través de Sistema GPS, control de rutas y puntos críticos

Ofrecemos a nuestros clientes el suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para salvaguardar sus documentos en lugares idóneos y bajo condiciones óptimas.

Nuestro modelo operativo incluye un sistema de identificación mediante código de barras que permiten controlar los documentos custodiados y llevar la trazabilidad de los mismos durante su custodia y préstamo.

Nuestras cajas pasan por un proceso de codificación para entregar a nuestros clientes un informe en tiempo real del estado de sus documentos en cuanto a disponibilidad de la información.

Así es como Tandem optimiza sus procesos de custodia y de gestión documental.

 

Marco Histórico de la Custodia de documentos:

Etimológicamente la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

  • El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
  • El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
  • La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

                                          Tomado de Wiki pedía, Archivo de documentos

 

 

 

 

 

 

Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016

El Ministerio de Transporte junto con la superintendencia de puertos y transporte han acogido normas de implementación para la gestión documental y organización de archivos.

Pero ¿Que requerimientos deben cumplir las empresas de transporte en temas de gestión documental?

Las vigiladas por la superintendencia de puertos y transporte deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística, considerando el ámbito de aplicación de la ley 594 del 2000, ley general de archivos en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

La resolución 061583 considera entonces que:

El objeto es establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivo asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos.

Ámbito de aplicación. Aplica para todos los supervisados por la Superintendencia de Puertos y Transporte

Instrumentos Archivísticos para la gestión documental

Para asegurar la organización de sus archivos deberá adoptar los siguientes instrumentos archivísticos.

  1. Programa de Gestión Documental:

Es una herramienta estratégica de planificación de los procesos, la función y los servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones que permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos en materia de gestión documental.

  1. Tabla de Retención Documental:

Nos indica que y durante cuánto tiempo debemos guardar un documento específico. Políticas específicas internas en temas de gestión documental.

  1. Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)

Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

  1. Reglamento Interno de Archivo.

El adoptado por la empresa en temas de gestión documental.

(Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016)

Tandem es su aliado estratégico para implementar soluciones de gestión documental que le ayudara al cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos.

Resolución 8934 De 2014

Gestión Documental para su empresa.

¿Sabe cómo llevar la gestión documental en su empresa y como debería acogerse a la ley?

Según indica la Superintendencia de Industria y comercio se establece la normatividad que deben cumplir las empresas vigiladas por esta, en materia de Gestión Documental.

Además tenga en cuenta que se según la SIC se debe estar dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos es decir donde se enmarcan fines del archivo, importancia de los archivos, función de los archivos, interpretación y sus demás normas reglamentarias.

Por lo cual se determina la siguiente resolución:

Resolución  8934 De 2014

Donde se establecen directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Esta resolución tiene como objeto:

  • Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y comercio, de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes del estado y la ciudadanía en general.
  • Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:
  • Programa de Gestión Documental.
  • Tablas de retención documental.
  • Cuadro de Clasificación Documental.
  • Tablas de valoración documental.
  • Reglamento interno de archivo.

(Resolución N° 8934 De 2014)

Ahora también tenga presente que: la resolución 84295 DE 2015 modifica artículo 12 de la Resolución número 8934 de 2015 y otorga plazo hasta el 31 de marzo de 2016, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados.

¿Entonces ya sabe cómo debe proceder con sus archivos?

Tandem brinda soluciones completas en gestión documental para lograr el cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos, adicionalmente acompañamos sus procesos para asegúrale una excelente experiencia de servicio.

No está solo está con nosotros somos Tandem.

Ausentismo de Empleados

La Guía del Héroe

AUSENTISMO DE EMPLEADOS

Una rápida evaluación para ver qué tan bien administra el ausentismo de sus empleados.

En un mundo ideal, los empleados nunca se pondrían enfermos, ni tendrían vacaciones y siempre estarían disponibles para cubrir de forma predecible distintos turnos de trabajo. Sin embargo, en el mundo real, el ausentismo tiene un impacto significativo en el rendimiento, en la moral y en el costo del negocio. ¿Pero que tan bien se está enfrentando a ello?

Responda estas 5 preguntas clave y averigüe si es un Héroe en la forma en que administra el ausentismo de sus empleados

1. ¿Puede medir con precisión el ausentismo?

 ¿Los gerentes tienen que realizar suposiciones cuando planifican?

Hay un gran valor estratégico en la administración del ausentismo de empleados. Ya sea planeado, imprevisto, o prolongado, esta situación conlleva gastos, riesgos, e impacta en la productividad y los gerentes que tienen visibilidad en tiempo real son capaces de controlarlo.

2. ¿Sabe cuánto le cuesta realmente el ausentismo a su empresa?

 ¿Solamente lleva cuenta del costo de los reemplazos?

 Los estudios revelan que el ausentismo representa el 35% del total de gastos de nómina* – pero esto es solo la mitad de la historia. Esto puede dividirse en costos directos (salarios pagados a empleados ausentes e improductivos) y costos indirectos (que adicionalmente puede ser subdividido en los costos de reemplazos y el impacto en la productividad). Un costo tan significativo necesita ser administrado de cerca si se quiere controlar.

3. ¿Ve la reprogramación como una oportunidad?

 ¿Inevitablemente tiene un impacto negativo en su negocio?

 Si los gerentes tienen una visión incompleta del ausentismo de sus empleados – y de las necesidades del personal afectadas por esas ausencias – la consecuencia inevitable es la incorrecta dotación del personal y el pago de los mismos. Sin embargo, con una mejor visibilidad de las necesidades de programación de la empresa, los gerentes eficaces pueden tomar decisiones bien informadas en cuanto al nivel correcto de habilidades necesarias, minimizando el impacto de la productividad del personal de reemplazo. El ausentismo es el mayor enemigo de la productividad – en promedio, las ausencias imprevistas dan lugar a un 19% de pérdida diaria de productividad.

4. ¿Puede manejar cómodamente los complicados derechos de permisos de empleados?

 ¿Termina pagando incorrectamente, o corriendo el riesgo de incumplimiento de los convenios laborales?

Los derechos de los permisos no son siempre claros. Muchas políticas estipulan los requerimientos de elegibilidad (como el mínimo de horas trabajadas). Complicaciones tales como derechos condicionados y la combinación de ausencias, así como otros derechos legislativos, demuestran que los responsables deben manejar muchas situaciones diferentes y complejas. Un sistema automatizado no sólo asegura el cumplimiento y los registros exactos, sino que además proporciona información al instante a los gerentes con poco tiempo disponible.

5. ¿Los empleados pueden solicitar sus permisos mediante un sistema de autoservicio?

¿El gerente debe administrarlos manualmente?

Las herramientas de autoservicio ofrecen a los empleados la libertad de administrar sus propias solicitudes de permisos, así como proponer sus preferencias o “hacer una oferta”. El resultado no sólo son empleados más felices sino también una mejor cobertura de horarios (a un menor costo) y una reducción de procesos administrativos que reducen aún más los costos.

Entonces… ¿Es un Héroe?

¡Si es un Héroe en la forma que administra el ausentismo de sus empleados, lo felicitamos!

Kronos ayuda a empresas de varias industrias a administra su más valioso y costoso activo estratégico – sus empleados. Una automatización completa e información de alta calidad puede ser

una realidad. Pero si estas preguntas le han recordado que puede haber un margen de mejora, nos gustaría hablar con usted. Podemos ayudarle de muchas formas a controlar sus costos laborales, mejorar la productividad y reducir los riesgos por incumplimiento al mejorar la forma en que aborda situaciones relacionadas con el Ausentismo de sus empleados.

Para consulta gratuita sobre la administración del ausentismo, por favor pongase en contacto con nosotros para brindar una mejor asesoría.

 

Tiempo y Asistencia

La Guía del Héroe

Tiempo & Asistencia

Una rápida evaluación para ver lo bueno que es administrando el tiempo y la asistencia…

¿La administración de tiempo y asistencia es un problema? Algunas empresas tienen sistemas altamente eficaces para registrar las horas de sus empleados. Otros, sin embargo siguen confiando en métodos que conllevan una gran cantidad de tiempo de administración, mientras no les proporciona la visión general que la empresa necesita para

controlar y revisar la eficacia de sus operaciones. Esto es un costo significativo – a menudo invisible – que puede ser eliminado fácilmente. ¿Pero es un asunto que le preocupa?

Responda estas 5 preguntas clave – y averigüe si es un

héroe en la administración de tiempo y asistencia…

  1. ¿Puede capturar la asistencia en tiempo real?

¿está luchando para administrar los horarios

de los empleados con hojas de horas

manuales y a través diversos sistemas?

¿Cuáles son las consecuencias del uso de sistemas manuales? Esto sucede muy a menudo. Muchas empresas siguen confiando en sistemas de asistencia manuales. El resultado tiene

dos caras. Primero, cuesta más recoger datos porque los sistemas manuales requieren normalmente más personal y tiempo operativo que con un sistema totalmente automatizado. En segundo lugar, los errores pueden empezar a acumularse con lo que no sólo hace más difícil el análisis, sino que además puede tener consecuencias aún más inmediatas como pagar más de lo necesario.

  1. ¿Tiene los datos correctos para pagar las cantidades correctas de tiempo extra?

¿les falta a los gerentes los datos

exactos que necesitan para controlar

los costos de tiempo extra?

Cuando las empresas no están seguras del total de horas trabajadas, la típica respuesta es compensar por exceso, sobredimensionar y pagar más de lo necesario. Como resultado, está pagando más horas extra de las necesarias – y sin datos de asistencia y hora exacta, es imposible saber si es correcto.

  1. ¿Tiene una mínima cantidad de consultas relacionadas con la nómina?

¿gasta cantidades significativas de

tiempo administrativo y recursos,

solucionando las incidencias?

A menudo, la recolección incompleta e inconsistente de los datos de marcajes es un verdadero dolor de cabeza cuando los empleados comprueban su nómina. Esto significa un costo administrativo innecesariamente alto en clasificar las consultas sobre la nómina, por no hablar de la insatisfacción de los empleados valorados que esperan que su empleador haga las cosas correctas en todo momento. También recuerde que los empleados le avisarán rápidamente si sospechan que no han sido bien pagados – pero puede ser menos probable que le indique los pagos recibidos por encima. Ese es su trabajo – y los datos incompletos significarán que usted tiene menos probabilidades de detectar excesos en los pagos.

  1. ¿Se trata a todos los empleados por igual?

¿las políticas de tiempo y asistencia son interpretadas

y aplicadas inconsistentemente – con diferentes

procesos en el corporativo y en el campo?

Una cosa es tener sistemas disponibles – y otra aplicarlos consistentemente en toda la empresa. Grandes organizaciones – especialmente las que están creciendo rápidamente o han sido objeto de fusiones recientemente – se fragmentan. Y ya que algunos sistemas raramente trabajan juntos, esto puede mostrar datos inexactos o presentar a la empresa con una gran sobrecarga de trabajo administrativo para administrar las múltiples entradas de datos.

  1. Está cumpliendo con las reglas y reglamentos necesarios?

¿está corriendo el riesgo de una acción

legal por tomar atajos en sus procesos de

administración de tiempo y asistencia?

El cumplimiento de los reglamentos es un dolor de cabeza continuo para muchos empresarios. Pero nuevos casos sobre costosos procesos judiciales son un constante recordatorio de que tenemos que seguir las reglas y cumplir con la legislación pertinente. Disponer de un sistema eficaz de administración de tiempo y asistencia asegura que se está tomando seria responsabilidad y le proporciona una pista de los datos completamente auditados ayudándole a protegerlo contra el riesgo por incumplimiento.

Entonces… ¿ Es un Héroe?

¡Si es un Héroe en la administración de tiempo y asistencia, lo felicitamos!

Pero si estas preguntas le han recordado que puede haber un margen de mejora, nos gustaría hablar con usted. Podemos ayudarle de muchas formas a controlar sus costos laborales, mejorar la productividad y reducir los riesgos por incumplimiento al mejorar la forma en que enfrenta los asuntos relacionados con el Tiempo y la Asistencia de sus empleados. Kronos ayuda a las empresas de diversas industrias a administrar su más valioso y costoso activo estratégico – sus empleados. Una automatización completa e información de alta calidad puede ser una realidad.

Para una consulta gratuita sobre tiempo y asistencia. Por favor póngase en contacto con nosotros.

 

 

Programación del Personal

La Guía del Héroe

PROGRAMACIÓN DE PERSONAL

La forma más rápida para descubrir
qué tan bien está la programación
de sus empleados …
¿Cómo administra su empresa la programación de su fuerza laboral?
¿Está programando sus turnos de la manera más eficaz posible?

Sabemos que el personal es uno de los mayores costos de la empresa

¿pero está implementando sus recursos de la mejor forma?

Responda estas 5 preguntas clave –
y averigüe si es un héroe programando…

1. ¿Tiene a las personas adecuadas, en el lugar correcto y momento correcto?

¿está programando desfases simplemente inevitables?

La implementación del personal
adecuado con las habilidades
correctas para realizar un trabajo
no es una tarea que puede dejarse a
las conjeturas. Con la fuerza laboral
multifacética de hoy en día, disponer de
una solución de programación que pueda
identificar a las personas adecuadas
para un trabajo en particular, es esencial
para lograr una completa productividad.
La capacidad de tomar decisiones rápidas
y determinantes basadas en el amplio
conocimiento de los empleados es un
requisito vital para su negocio.

2. ¿Está seguro de que está minimizando los costos laborales?

¿está pagando más de lo necesario y programando por encima de sus
necesidades?

Fracasar al alinear una precisa
programación con las necesidades
de su empresa puede marcar una gran
diferencia en sus ganancias. Puede
evitar sobrecostos laborales mediante el
empleo de información concisa de sus
empleados para asegurar que
su fuerza laboral corresponde
adecuadamente a la demanda
del negocio, evitando así pagar de
más o programando por debajo de
sus necesidades.

3. ¿Puede afrontar fácilmente el ausentismo en el último minuto?

¿esto causa interrupciones
significativas en su
negocio?

Cualquiera que sea la razón de una
llamada en el último minuto de un
empleado enfermo, solo hay una cosa
cierta –tendrá que hacer frente a esta
situación. Con una apropiada solución
de programación podrá cubrir
puestos imprescindibles con
precisión, dotando de personal
con los reemplazos adecuados
en cuestión de minutos.

4. ¿Tiene plena confianza en sus procedimientos de cumplimiento?

¿están un poco
expuestos?

Afrontar el reto del cumplimiento
laboral no tiene que ser una pesadilla.
La ejecución coherente de una política
uniforme de programación para toda
la empresa puede reducir la exposición
a riesgos potenciales de acción legal.
Cuando existe una programación y
los empleados entienden sus roles y
los procedimientos de la compañía,
existe un menor riesgo a encontrar
problemas con el cumplimiento del
personal y la administración.

5. ¿Puede responder rápidamente a las cambiantes demandas operacionales?

¿la falta de flexibilidad
retiene el crecimiento
de su negocio?

Cuando se presenta una oportunidad,
¿su empresa puede hacer frente a
cualquier demanda nueva? Después
de todo, no son los acontecimientos
negativos los únicos que ocurren. Un
pedido inesperado o un aumento en la
demanda puede ser tan desafiante como
una caída en los negocios o en
la producción. La incapacidad
de responder con rapidez a
los acontecimientos puede se
puede evitar disponiendo de
herramientas automatizadas
de programación.

Entonces… ¿ Es un Héroe?

¡Si es un Héroe en la programación,
lo felicitamos!

Kronos ayuda a las empresas de diversas
industrias a administrar su más valioso
y costoso activo estratégico – sus
empleados. Una automatización completa
e información de alta calidad puede ser
una realidad.
Pero si estas preguntas le han recordado
que puede haber un margen de mejora,
nos gustaría hablar con usted.
Podemos ayudarle de muchas formas
a controlar sus costos laborales, mejorar
la productividad y reducir los riesgos por
incumplimiento al mejorar la forma en
que enfrenta los asuntos relacionados
con la programación de sus empleados.

Conservación tradicional VS Conservación digital

La diferencia fundamental entre conservación tradicional y conservación digital es la propia naturaleza del formato del documento.

Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original.

Conservación digital: su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital. En formato digital, para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato a lo largo del tiempo para permitir que la información contenida en él siga siendo legible, auténtica e íntegra.

Tiempos y costes asociados a la conservación según el formato del documento

  • Si el formato es de material físico, tendrá un deterioro más lento y, por tanto, con costes más bajos para su conservación directa.
  • Si el formato es digital, conlleva un deterioro más rápido. No porque el documento digital tenga una caducidad, sino debido a la obsolescencia de los soportes que hacen posible su lectura. En consecuencia, los costes de preservación indirectos pueden ser más altos debido al constante cambio de soporte de almacenamiento.

Para la preservación de cualquier documento se tiene como objetivo central garantizar su autenticidad y la integridad de la información en él contenida. Se busca que cualquier cambio ulterior sea fácilmente reconocible y se distinga fácilmente el original de la copia. En documentos digitales esto se intenta conseguir a través de los metadatos, el control de versiones y estándares sobre acceso, uso e intercambios de la estructura de la información.

La digitalización documental se nos presenta como un buen método de conservación y preservación puesto que diversifica riesgos al custodiar un mismo documento en formato digital y en formato papel.

Reduciendo el uso y la consulta del documento en papel, evitaremos su degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos ofrece.  Se trata de ver la digitalización no solo como un método de gestión más eficaz del documento, si no como un método eficaz para su misma preservación.

Principales problemas para la preservación digital

Están directamente relacionados con las características que acompañan a un documento digital, la dependencia de hardware y software para poder visualizar y leer el documento y, por tanto, sujetos a la obsolescencia de estos elementos esenciales. Cuando hablamos de obsolescencia nos referimos a la caducidad tecnológica que puede llegar a impedir la lectura de un documento que fue generado con programas informáticos que, pasado un tiempo, no se sigan utilizando o con componentes de hardware que hayan caído en desuso y hayan sido sustituidos por otros. Los documentos afectados por este fenómeno se suelen denominar “documentos huérfanos”.

Los documentos digitales gozan de un nivel de protección extra ante desastres naturales ya que al poder alojarse en diferentes ubicaciones, se diversifica el riesgo. Es cierto que si los servidores físicos donde se aloja la información sufren un desastre, la información en ellos contenida puede perderse, pero es una posibilidad mucho menor al diversificar riesgos a través de copias de seguridad y backups situados en diferentes ubicaciones físicas. De lo que se trata es de proteger el contenido de los documentos digitales, más que el contenedor, ya que los soportes tienen una función utilitaria y pueden sustituirse sin que se dé una pérdida significativa para el valor del documento.

En la práctica, el cambio de un soporte a otro más moderno que contenga los documentos, se denomina “migración”.  Su función principal es la conversión del documento creado en un entorno y codificado para un formato determinado, a otro formato para que funcione y sea legible en una nueva plataforma informática. Para conseguir esto existen múltiples vías o caminos.

Uno de ellos es poder visualizar un nuevo documento en la nueva plataforma pero sin perder la capacidad de poder visualizarlo también en plataformas más antiguas. Si nos está leyendo algún fan de los videojuegos, entenderá a la perfección este concepto, pues por ejemplo juegos creados para la PlayStation se podían jugar sin problemas en la PlayStation 2 (Es lo que se conoce con el término de “compatibilidad retroactiva”), o los emuladores, que han hecho las delicias de los jugones con ganas de juegos arcade, consolas y ordenadores de todas las épocas.

Hay otras vías como la de la “interoperabilidad” que consiste en que distintos programas puedan compartir los mismos formatos del documento digital. Pero, sobre todo, la manera principal de preservación digital es la búsqueda de formatos estándar y la conversión de los documentos a estos formatos.  Asegurando formatos estándar se garantiza la funcionalidad de los documentos digitales bajo formatos seguros en los que se puedan conservar los valores de un documento a largo plazo.

Tenemos en cuenta que conservación y preservación según el contexto se suelen utilizar como sinónimos, pero tienen unos matices que diferencian la conservación del documento de la preservación del documento. Digitalizar no implica preservar.

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea.

Preservación: Largo plazo. Mantener, proteger o resguardar a alguien o algo, intentando conservar su estado, de un daño o peligro.

Conclusión

La transformación digital es un fenómeno imparable que seguirá creciendo. Sin embargo también es preciso señalar que este fenómeno seguirá coexistiendo con el mundo tradicional de documentos en papel durante bastante tiempo aún. Es imprescindible que estos dos mundos coexistan y aprovechemos las oportunidades que cada uno de ellos nos brinda.

El objetivo de la transformación digital de las empresas no es tanto eliminar el papel, sino la recuperación eficaz de la información contenida en los documentos. Así aseguraremos una mejor y más rápida toma de decisiones además de agilizar todos los procesos documentales, ahorrándonos tiempo y dinero.

Cómo mejorar la eficiencia y la efectividad de las organizaciones a través de las tecnologías BPM

Debido al entorno competitivo y cambiante al que se enfrentan las organizaciones hoy en día es necesario mantener vivo el concepto de la mejora continua hacia la excelencia. Las organizaciones necesitan ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios a los que se ven sometidas (cambio en las necesidades de los clientes, en la legislación aplicable, en la tecnología disponible, en el personal de la organización,…) y deben ser eficaces y eficientes si quieren consolidar su negocio a medio y largo plazo.

En este artículo, vamos a mostrar cómo las tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y a la efectividad.

También veremos, a través de experiencias reales, aquellos aspectos clave a tener en cuenta en todo proceso de implantación de soluciones y tecnologías BPM para hacer que la eficiencia y efectividad esperadas sean una realidad.

Entorno actual

Hoy en día las organizaciones se enfrentan a un entorno cambiante, que está orientado a servicios, altamente competitivo a nivel global, con unos clientes o usuarios muy informados y con expectativas diferentes.

Todo ello exige mayor competitividad y flexibilidad a nivel empresarial, pues los cambios a los que se enfrentan las organizaciones, pueden ser múltiple naturaleza.

Pueden estar basados en la evolución de las necesidades de los clientes, en los cambios legislativos, en las tecnologías o en el propio personal de la organización.

Para poder consolidar el negocio de la empresa a medio / largo plazo y poder dar un servicio o producto de calidad las organizaciones necesitan:

-Ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios

-Ser eficaces y eficientes

Considerando el entorno actual, las empresas necesitan de las siguientes capacidades:

Flexibilidad:

Capacidad para adaptarse a los continuos cambios en las necesidades de clientes y empresa. Alcanzable si las organizaciones no son rígidas (muy jerárquicas, burocráticas).

Agilidad:

Capacidad de afrontar los cambios necesarios en el menor tiempo posible. Alcanzable si la organización es flexible y está preparada para cambiar continuamente.

Efectividad o eficacia:

Capacidad de conseguir el resultado esperado. Alcanzable si entendemos correctamente las necesidades a cubrir, es decir, conocemos lo que espera el cliente y somos capaces de satisfacerle.

Eficiencia:

Capacidad de ejecutar la mejor forma de hacer las cosas para consumir la menor cantidad de recursos posibles (costes, tiempos, …)Asegura que el modelo de negocio planteado sea sostenible en el tiempo.

BPM y Excelencia

Considerando el entorno y las capacidades necesarias, hoy en día las empresas necesitan mantener vivo el concepto de la mejora continua hacia la excelencia.

Las capas de negocio y técnica deben ser capaces de aunar sus esfuerzos en la búsqueda de la optimización mediante un lenguaje común y unos mismos objetivos.

Las tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y la efectividad, y permite disponer de la agilidad y la flexibilidad adecuadas.

Qué es BPM?

Ver la empresa desde la perspectiva de los procesos:

La tecnología BPM posibilita y facilita una óptima aplicación de una gestión basada en procesos.

La automatización de un proceso supone una fase más dentro del análisis y mejora del mismo con resultados diferenciales.

El ciclo de mejora continua en BPM

Las fases básicas de trabajo con los procesos mediante la utilización de tecnología BPM serán el modelado (documentación, difusión, …), el análisis (simulación, …), la ejecución, la monitorización y la optimización de los mismos.

La aplicación de BPM es clave para organizaciones con la necesidad de:

o Mejorar la definición y el conocimiento de su cadena de valor: procesos clave, estratégicos y de soporte.

o Replantear su negocio para sobrevivir.

o Mejorar sus procesos, pero no saben cuál es el camino adecuado.

o Incorporar novedades tecnológicas, mejoras en comunicaciones, nuevo software, planes de sistemas.

o Mejorar la eficiencia y la eficacia de distintas áreas de negocio: plantas de producción con bajo rendimiento, unidades de negocio ineficientes, necesidad de aumentar la producción, etc.

o Detectar problemas: la organización desconoce si está trabajando con la estructura y los procesos adecuados.

o Mejorar la coordinación y comunicación entre las distintas áreas.

o Implantar normativas / estándares vigentes.

o Fomentar el trabajo en equipo mediante trabajo colaborativo.

o Integrar departamentos, integrar agentes externos (clientes, proveedores, etc.) en sus procesos de negocio.

o Fusionarse con otra empresa…

Los beneficios a nivel estratégico y táctico que se pueden obtener mediante la aplicación de BPM son:

o Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.

o Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante los retos del entorno.

o Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.

o Adecuación del producto/servicio prestado al valor demandado y perceptible por el cliente.

o Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.

o Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.

o Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios.

 

Algunas situaciones actuales en las organizaciones a nivel operativo:

o Las actividades en las que deben colaborar varios departamentos y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio.

o La información no fluye entre departamentos. Se pierde información y no se sabe quien debe realizar cada una de las tareas.

o El equipo de gestión no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y sobre la eficiencia de la ejecución. No existe información fiable para poder tomar decisiones.

o La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la organización.

o El conocimiento de cómo se hacen las cosas está distribuido por toda la organización, y en manos de unas pocas personas.

La implantación de BPM aporta los siguientes beneficios:

o Automatizar de forma ágil y ordenada uno o varios procesos de negocio.

o Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.

o Fotografía en tiempo real de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.

o Detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización

o Cuellos de botella

o Reparto de la carga de trabajo.

o Eliminar actividades que no generan valor

o Eliminar duplicidades

o Reducir movimientos de documentos e información

o Minimizar aprobaciones y revisiones

 Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.

 Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.

 Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.

 Mantener el conocimiento y procedimientos de la organización de forma centralizada.

 

Ciclo de implantación de una suite BPM

Para asegurar el éxito de una implantación BPM es necesario tener en cuenta los siguientes factores críticos de éxito:

  • Compromiso personal del equipo tanto técnico como de negocio.
  • Seguimiento y apoyo de la Dirección.
  • Objetividad y experiencia del equipo de proyecto.
  • Abordar la implantación en diferentes etapas, empezando con procesos sencillos pero con alta repercusión.
  • Marcar objetivos claros y hacer el seguimiento necesario para conocer el grado de consecución de los mismos.
  • Llevar a cabo simulaciones de diferentes escenarios hasta llegar al óptimo (dinamismo).
  • Implantar una dinámica de aprendizaje y mejora continua hacia la excelencia, gracias a las facilidades aportadas por BPM.
  • Comunicación externa e interna durante el proyecto y tras su finalización.
  • Facilitar la implantación mediante una correcta gestión del cambio.
  • Aprender de la experiencia para extender el uso de la tecnología y de la cultura BPM en la organización (mejores prácticas).

 

Los 10 mandamientos de la gestión documental para tu empresa

Aquí están las 10 claves de la gestión documental para empresas y entidades públicas, que nosotros aplicamos tanto internamente como para nuestros clientes. ¡Ponlas en práctica para empezar a implementar una gestión documental de 10!

  1. Comprenderás la naturaleza y el ciclo de vida de cada documento
    Cuando realizas una llamada y te dan los datos de contacto de un cliente, por ejemplo, tienes que pensar que quizá lo estás apuntando en un post-it y que luego lo pasas al ordenador (a una base de datos), así que ya te encuentras con información importante en dosformatos. Tienes que cavilar dónde pones el papel para que solo sea accesible para ti o para la persona que necesita esos datos dentro de tu empresa y, una vez que ya no sea útil, deberías pensar en cómo y dónde tirarlo (hacerlo una bola y lanzarlo a una papelera cualquiera no es la mejor idea). La mejor opción es disponer en las propias empresas de contenedores de destrucción certificada.

.Además, el ciclo de vida de los documentos está compuesto por las actividades o procesos que se llevan a cabo con ellos y las personas indicadas que tratan con ellos (y su responsabilidad o actuación respecto a los archivos) y se representa mediante flujogramas como el adjunto.

  1. Contarás con las instalaciones adecuadas para cada tipo de documento
    Para empezar no es lo mismo guardarcontratos de hipotecas que discos duros o CD. Las instalaciones deben mantener unosniveles de humedad, temperatura y seguridad ideales para cada tipo de objeto susceptible de custodia. Además, el archivo de documentos especialmente sensibles debe estar protegido con sistemas de control de partículas, extinción de incendio por gas inocuo, sistemas de accesos restringidos mediante permisos, con suministro eléctrico independiente… Las baldas de las que se componen los armarios también son distintas y lo ideal es que no se apilen unas cajas sobre otras, sino que cada una tenga su balda a medida y que soporte el peso de cada tipo de contenido de las cajas. Cuando vayas a contratar un proveedor de custodia externa de archivo, examina sus instalaciones y sus niveles de seguridad, además de los demás fundamentos básicos.
  2. Respetarás los cuatro pilares de la seguridad de la información
    Tu organización deberá mostrar un compromiso permanente con la seguridad de la información, respetando laconfidencialidad de la información tratada, asegurando la integridad de los archivos y de la información y datos que incluyen, considerando la disponibilidad necesaria para cada tipo documental, según las exigencias de acceso a esa información (quién la necesita, qué herramientas van a usarse para acceder a ella…) y, por último, controlando su autenticación para que no haya falsificaciones ni modificaciones no deseadas.
  3. Utilizarás un sistema de clasificación y recuperación
    Muchas veces hablamos de “almacenar” y lo hacemos erróneamente, porque en realidad guardar documentación esarchivar, porque después vamos a necesitar recuperar lo que queramos con facilidad y para ello se tiene que llevar una clasificación y una ordenación del espacio. El sistema de clasificación escogido debe ser funcional y centrado en ahorrar tiempo de búsqueda y de recuperación. Esto se logra más eficientemente con el uso de armarios compactos, o incluso motorizados, que preserven, además, de la luz, del polvo y otras externalidades negativas. No dudes en consultar con expertos para implantar un buen sistema de clasificación y control.
  4. Respetarás las reglas de negocio conociendo elworkflow de cada tipo documental
    Uno de los básicos de la gestión documental es, como hemos explicado antes, entender el ciclo de vida de cada documento. Otro de los mandamientos viene a consecuencia de este primero porque supone un nivel más de especialización y un aumento de la eficiencia de la gestión. La creación de un workflow es más que describir el ciclo de vida de un documento, pues debe incluir las actividades de normalización y representación estructurada de la información, atendiendo a las características que permita el software del gestor documental  De esta forma, integrando ambos elementos, como señala el experto Julián Moyano, “se podrá asignar adecuadamente responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquiera de las fases de la gestión de la documentación”. Las reglas de negocio se incluyen en los workflows, debiendo ser aplicadas para el correcto funcionamiento. Un ejemplo para comprenderlo fácilmente es la gestión de facturas. Imaginemos que el ciclo normal es recibirlas, clasificarlas, enviarlas a digitalizar y después custodiarlas hasta que pase el tiempo determinado por la empresa y se expurgan, quedando el documento físico eliminado y el archivo digital en su correspondiente repositorio de acceso restringido. Una regla de negocio que se incluye en ese proceso puede ser que las facturas que pasen de 1.000 euros deban pasar a otro departamento en la fase de clasificación porque han de ser validados y firmados por la gerencia (volviendo después al mismo ciclo que las demás facturas o pasando por otro diferente, según el criterio de cada entidad).
  5. Copiarás, copiarás, copiarás
    Cuando se trata de toda la información de tu empresa debes realizarcopias de seguridad todos los días. Facturas, documentos oficiales, pedidos, contratos, bases de datos… Si hay un fallo de tu equipo informático, te roban o se estropea un portátil o sufres un ataque de un pirata informático puedes perder toda tu información generada durante años. Hay que realizar copias. Se pueden efectuar tanto en discos duros externos como con sistemas remotos, como Gran Backup, con doble garantía de seguridad y recuperación para grandes volúmenes de datos. Incluso, según la clase de información que se desee conservar, puede copiarse en ambos formatos para asegurar más, si cabe, la preservación de esta información.
  6. Implementarás niveles de seguridad en el acceso a la documentación
    Para cualquier empresa resulta un alivio contar con unregistro o seguimiento de acceso a salas, para evitar pérdidas o la violación de información, por ejemplo. Es fácil y necesario instalar un sistema de accesos restringidos en las puertas para que solo puedan entrar las personas designadas con permisos específicos indicados. Además, dependiendo de los datos que se gestionen (su confidencialidad, su protección legal, su importancia
  7. Los recursos humanos estarán cualificados y entrenados
    No nacemos sabiendo, y aunque parezca mentira, algo tan básico como la seguridad de la información que se gestiona a diario en las empresas y en los hogares no es debidamente conocida e implementada. Hay que contar con el personal idóneo y, además,formarlo y fomentar la interiorización de buenos hábitos en el tratamiento de información. Esto, más que un consejo, desde el 1 de julio de este 2015 es una obligación. En esta reforma del código penal se incluyen medidas como responsabilizar a las empresas, y a las personas que actúen en nombre de éstas, del tratamiento ilegal de la información que se pueda realizar por cualquier individuo (trabajador asalariado, gerente, administradores, autorizados, etc.).Esto quiere decir que hay que concienciar y sensibilizar a todos los trabajadores de una empresa y controlar que no se realicen acciones que pongan en peligro la seguridad de la información tratada por la compañía.
  8. Utilizarás los recursos tecnológicos disponibles
    La existencia deherramientas tecnológicas digitales aporta soluciones acordes a la legislación y que facilitan sobremanera esta actividad. Los tres principales avances tecnológicos en los que apoyarse son: la digitalización e indexación de documentos, los sistemas de gestión documental y “la nube”, el almacenamiento remoto y accesible desde internet.
  9. Identificarás las potenciales amenazas, vulnerabilidades y fallos
    Hace un tiempo había que tener en cuenta los traslados, las inclemencias meteorológicas, las características de las instalaciones de custodia, los sistemas de archivo… y hoy en día también, eso no ha cambiado. Hay queplanificar qué puede fallar y elaborar protocolos de actuación acordes para solucionar estas situaciones. Pero ahora, con todas las empresas plenamente integradas en el mundo digital, estas amenazas y vulnerabilidades se multiplican. Ahora hay que controlar dónde se alojan los archivos; se debe comprobar la seguridad de las conexiones a internet y el uso de los navegadores en los diferentes aparatos con conexión; hay que prevenir posibles fallos de los servidores y saber cómo afrontar las ciberamenazas. En resumidas cuentas, hay que efectuar un análisis de riesgos y tratar deminimizarlos o transferirlos (siendo la mejor manera de lograrlo externalizando la gestión documental).

Conclusión

Básicamente, la optimización de la gestión documental sirve para mejorar la eficiencia de los procesos por los que pasan los documentos y asegurar su utilidad y conservación. Pero depende de cada empresa o ente público hasta dónde llegar en su gestión documental y el aprovechamiento de las ventajas que supone.

Una buena gestión documental maximiza el valor de los documentos en formato papel. Estos archivos, además, al ser digitalizados, todavía pueden ser vistos, impresos, compartidos y conservados, pero con la gran ventaja de haberse convertido en “contenido activo”: se puede buscar cada documento con diferentes criterios (si se ha realizado indexación en la digitalización”), se pueden explotar los datos y toda la información que contiene cada documento con facilidad y rapidez y se puede alargar su vida de forma casi infinita (mientras se actualicen los formatos a la tecnología existente en cada momento).