De qué se trata la custodia de documentos

El crecimiento desmesurado de documentos hace que con el tiempo las organizaciones tengan mucha información ocupando espacios que podrían ser utilizados por otras áreas estratégicas de la compañía.

Nosotros líderes en Gestión Documental, garantizamos la custodia y conservación de la documentación física y medios magnéticos. Cumplimos con los estándares más altos de calidad desde los servicios más sencillos que pueda requerir una pequeña empresa hasta los procesos más complejos requeridos por una gran empresa o la Administración Pública.

El valor diferencial Tandem es que nuestros centros de custodia cuentan con todos los sistemas de seguridad física e industrial para la prestación del servicio. Nuestras instalaciones están dotadas con tecnología avanzada y exigente del mercado que nos convierten en la mejor opción para la custodia documental de su organización.

Infraestructura para almacenamiento y custodia de archivos

El proceso de custodia de archivos es una de las principales fases en el ciclo de vida de la documentación y, a lo largo de este ciclo, la protección de los datos custodiados es uno de los factores más importantes.

El almacenamiento de archivo físico permite a las organizaciones:

  1. Volver a contar en sus oficinas con el espacio físico que durante años han destinado a guardar cajas de documentos que generalmente no consultan.
  2. Eliminar focos de posibles incendios, enfermedades y de plagas destructoras que generalmente atrae cualquier archivo sin atención.
  3. Asegurar información VITAL como contratos laborales y contratos ejecutados con terceros, certificaciones, actas, historias clínicas, entre otros de ley que eventualmente pueden salvarle de una acción judicial.
  4. Evitar el saboteo ocasionado por la falsificación, saboteo o fraude a sus archivos físicos.
  5. Evitar sanciones, multas e investigaciones por el deterioro de documentos con valor histórico tanto para la entidad como para la nación.

Si por su sistema de trabajo interno, la empresa no requiere la externalización de la custodia de sus archivos, y cuenta con unas instalaciones adecuadas y seguras, puede optar por la organización y administración de los mismos, para lo cual disponemos de personal especializado en la gestión documental que se desplaza a las instalaciones del cliente para organizar y gestionar el archivo.

Para obtener mayor información por favor contactarse al 6 (01) 311 10 99 o al correo comercial@tandemweb.com

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