Gestión Documental

La información y los documentos están por todas partes dentro de una organización o empresa y no siempre son administrados efectivamente. Con un efectivo software de gestión documental, las organizaciones o empresas pueden comenzar a convertir la información en una verdadera ventaja competitiva.

Beneficios

Tome decisiones acertadas, aumentando el rendimiento y productividad en los procesos de su negocio:

  • Control en la creación, volumen, duplicidad y crecimiento de los documentos
  • Eficiencia y productividad.
  • Gestión electrónica de documentos.
  • Cumplimiento de la normatividad y disminución de los riesgos en litigios.
  • Protección de la información vital de la organización o empresa, incluyendo los registros históricos.

Administra y controla los documentos de tu compañía

Enfocarse en la gestión documental de forma integral, es un elemento clave de ventaja competitiva para las organizaciones que cada día mejoran sus procesos.

La Gestión Documental te permite radicar, gestionar, controlar y administrar el ciclo de vida completo de los documentos, cumpliendo exitosamente con los requerimientos establecidos en la normativa colombiana.

¿Sabías qué?

  • Los gerentes pasan un promedio de 4 semanas al año esperando por información mal archivada o mal indexada, los empleados pueden desperdiciar hasta dos horas al día en busca de documentos perdidos.
  • El 30% de documentos es inútil y podrían ser eliminados; y el 37% de las fotocopias no son necesarias.
  • Las grandes organizaciones pierden un documento cada 12 segundos.
  • El empleado de oficina promedio usa 10.000 hojas de papel al año.
  • El consumo de papel de una empresa crece un promedio de 22% cada año, duplicando los costos cada 3,3 años.

Su empresa podría enfrentar grandes sanciones por pérdida de documentos y brechas en la seguridad de su información.

5 Post-Implementación

El soporte Post-Implementación es de vital importancia para la organización, una vez implementado el sistema informático y puesto en producción debe generar información actualizada al momento, cuando las unidades administrativas y los usuarios lo requirieran.

Implementar cualquier cosa en toda la empresa es agotador y desafiante porque hay muchas cosas que considerar, y en más casos que no, se ve obligado a alterar los procesos con los que se siente cómodo y que podrían haber funcionado muy bien en el pasado.

Pero conseguir que se comprometa a hacer que el cambio suceda no es el único desafío. La otra mitad de la batalla está haciendo las cosas correctas para que ese cambio dure.

Aquí hay cinco tareas posteriores a la implementación que ayudan a mantener a su organización en el camino correcto:

  1. Organizar una reunión retrospectiva: Organizar una reunión retrospectiva con el equipo de implementación le ayudará a identificar lo que funcionó bien y lo que no. Brevemente, documente sus artículos de “no salio tan bien” para sacarlos de tu pecho.
  2. Luego, tome un descanso:Después, reserve la lista para más tarde. Considere alternativas a su flujo de trabajo y posibles cambios. Lo mejor es evitar tratar de resolver todo a la vez. Pongase cómodo con el nuevo entorno primero. Tomará algún tiempo acostumbrarse a donde están.
  3. Revise su lista retrospectiva: Una vez que el proceso se sienta cómodo de nuevo, extraiga su lista y lea a través de ella. Priorice las notas y considere qué elementos son los que puede abordar para hacer el proceso más eficiente. Aquí es donde realmente se puede dimensionar la mordida y masticarla lenta y metódicamente.
  4. Conéctese con otros:Comuníquese con otros clientes de la comunidad de Kronos y pregunte sobre sus experiencias de implementación. Vea cómo se fueron sobre el proceso y lo que aprendieron. La comunidad es también el lugar perfecto para conectarse con los expertos de Kronos que pueden ayudarle.
  5. Comience a planificar: Una vez que haya evaluado sus prioridades y evaluado lo que está funcionando bien frente a lo que no lo es, comience a planificar. Coja un calendario o cree algunas líneas en un PowerPoint (ver ejemplo a continuación) y comience a estimar cuánto tiempo quiere trabajar en este elemento. Divida las tareas en elementos o categorías manejables. Identifique los recursos que pueden ayudarle a empezar y asegúrese de pensar en las tres limitaciones básicas de cualquier proyecto: tiempo, dinero y recursos. Normalmente, tiene uno. Tiene suerte si consigue dos. Y los tres es increíble.

 

Kronos está aquí para ayudarle a lograr el éxito posterior a la implementación. Muchos clientes eligen el enfoque de hágalo usted mismo, pero si usted está buscando asistencia adicional, nuestro equipo de servicios puede ayudar. No sea tímido para iniciar sesión en la comunidad de Kronos y publicar una pregunta en uno de los grupos de productos Workforce Kronos o preguntar para obtener más información de su contacto principal de Kronos.

UKG Works 2020

Dos días de innovación en la fuerza laboral: todo digital, todo inspiración.

Cultive la experiencia que necesita para desarrollar la fuerza laboral que desea.

  • Sesiones de expertos
  • Soporte técnico uno a uno
  • Bullicioso salón de exposiciones
  • Oportunidades de certificación profesional

El equipo Ultimate Kronos Group UKG ha reunido una experiencia digital inolvidable de dos días para usted.

La seguridad de nuestros clientes, empleados y comunidades es lo primero, por lo que estamos trayendo directamente a usted, donde quiera que esté en el mundo, las sesiones de expertos, soporte técnico uno-a-uno, conferencias magistrales inspiradoras, actividades atractivas y entretenimientoEsperamos que, dondequiera que esté, sea un lugar cómodo, seguro y con los que ama.

Así que todo esto nos lleva a una pregunta. ¿Qué va a hacer del 18 al 19 de noviembre? Si está registrado para UKG Works podría ser cualquiera de estos emocionantes sucesos que se enumeran a continuación.

Eventos que no te puedes perder

  • Apertura de la sesión general con el CEO de UKG, Aron Ain.
  • Un impresionante keynote de Shawn Achor, autor, orador y defensor de la psicología positiva, el jueves 19 de noviembre, de 3:30 p.m. a 4:00 p.m.
  • Una actuación musical del tres veces ganador de un premio Grammy y el grupo de a capella Pentatonix, ganador de tres premios Grammy, el miércoles 18 de noviembre, de 3:30 p.m. a 4:00 p.m.
  • Descansos experienciales traídos a usted por nuestros socios patrocinadores, Branch, Cornerstone, Líderes de TI de atención médica y Workforce Insight.
  • Miércoles 18 de noviembre – Aprende a hacer una tabla de charcutería de 1:15 p.m. a 2:00 p.m.
    – Sea testigo de las increíbles ilusiones de un mago aclamado por la crítica de 3:00 p.m. a 3:30 p.m.
  • Jueves, 19 de noviembre – Combate el estrés con consejos y trucos útiles de 1:15 p.m. a 2:00 p.m.
    – Elabora un cóctel festivo junto a un galardonado mixólogo de 3:00 p.m. a 3:30 p.m.
  • Chats con expertosen tecnología y servicios, así como con socios comerciales en la Expo, donde puede obtener respuestas a sus preguntas de solución UKG.
  • Peer2Peer networkingdurante los descansos, cuando puede chatear con otros asistentes sobre los temas que más le importan.
  • Oportunidades para ganar insignias y aumenta tus posibilidades de ganar premios participando en actividades durante todo el evento.
  • Obtén redes sociales y devuélveme compartiendo en las redes sociales usando #UKGWorks. Vamos a donar US$5 por cada puesto a Acción contra el Hambre, hasta US$20,000 en total.

¡No esperes! La inscripción cierra el jueves 12 de noviembre. Después de eso, tendrás que ponerte en contacto con UKGWorks@askusa.com para ver cómo conseguir un asiento digital guardado para ti.

 

 

Ultimate Kronos Group (UKG)

Ultimate Software y Kronos Incorporated desde hace algunos meses anunciaron su fusión para convertirse en una de las empresas en la nube más grandes del mundo.

Sobre la base de 70 años de experiencia combinada de dos líderes en soluciones de gestión de recursos humanos y mano de obra, el nuevo nombre UKG se basa en la fuerza y la innovación de Ultimate Software y Kronos, así como la señalización de un enfoque singular y compartido en inspirar a las fuerzas de trabajo y las empresas de todo el mundo.

“Nuestra nueva marca, UKG, une verdaderamente a Ultimate Software y Kronos, tanto como empresa como personas”, dijo Aron Ain, director ejecutivo de la empresa conjunta. “Nuestra nueva marca tiene sus raíces en nuestra pasión e historia combinadas de enfocarnos en las personas y en el trabajo. Creemos que la marca UKG representa nuestro compromiso continuo con nuestros empleados, clientes y sus empleados, mientras que al mismo tiempo nos brinda una nueva identidad moderna para nuestro futuro juntos como una organización.

A partir de décadas de liderazgo en HCM y gestión de la fuerza laboral, los productos y servicios de UKG impulsan la productividad, la visibilidad y el cumplimiento en el lugar de trabajo líderes en la industria al tiempo que empoderan a todos los empleados: asalariados, por horas, de primera línea, en la oficina, a tiempo completo y a tiempo parcial. UKG conectará a los empleados con su trabajo y sus colegas, desarrollará líderes y equipos sólidos, proporcionará información que promueva mejores resultados comerciales y ayudará a las organizaciones a desarrollar programas de recursos humanos centrados en las personas y operaciones efectivas, demostrando que, cuando las empresas se enfocan en cuidar de su gente, verán empleados más comprometidos que producirán resultados positivos a largo plazo.

“Creemos que cuando las personas se sienten valoradas, están capacitadas para aprovechar sus talentos únicos por el bien de ellos mismos, su empresa y sus comunidades. Nuestro amor por todo lo relacionado con los recursos humanos y la gestión de la fuerza laboral solo se compara con nuestra cultura centrada en las personas”, dijo Ain. “Todos los días, nuestra gente hace lo que hace para mejorar las vidas de los millones de personas que utilizan nuestras soluciones. Nuestra nueva marca representa la innovación, la calidez y la asociación centradas en las personas que nuestros clientes experimentarán con los productos y servicios de UKG. Dado que nuestro propósito son las personas, los comentarios de nuestros propios empleados, clientes y prospectos fueron el factor más importante en las decisiones que tomamos sobre nuestra nueva marca”.

UKG continuará reuniendo lo mejor de las soluciones galardonadas de cada empresa, incluidas las soluciones de prestación de servicios Workforce Dimensions , Workforce Ready y UltiPro HCM y HR, con un compromiso inquebrantable con la experiencia del empleado y superando las expectativas del cliente.

Simplifique la digitalización. Automatice la indexación. Maximice la conectividad.

El papel no va a desaparecer. Se utiliza en formularios, documentos, registros y muchas situaciones más. Haga que su papel sea más productivo con el software Alaris Capture Pro. Se utiliza en formularios, documentos, registros y muchas situaciones más. Haga que su papel sea más productivo con el software Alaris Capture Pro. Capture y comparta información en toda su empresa de manera segura y confiable. El software Alaris Capture Pro convierte rápidamente lotes de papel en imágenes de alta calidad, la base de datos exactos y optimizados y de la toma de decisiones.

Capture Imágenes en Alta Calidad

Obtenga imágenes nítidas, independientemente de las dificultades que presente el documento original. La tecnología Perfect Page optimiza la calidad de imagen con más de 30 mejoras automáticas, con cada escaneo. El escaneo de flujo doble captura dos imágenes a la velocidad nominal y le ofrece una imagen en blanco y negro optimizada de OCR/OMR y una imagen color lista para el archivo en un mismo escaneo.

Extraiga e Indexe con Confianza

Prevenga el retrabajo posterior al escaneo con herramientas para validar una captura exacta. El Procesamiento de Excepciones Inteligente le permite identificar de inmediato la información faltante en un documento, como una firma. El Control de Calidad Inteligente marca automáticamente la información cuestionable para su revisión.

Asegure la Integridad de los Procesos

Capture y comparta información en toda su empresa de manera segura y confiable. La generación de imágenes de alta calidad ofrece datos exactos a las aplicaciones empresariales. Comparta la configuración de trabajos en toda la organización para mantener reglas estándar de captura, indexación y enrutamiento para el cumplimiento normativo. El software Alaris Capture Pro puede instalarse en estaciones de trabajo locales y puede usarse sin conexión a Internet.

Separe los Documentos con Eficiencia

Reduzca el tiempo de preparación manual de documentos en la clasificación anterior al escaneo con características como la Selección de Trabajos Inteligente: cambia automáticamente de trabajo y de perfiles mientras se escanean lotes de gran tamaño, con planchas reutilizables.

Automatice la Manera de Dirigir la Información

Envíe información directamente a los sistemas de ECM, Sharepoint y FTP seguros. Use la lectura inteligente de códigos de barra para leer automáticamente códigos de barra y extraer, indexar y dirigir datos.


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5 retos de la gestión documental en las empresas

El entorno digital en el que las empresas operan hoy, ha hecho que muchos directivos deban replantearse las herramientas a utilizar en el trabajo diario.

Por norma general, los líderes de las compañías suelen prestar más atención a los activos financieros y de recursos humanos, para los que contratan un software de gestión especializado. Pero, ¿qué pasa con los grandes volúmenes de información que manejan las empresas?

La información relativa a clientes, proveedores, e incluso toda la documentación legal y financiera que se genera diariamente puede acabar colapsando al personal  y por ende, a la empresa.

Este hecho ha demostrado la necesidad de contar con un software de gestión documental en el ámbito empresarial, que ayude a organizar los ingentes datos acumulados y permita, por lo tanto, una gestión adecuada de todos los clientes.

Pero más allá de mejorar la efectividad de las acciones que se deban llevar a cabo con los clientes, contar con una información accesible y bien clasificada favorecerá la toma de decisiones y el trabajo diario del personal de la empresa. Aun así, el software de gestión documental es solo una herramienta.

Las compañías deben adaptarse a una serie de cambios y afrontar un conjunto de retos que les permita adaptarse al cien por cien a la era digital en la que operan.

  1. Gestionar correctamente los activos de información de riesgo: son todos aquellos documentos que contengan información o bien confidencial, o por el contrario que tengan algún tipo de vinculación legal o fiscal. Saber administrar y organizar correctamente este tipo de información es vital para la supervivencia de una empresa. Y es que los costos que puede ocasionar la pérdida de información legal importante pueden llegar a ser tan altas, que podrían hasta llevar a la ruina a cualquier organización. Un software de gestión documental incorpora la opción de digitalización de archivos, que junto con una buena supervisión de personal apropiado, facilita este tipo de ejercicios.
  2. Integración de la normativa ISO a la gestión documental: las normas ISO de gestión de la calidad y los servicios en las empresas no solo están relacionadas con los procesos de producción y organización. La gestión documental también debe integrarse dentro de esos estándares de calidad propuestos por las normas internacionales. Los programas de gestión documental facilitan esa integración, al estandarizar muchos de los procesos de una forma fácil y automática.
  3. Consideración de la importancia de la documentación en la empresa: por norma general, los activos relacionados con la información se han considerado secundarios. Los prioritarios han sido siempre los que más  resultados generan en el corto plazo, como por ejemplo los relacionados con el capital o los recursos humanos. Esa tendencia está cambiando, y muchos directivos se han percatado de la necesidad de introducir herramientas como el software de gestión documental para potenciar la eficiencia de los procesos productivos de la empresa. La estrategia de la compañía también sale beneficiada con este tipo de gestor documental, ya que mejora la toma de decisiones para el futuro.
  4. Digitalización de activos físicos: muchas empresas con una estructura tradicional aún mantienen estanterías llenas de documentación organizada de un modo caótico. Para poder utilizar las prestaciones de un software de gestión documental de forma efectiva, es necesario que todos esos documentos se digitalicen. Pero este proceso no debe hacerse sin un criterio establecido, ya que hay que tener en cuenta la tecnología utilizada para transformar esa información y la forma en que posteriormente se administrará.
  5. Integración con otros softwares de gestión presentes en la empresa: en la actualidad, muchas compañías, incluso las pequeñas y medianas empresas, cuentan con soluciones empresariales como el ERP o el CRM. Por eso, es necesario que se lleven a cabo procesos de integración de todos los sistemas para que operen en sintonía y la efectividad de todas las herramientas multiplique la productividad final de la corporación.

En definitiva, un software de gestión documental automatiza muchos de los procesos relacionados con la gestión y administración de documentos de las empresas. Aun así, éstas deben hacer frente a una serie de retos que faciliten la puesta a punto de esos programas de gestión y permitan la integración total de la empresa en la era digital en la que vivimos.

 

Logística: mejora de la participación de la fuerza laboral y el rendimiento de la conducción en tiempos inciertos

Liderar en tiempos inciertos y gestionar el rendimiento de la administración en la distribución se centra en cómo puede aprovechar la tecnología para mantener la salud y el bienestar de su fuerza laboral, programar la mano de obra para satisfacer la demanda en tiempos de flujo constante e impulsar el rendimiento comercial a través de la visibilidad en tiempo real.

Mejorar la participación en una organización de distribución moderna centrada en soluciones de fuerza laboral creadas en el futuro que estén mejor equipadas para manejar los desafíos de distribución actuales. Esto incluye tecnologías avanzadas, desde sistemas de gestión de mano de obra hasta sistemas de gestión de capital humano, y prácticas de gestión innovadoras que ayudan a la industria de distribución a manejar numerosos desafíos, incluidas las crecientes expectativas de servicio al cliente, el aumento de los costos laborales y las complejidades de la omnicanalidad, así como los desafíos actuales en la industria, el impacto del efecto Amazon, las capacidades móviles, las predicciones tecnológicas y el impacto de COVID-19 en la industria entre otros.

La realidad actual en logística y distribución es un tema clave discutido en todo momento, que incluye la guerra contra el talento, la cultura organizacional y la evolución de la industria.

La guerra contra el talento continúa 

Sigue habiendo competencia por los recursos en esta industria difícil de llenar, incluso con el aumento en el grupo de empleados debido a la pandemia. Atraer y retener a trabajadores calificados ha sido, y sigue siendo, un desafío. Asegurar un fuerte compromiso de los empleados es imprescindible, pero no existe una fórmula simple para garantizar el éxito. Una forma de ayudar es utilizando un software de administración de la fuerza laboral que capacite a los empleados y gerentes. Esto incluye herramientas de autoservicio para solicitudes de tiempo libre, recoger turnos abiertos, ver horarios y una de las herramientas más buscadas; cambio de turno. También es fundamental poder identificar rápidamente a sus mejores trabajadores utilizando un software de gestión de talentos que proporciona comentarios continuos sobre las actividades de los empleados relacionadas con objetivos, indicadores clave de desempeño y para promover el desarrollo continuo del desempeño

Cultura organizacional 

Los empleadores pueden separarse de su competencia de varias maneras, incluido el uso de tecnología para impulsar el compromiso de los empleados y garantizar la seguridad de sus trabajadores. Las herramientas de administración de la fuerza laboral pueden ayudar a capacitar a los empleados con la capacidad de navegar por la información a través de herramientas de autoservicio como acumulaciones, solicitudes de tiempo libre, horarios y administrar su equilibrio trabajo / vida desde cualquier lugar, en cualquier momento con capacidades móviles.  

Un ejemplo comprobado de una mejor experiencia de los empleados es a través de la programación avanzada. Los trabajadores que están programados para trabajar sus turnos preferidos son menos propensos a gritar, lo que elimina el efecto dominó de los gerentes que luchan por llenar un turno abierto y los compañeros de trabajo que luchan por recuperar la holgura. Cuando los horarios reflejan las preferencias de turno de los empleados, que la tecnología de aprendizaje automático comprende e incorpora al proceso de programación, es más probable que los empleados estén en el trabajo y comprometidos con su trabajo. Este nivel de información de fácil acceso es fundamental para la forma en que los empleados suelen ver el cuidado y la preocupación de una organización por sus empleados. 

Evolución de la industria 

No es ningún secreto que la industria de logística y distribución se enfrenta a una interrupción sin precedentes. La necesidad de atraer y contratar rápidamente a los mejores empleados, crear un entorno de trabajo más seguro (tanto física como mentalmente) y gestionar los cambios en los requisitos de volumen está creando desafíos para que los empleadores se adapten rápidamente a las nuevas condiciones. Además, los avances tecnológicos se están moviendo a un ritmo rápido, ya sea inteligencia artificial, robots, drones o conducción autónoma, por nombrar solo algunos.  

Una llamada importante aquí es que estos avances en tecnología terminarán teniendo un impacto positivo en las oportunidades de trabajo, ya que habrá más empleos en general y trabajos más buscados debido a estos avances tecnológicos. En “The Future of Work Is Now”, una encuesta de 2018 de 600 líderes empresariales a nivel mundial realizada por Harvard Business Review, los resultados indicaron que “los algoritmos de robótica e inteligencia artificial (IA) manejarán cada vez más las tareas difíciles o repetitivas que los humanos no pueden o “no quiero hacerlo, al mismo tiempo que los equipamos con acceso instantáneo a información y conocimientos para las actividades de mayor valor que quedan”. La perspectiva a largo plazo sobre el impacto de la inteligencia artificial y la robótica en la industria de la logística es que se crearán más, no menos, empleos con la introducción de nuevas tecnologías robóticas y vehículos autónomos.  

La industria de la logística está pasando por un momento de transformación y la única certeza es que no hacer nada es quedarse atrás. El uso de tecnologías avanzadas de administración de la fuerza laboral y de administración de capital humano puede ayudar a mejorar la participación y la productividad de los empleados, respaldar la toma de decisiones informada y crear eficiencias operativas, lo que lleva a mejores márgenes de ganancias. 

 De la mano de Kronos podrá obtener los beneficios y las estrategias específicas de la industria para ayudarlo a brindar una gran experiencia a sus empleados y clientes.

Contáctenos a través de www.tandemweb.com

EL NUEVO EFECTO TECNOLÓGICO EN EL RETAIL

El mundo se está volviendo más sensible a los avances tecnológicos, por lo cual no es sorprendente que las industrias estén haciendo lo mismo. En un mundo en donde Amazon se convirtió en el minorista más grande sin tener ninguna tienda, en donde Facebook es la compañía de medios sociales más popular pero no crea contenidos y en donde Uber es el servicio de taxis más grande pero no es propietaria de ningún automóvil, es claro que los nuevos tipos de compañías están cambiando las expectativas de los clientes, de los patrones y de los empleados — especialmente en retail. Las nuevas innovaciones como AI, aprendizaje de máquina, big data y automatización están redefiniendo la forma en la cual las compañías operan e interactúan con sus clientes. Los datos demográficos cambiantes también están jugando un rol importante conforme los millennials han introducido un nuevo conjunto de habilidades y requerimientos que están reconformando la forma en la cual las compañías atraen, administran, interactúan y retienen a sus empleados.

 La tecnología está transformando el panorama de retail

AI, Machine Learning, big data y algoritmos sofisticados están avanzando a un paso acelerado. Con tecnología y personas trabajando en conjunto:

  • Las capacidades de los empleados se amplifican
  • Las tareas predecibles y repetitivas se automatizan
  • La producción y la productividad aumentan mientras los costos disminuyen
  • La calidad y la consistencia se elevan y los errores disminuyen
  • Datos infinitos se pueden procesar, analizar y evaluar

La tecnología ha permitido que las pequeñas empresas aprovechen una riqueza de información, habilidades y financiamiento que anteriormente sólo estaba disponible para las grandes compañías. Como resultado, las empresas más pequeñas se han vuelto más poderosas; las grandes compañías han sido capaces de reducir significativamente sus costos (internos y externos), ser más productivos con menos personal y crecer sus negocios. Todas estas opciones han provocado que la competencia se haya vuelto más feroz conforme nuevas compañías emergen y las compañías inteligentes tienen éxito.

  • Los datos IoT ahora se pueden combinar con fuentes de datos tradicionales para obtener perspectivas acerca del comportamiento de compras
  • Los empleados en la línea pueden impulsar la innovación de IoT mediante el descubrimiento de autoservicio
  • Las perspectivas de IoT se pueden compartir y sirven como base para tomar acción en toda la compañía

El analizar datos es la clave del éxito en retail. Les ayuda a los minoristas a tomar decisiones más inteligentes para aumentar la rentabilidad y lograr una mayor satisfacción de los clientes. El recopilar datos puede comenzar en el momento en el cual los clientes entran por la puerta, midiendo el tráfico peatonal para determinar la cuenta de clientes y los tiempos de permanencia. En la caja registradora, las métricas POS pueden revelar márgenes de rentabilidad, tamaños de las canastas, tendencias de ventas y más. El combinar datos en línea y fuera de línea les otorga a los minoristas una fotografía completa de los hábitos de compra de sus clientes. El aspecto más importante es combinar los datos con las perspectivas de los seres humanos, como lo está haciendo Stitch Fix. Están utilizando algoritmos y estilistas humanos para determinar el estilo de una persona y poder efectuar recomendaciones.

Adoptando el nuevo ambiente de retail

Más de la tercera parte de los minoristas tienen como prioridad principal de su compañía  automatizar procesos. Las razones principales son aumentar la productividad (76 por ciento), ahorrar tiempo (65 por ciento) y minimizar errores manuales (63 por ciento).

Este nuevo ambiente requiere que los minoristas consideren cómo se verán sus fuerzas laborales a futuro y cómo podrán utilizar la tecnología para capitalizar las oportunidades que se presentarán.

REDEFINIENDO EL TRABAJO

La economía de los contratistas independientes (gig economy) ha llegado para quedarse

De acuerdo con Forbes, existen en la actualidad casi 40 millones de trabajadores auto empleados en Estados Unidos mayores a 21 años. Y se espera que esta flexibilidad laboral crezca, como se evidencia por inversiones por algunas de las compañías globales más grandes, incluyendo la adquisición de Microsoft de LinkedIn, la inversión de Apple $1,000 millones de dólares de capital en Didi para compartir transporte y la inversión de General Motors en Lyft, sólo para nombrar a algunas Más estadounidenses están trabajando fuera de los empleos tradicionales de tiempo completo, buscando flexibilidad, satisfacción y hacer una diferencia. Esta nueva fuerza laboral móvil de rápido crecimiento tiene que ver con subcontratación, consultoría, empleo independiente y empleo temporal. Los trabajadores están adquiriendo diversas habilidades, frecuentemente en forma más rápida de cómo lo harían en un empleo tradicional.

LEYES LABORALES EMERGENTES ESTÁN HACIENDO QUE TODO SEA MÁS COMPLICADO

  • Las regulaciones están en un estado constante de flujo: Con las leyes laborales y las regulaciones cambiando frecuentemente y evolucionando en ciudades, estados y países, el mantenerse a la vanguardia de lo que se tiene que hacer es extremadamente difícil.
  • Las leyes de empleo representan el área más grande de regulaciones de negocio: Diferentes leyes rigen a diferentes tipos de trabajadores: empleados por hora, asalariados y trabajadores temporales.
  • Las leyes de programación predictiva están barriendo el país: Las nuevas leyes de programación predictiva están impactando significativamente a las industrias de retail, hospitalidad y servicio de alimentos. “Programación justa” o “programación segura.”

62% de los ejecutivos creen que necesitarán reentrenar o reemplazar más de la cuarta parte de su fuerza laboral entre ahora y 2023 debido al avance de automatización y digitización.

Para conocer más en detalle acerca de este tema, puede descargar el white paper El Futuro del Trabajo en Retail

Tandem desde hace más de 15 años es proveedor de Kronos. La solución de administración de la fuerza laboral más ampliamente adoptada e implementada en el mundo.

Solución diseñada para responder a las necesidades y desafíos únicos de las compañías de retail — más de 1,000 compañías de retail utilizan Kronos para empoderar a los empleados e impulsar mejores resultados de negocio. Debido al mercado ferozmente competitivo de hoy, el éxito dependerá de su capacidad de permanecer flexible en la panorámica cambiante de consumidores, mientras proporciona un servicio a clientes impecables para ganar participación de mercado y aumentar la lealtad hacia su marca.

¿Preparándose para reabrir? Comience con su estrategia de programación

Kathryn Brett
Gerente de Marketing de Producto Kronos

 
La crisis de COVID-19 ha agregado muchas capas de complejidad a la forma en que abordamos la planificación de la fuerza laboral, algunas de las cuales aún se están descubriendo. Las empresas consideradas esenciales ya han enfrentado desafíos desde el principio en cuanto a cómo programar a los empleados de manera segura y al mismo tiempo satisfacer la demanda, y ahora aún más organizaciones se enfrentan a estas realidades a medida que se acerca la reapertura .

En general, todos tienen que hacer cambios drásticos en sus modos de operación. De hecho, según un estudio realizado por la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM), el 83% de los empleadores han realizado ajustes en las prácticas comerciales como resultado de COVID-19 y más del 53% de los empleadores ahora están revisando los Planes de preparación para emergencias que tenían en su lugar antes de COVID-19, y esas fueron solo respuestas iniciales. Ahora tenemos que hacer aún más cambios a medida que el volumen de empleados y clientes comienza a aumentar en los lugares de trabajo en todo el país.

Depende de las empresas elaborar políticas en el lugar de trabajo que revivan sus flujos de ingresos sin poner en peligro a los clientes o empleados. Pero ¿cómo tomamos en cuenta todas estas consideraciones sobre seguridad, saneamiento y reentrenamiento de manera sostenible? Un lugar para comenzar es con una estrategia moderna de programación de empleados que nos ayuda a automatizar tantas de estas consideraciones como sea posible para que podamos mantener a nuestra gente segura y productiva al mismo tiempo.

Sentar las bases el primer día

No importa en qué sector de la economía se encuentre, el panorama se verá diferente y continuará cambiando y evolucionando a medida que cambie el comportamiento del consumidor. Entonces, ¿cuáles son los elementos que deben tenerse en cuenta cuando finalmente llegue el día para volver a abrir? Estas ideas pueden ayudarlo a organizarse y sentar las bases con los empleados sobre cómo funcionarán las cosas en el futuro:

  •  Piense en su reapertura como una mini gran inauguraciónpara garantizar que tanto la seguridad de los empleados como la del cliente sigan siendo lo más importante al tiempo que controle sus resultados. Esto también le brinda la oportunidad de revisar y modificar políticas clave como los horarios de los empleados.
  • No todos los empleados estarán dispuestos a regresarhasta que sientan que es personalmente seguro hacerlo, y es probable que aumente el absentismo debido a estas ansiedades. La capacitación adicional, la orientación para nuevos empleados y los nuevos estándares sobre limpieza profunda y esterilización son elementos que pueden mitigar esto y deben tenerse en cuenta en los horarios para evitar niveles más profundos de interrupción. 
  • Recuerde, los negocios que se consideraron esencialesya han allanado el camino para otros en algunas áreas. Mientras más tiempo las instalaciones de atención médica, las plantas de fabricación y ciertos minoristas continúen haciendo más con menos, mayor será la necesidad de que los empleados tomen descansos más frecuentes para evitar el agotamiento severo y la fatiga. Entonces, ¿cómo podemos tomar estos conocimientos y pasar a programar la fuerza laboral para otras empresas que ahora están comenzando a abrirse?

 ¿Qué necesitas para planificar en el nuevo mundo? Tecnología.

Para ayudarlo a aliviar algunos de los obstáculos en el camino hacia la reapertura, como el agotamiento de los empleados , las ausencias inesperadas y los protocolos de seguridad adicionales que acabamos de discutir, aquí hay cuatro ejemplos de tecnología de programación que pueden ayudar a los gerentes a proporcionar sus empleados con equilibrio trabajo / vida sin dejar de satisfacer la demanda de la organización.

     1.Cambio de turno móvil

Ahora que los empleadores están alentando a los empleados a mantenerse socialmente distantes en el trabajo tanto como sea posible o a trabajar de forma remota al menos parte del tiempo, la tecnología móvil juega un papel más integral para mantener las cosas en funcionamiento mientras las personas se mantienen seguras. Al usar dispositivos móviles, los gerentes pueden administrar eficientemente los turnos abiertos y los niveles de personal, en todas las ubicaciones y para todos los empleados, en solo unos pocos toques sin necesidad de interacción física.

Esto no solo permite a los gerentes completar los turnos rápidamente, sino que también aumenta la participación de los empleados al empoderarlos para tener más control sobre cuándo quieren tomar turnos adicionales o ceder algunos de los suyos. Las soluciones móviles más sólidas incluso permiten a los empleados elegir un turno con un simple mensaje de texto, agilizando el proceso mediante el uso de canales de comunicación familiares.

      2. Cambio de turno

El autoservicio de los empleados empodera a los miembros del equipo cuando pueden mirar a su alrededor en medio de todo lo que sucede y sentirse impotentes. En épocas de alto estrés, cuando es probable que los empleados necesiten flexibilidad alrededor del tiempo fuera del trabajo, la capacidad de intercambiar turnos por sí mismos promueve el bienestar y evita ausencias inesperadas. El empleado puede solicitar intercambiar un turno con otro empleado calificado usando su dispositivo de elección y en cuestión de segundos obtener una respuesta, asegurando el tiempo que necesitan para cuidar a la familia o simplemente tomar un descanso de salud mental.

      3. Análisis de personas e IA

La capacidad de una empresa de utilizar de manera efectiva la inteligencia artificial, el análisis de personas y otras tecnologías emergentes para cumplir con las cambiantes expectativas de los clientes será un factor clave para determinar su éxito en nuestro nuevo mundo. Mediante el análisis predictivo , las organizaciones pueden pronosticar de manera proactiva los cambios en la demanda de programación. Mirar hacia el futuro será crítico porque, si bien es cierto que la reapertura está comenzando, no hay garantía de que la posible segunda oleada esté fuera de discusión.

Por ejemplo, COVID-19 ha impactado a los minoristas de diferentes maneras: algunas tiendas permanecieron abiertas pero vieron cambios en los patrones de compra, algunas tiendas vieron un aumento en las compras en línea y algunas tiendas cerraron. Todos estos tipos de cambios impactan las previsiones de volumen futuro de diferentes maneras, y debemos adaptarnos rápidamente.  

4.Reglas de programación automatizadas.

Más allá de ayudarlo a predecir las necesidades de su negocio, cumplir con las estipulaciones existentes que protegen a los empleados también reduce el riesgo de violaciones y lo ayuda a involucrar a los empleados. Un ejemplo de esto es alrededor de las multas de “pago de previsibilidad” cuando los empleadores hacen cambios de horario de última hora y tenía la intención de ayudar a los empleados a planificar sus horarios y presupuestos.

Conclusión: Actúe ahora para garantizar una transición sin problemas

La apertura de la economía tendrá que suceder de manera calculada que consta de varias fases . Las organizaciones estratégicas deberán aprovechar las tecnologías mencionadas anteriormente para ayudar a lograr una transición más suave a la reapertura . No sabemos qué deparará el futuro, cuándo las empresas contarán con personal completo o si el trabajo remoto aumentará incluso cuando volvamos a abrir, pero sí sabemos que contar con la tecnología adecuada puede ayudarlo a adaptarse rápidamente al personal, programar, y compromete a tu mejor talento.

Dado que todo el mundo está en esto juntos, hay una gran cantidad de mejores prácticas, nuevas ideas, tecnologías y recursos que se comparten en todo el mundo para ayudar a recoger las piezas. 

Para obtener más información sobre cómo Kronos ofrece orientación durante este tiempo, lo invitamos a comunicarse con nuestro consultor de negocios a las líneas 3111099 – 316.5606484 y al  mail liliana.morales@tandemweb.com.co