¿Qué es la digitalización certificada?

La digitalización certificada es un mecanismo que permite asegurar la autenticidad y la fidelidad del proceso de digitalización de los documentos. Impone una serie de requisitos sobre el proceso de digitalización:

  • El formato y la calidad de la imagen;
  • El aseguramiento de la calidad del proceso completo de digitalización;
  • La seguridad del proceso, haciendo imposible la manipulación de la imagen digitalizada;
  • La inclusión de una firma digital con estampa cronológica asegurando la validez del escaneo.

El concepto de digitalización está bastante interiorizado en la comunidad que trata con soportes físicos como el papel, las cintas de audio, las videocasetes, el microfilm, etc. Es una técnica de transferencia de información que convierte los datos o las señales analógicas, en una representación digital, que por principio intenta respetar todo el contenido informativo capturado, para hacer del resultado un nuevo documento lo más parecido funcionalmente al original.

Cuando añadimos la expresión Certificada, Digitalización Certificada, significa que el resultado de la digitalización tiene un mayor grado de seguridad procedimental y tecnológica que la simple digitalización, y produce como resultado un nuevo documento que representa de forma verdadera al documento que se procesó, siendo posible validar que el nuevo documento, es íntegro y representa fielmente al original, con lo que es posible afirmar que tiene las mismas consecuencias legales.

Una de las cosas más importantes es el enfoque de uso práctico para la Digitalización Certificada que difiere si los documentos se encuentran en un Fondo Acumulado o, por el contrario, es aplicada sobre aquellos que están llegando o generándose con base en la producción documental de una organización.

El caso del fondo acumulado parece ser más sencillo de resolver. Cuando los documentos ya están creados y se encuentran en estado precautelar, es lógico que dependiendo de los tiempos de retención y especialmente la valoración asignada, la Digitalización Certificada apoya fuertemente una destrucción de aquellos documentos carentes de valor permanente. Resulta obvio que si una organización invierte en procedimientos y técnicas de digitalización que garanticen la autenticidad e integridad, el papel puede ser destruido, encontrando en el nuevo objeto digital, un substituto funcional y legal del documento original. El concepto de Digitalización Certificada, otorga la posibilidad de destrucción de los soportes físicos, a pesar de requerir un análisis particular sobre las agrupaciones documentales en que se aplica.

El otro escenario, el caso de la documentación que se está tramitando, también puede ser objeto de digitalización y el ejemplo representativo que están llevando a cabo muchas organizaciones actualmente es realizar la captura desde la ventanilla de recepción de documentos. Esta mecánica permite devolver al usuario los soportes físicos y resolver los trámites a partir de copias digitales de los documentos. Si bien se observa que esta práctica trae consigo una significativa reducción en el uso de papel, surgen inquietudes difíciles de detectar en esta fase y que solo son detectadas posteriormente. Cuando tiempo después nos percatamos que el documento que originalmente fue un soporte papel y ahora es exclusivamente digital, tiene valor permanente y condición de documento histórico, ya no tenemos el “original” para conservarlo y disponemos solo de una “copia” para hacerlo. Es aquí precisamente, donde se diferencia la Digitalización de la Digitalización Certificada. Es esta última la que aplica de manera rigurosa para garantizar que aún sin el soporte papel, la organización dispone de copias auténticas e íntegras, no solo para tramitar el asunto, sino especialmente para aplicar los principios de organización técnica archivística sobre este soporte.

De esta manera el proceso de digitalización de documentos a través de una empresa certificada, permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Como hemos visto, esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.

Conozca más de la Guía 5 de digitalización de documentos de la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa del MinTICs ¡AQUÍ!

El futuro del trabajo

Encuesta de SurveyMonkey y Zoom: el futuro del trabajo

El futuro “híbrido” del trabajo tiene un significado distinto para cada persona

Una abrumadora mayoría de empleados que ha estado trabajando de forma remota durante el último año (el 72 %) dice que es probable que su empresa tenga una política de teletrabajo más flexible después de la pandemia de COVID-19 que antes de que comenzara. Aunque hubo una época en la que se esperaba que los empleados se presentaran en la oficina para reunirse con su jefe, conocer nuevos clientes o asistir a reuniones con todo el personal presente, el año pasado nos demostró que muchas de esas actividades cotidianas se pueden realizar de forma remota. 

En lugar de seguir trabajando totalmente desde casa o regresar a trabajar por completo a la oficina, la mayoría de los empleados que ha estado haciendo su trabajo de forma remota preferiría un modelo híbrido. Dos tercios de los empleados que han estado trabajando desde casa este año (el 65 %) dicen que su modalidad laboral idónea es aquella en la que podrían trabajar tanto desde casa como en la oficina, divididos de forma casi igual con un 33 % que prefiere trabajar la mayor parte del tiempo en la oficina y un 32 % que prefiere trabajar principalmente en casa. 

A modo de comparación, solo el 20 % de los empleados que ha estado trabajando desde casa dice que su modalidad laboral ideal es aquella en la que podría trabajar por completo en la oficina, e incluso un porcentaje menor (el 15 %) dice que preferiría trabajar siempre desde casa. 

Los trabajadores jóvenes son los menos propensos a decir que preferirían trabajar exclusivamente desde casa (solo el 10 % en comparación con el 15 % total) y son más propensos a preferir un equilibrio híbrido que se incline más por la opción de trabajar principalmente en la oficina (el 41 % en comparación con el 33 % total).

Los empleados del sector tecnológico representan un valor atípico: el 24 % preferiría trabajar completamente desde casa.

En el entorno laboral híbrido del futuro (cercano), es posible que los trabajadores elijan ir a la oficina en función de su agenda diaria. Entre los que han podido trabajar desde casa, más de la mitad (el 56 %) dice que preferiría asistir a grandes reuniones de forma virtual, el 44 % preferiría trabajar desde casa en proyectos con grupos pequeños y el 43 % preferiría reunirse con su supervisor de esta forma. Aunque sigue siendo una minoría, un importante 26 % dice que incluso preferiría reunirse de forma virtual con clientes existentes o nuevos desde casa.

La tecnología de colaboración en el trabajo ha sido fundamental durante la pandemia

Casi un año después del inicio de la pandemia de COVID-19, el 58 % de los que han estado trabajando recientemente desde casa dice que ahora está usando herramientas de colaboración más que hace un año.

Más de la mitad de los empleados que han estado trabajando desde casa (el 53 %) dice que las herramientas de colaboración han facilitado su trabajo durante el último año. 

Sin importar el origen étnico, las personas que han estado trabajando desde casa respondieron que el uso de herramientas de colaboración les ha facilitado hacer su trabajo. Sin embargo, en menor medida que los empleados más jóvenes, los empleados mayores de 65 años dijeron que el uso de herramientas de colaboración les ha facilitado el trabajo durante el año pasado.

Muchos están ansiosos por regresar a la oficina

Dos tercios de las personas que han podido trabajar desde casa (el 66 %) dicen que están ansiosas por regresar a la oficina, el doble de las que dicen que temen el regreso a esta (el 31 %).

Los trabajadores del sector educativo están particularmente deseosos por volver al trabajo presencial (el 73 %), mientras que los trabajadores del gobierno son especialmente propensos a decir que temen regresar a dicha modalidad (el 47 %). Entre los trabajadores del sector tecnológico, el 58 % está ansioso por volver a la oficina y el 40 % teme el regreso.

Obtén más información ¡AQUÍ! 

 

La tecnología al servicio de la gestión humana

Generando valor en la gestión de los colaboradores.

Aumente:

  • Productividad
  • Tasa de conversión de ventas y tasa de ocupación
  • Efectividad de la Fuerza Laboral
  • Satisfacción de clientes y empleados

Optimice su personal vinculando los horarios según la demanda de sus clientes 

  • Automatización de Mejores Prácticas y Estándares Laborales

Disminuya

  • Costos Laborales
  • Rotación
  • Violaciones a la ley

Que nos permite las soluciones tecnologías en la gestión del talento humano:

  1. Mejorar la experiencia del colaborador optimizando los servicios que se le prestan desde la administración.
  2. Atraer nuevos talentos debido a la satisfacción de los colaboradores actuales.
  3. Prevenir problemas por toma de decisiones sobre información desactualizada.
  4. Identificar que acciones que generen mayor productividad o que la disminuyan.
  5. Realizar inversiones más acertadas.
  6. Mayor participación y colaboración de todos los niveles de la organización.
  7. Detectar problemas de motivación y su impacto en la productividad.

Guía para principiantes en software de gestión de archivos

¿Por qué debería importarle a mi organización adquirir un software de
administración de documentos?

Para cualquier organización, agilizar los procesos empresariales y aumentar la productividad son prioridades fundamentales, independientemente del tamaño de la empresa o sector. Al implementar soluciones con un software de gestión de archivos, las empresas pueden obtener muchos beneficios que mejoran de manera notable la eficiencia de la organización.

Un software de gestión de archivos revoluciona la administración de la información, ya que permite:

• Gestionar millones de documentos y consultar él correcto en segundos.
• Compartir documentos con diferentes equipos y protege la información confidencial.
• Automatizar procesos manuales que toman mucho tiempo.
• Acceder a los documentos en su teléfono inteligente o tableta cuando se encuentra lejos de su escritorio.
• Respaldar archivos y registros para recuperación de la información en caso de desastres.

 

Consulte la Guía completa ¡AQUÍ!

Jornada laboral en Colombia se reduciría de 48 a 42 horas a la semana

La jornada laboral en Colombia pasará de ser de 48 horas a 42 a la semana, una reducción de 6 horas. Esta decisión se hará realidad con una ley, tras ser aprobado, en su último debate en la Cámara de Representantes. 

Lo que contempla la propuesta es que la jornada laboral semanal se reduzca de manera progresiva y no de una sola vez.  La idea es que la ley empiece a regir en dos años, cuando el tiempo de trabajo baje una hora. Al tercer año, bajará otra hora. En los años cuatro y cinco la jornada bajará dos horas en cada uno para llegar al tiempo acordado. 

En otras palabras, sería hasta el 2026 cuando la jornada laboral sea de 42 horas.

Edward Rodríguez, representante a la Cámara por el Centro Democrático, aseguró que con este cambio se logrará “más productividad para las empresas y mejor calidad de vida para los trabajadores“.

Un aspecto importante es que el sueldo de los trabajadores no se verá afectado por el cambio, como se planteó en un principio en el proyecto.

Tomado de: https://www.portafolio.co/

Con UKG (Kronos) podrás monitorizar las horas reales trabajadas por tus colaboradores, comparando las mismas con las definidas para sus actividades y/o posiciones. Podrás gestionar fácilmente las implicaciones salariales asociadas, así como definir y emplear alertas e indicadores de los aspectos que te interese analizar (duración real de una actividad, incidencias de ausencia o de presencia, excesos / defectos de horas dedicados a una actividad / por un empleado, etc.). Además, te permitirá aumentar la descentralización de la gestión del tiempo, siendo los propios empleados y managers quienes gestionen y optimicen su tiempo de trabajo.

Contamos con un conjunto de productos que son adecuados para sus necesidades.

Hoy en día, la clave para el éxito de la empresa comienza con seleccionar al mejor personal y retener a las grandes personas. UKG (Kronos) proporciona un conjunto de productos especialmente diseñados para ayudarlo a crear un personal altamente comprometido para impulsar mejores resultados de negocio. Revise nuestra variedad de productos diseñados especialmente para el tamaño, la industria y las metas de su organización.

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3 componentes claves para gestionar su información, a través de una solución de Gestión Documental.

¿Qué es la gestión de la información?

La gestión de la información (IM) es “la recopilación y gestión de información de una o más fuentes y la distribución de esa información a una o más audiencias”.

La gestión de la información puede adoptar muchas formas. De hecho, está a nuestro alrededor. La bandeja de entrada de su correo electrónico, el sistema de archivos de su computadora o teléfono e incluso un archivador físico son ejemplos de administración de información.

Aun así, con tantas formas de información, como texto, audio, videos y más, junto con franjas de dispositivos nuevos y antiguos que la distribuyen, es difícil hacer un seguimiento de todo lo que llega. Esto es especialmente engorroso en un entorno empresarial, donde la información actualizada y precisa es crucial.

Aunque los componentes de la gestión de la información pueden ser difíciles de definir, dividiremos este concepto en tres categorías clave: accesibilidad, almacenamiento y gobernanza.

Accesibilidad

La accesibilidad en el contexto de la gestión de la información se reduce a si los datos son de fácil acceso para los usuarios cuando los necesitan. Las características como la búsqueda de texto completo y los campos de metadatos pueden respaldar la organización y la capacidad de búsqueda, que son esenciales para poner la información a disposición de los usuarios una vez que tienen acceso a un sistema.

Para ver cómo se pueden desarrollar los principios de gestión de la información en el mundo físico, usemos el ejemplo de una biblioteca local.

Aquí, el público puede buscar libros organizados alfabéticamente por metadatos como autor y título. De esta manera, si alguien estuviera buscando una obra de uno de sus escritores favoritos, sería accesible y fácil de encontrar. También pueden preguntarle siempre al bibliotecario, cuyo conocimiento enciclopédico de títulos de libros, autores y citas famosas los hace casi como un motor de búsqueda humano, lo que les permite encontrar libros aún más rápido. Una biblioteca que no utiliza estas estrategias de gestión de la información puede tener libros de diferentes autores, títulos y géneros mezclados, apilados y ordenados de cualquier manera junto con una recepción desafortunadamente vacía, lo que pone la carga por completo en lectores ansiosos por encontrar lo que necesitan.

Conservación y almacenamiento

Otro componente clave de la gestión de la información es asegurar que los procesos y las metodologías estén en su lugar para el almacenamiento, mantenimiento y eliminación adecuados de los datos. Ciertas leyes y regulaciones incluso establecen reglas de retención especiales para tipos de información importante o sensible. Además, es imperativo mantener los datos actualizados para evitar confusiones y protegerlos en caso de desastre.

Volvamos a nuestra biblioteca imaginaria. Para establecer algunas reglas de retención, es posible que la biblioteca solo mantenga fuera los últimos cinco años de revistas y periódicos, y retire los números más antiguos a una sala de archivos en la parte trasera del edificio o en el sótano, a excepción de los problemas históricamente importantes que se guardan para los estudiantes y historiadores curiosos.

La biblioteca también puede conservar todos los problemas, nuevos y antiguos, en un entorno seguro , como fundas de plástico, para evitar que se desgasten.

Por último, para asegurar que los materiales de referencia tengan la información más actualizada, las enciclopedias y diccionarios se someterían a algún tipo de control de versiones, siempre disponibles en la edición más reciente, y las ediciones anteriores están disponibles a pedido especial.


Gobernancia

El buen gobierno consiste en tener controles para garantizar que se sigan los procesos y procedimientosTambién es especialmente importante establecer y hacer cumplir las políticas de seguridad para que solo las personas autorizadas a ver o editar información puedan hacerlo.

Para que una biblioteca imponga una gobernanza estricta de la información, es posible que deba tomar algunas medidas controvertidas. Por un lado, podría hacer cumplir los derechos de acceso al mantener los libros bajo llave para asegurarse de que los usuarios no autorizados no puedan leerlos o manipularlos. En segundo lugar, para garantizar que la información permanezca intacta y reducir el fraude, la persona que los tomó prestados deberá devolver los libros a menos que obtenga un permiso expreso por escrito de la biblioteca. Para rastrear la actividad, es posible que la biblioteca también desee instalar cámaras de seguridad para asegurarse de que los visitantes sigan las reglas y colocar rastreadores en cada libro que emitan un pitido en caso de robo. Por último, es posible que las prácticas clásicas de registro de entrada y salida deban revisarse para incluir tinta permanente y un archivo conservado de todos los registros de todos y cada uno de los libros, en caso de que esta biblioteca haya sido auditada por un órgano rector y deba presentar una informe completo.

Soluciones de gestión de la información para el mundo real

Puede resultar difícil respaldar los principios de gestión de la información en un entorno no digital. Es por eso que las organizaciones que buscan administrar mejor la información necesitan una solución escalable que les brinde las herramientas y capacidades para el éxito.

Con un sistema digital, no solo puede crear y seguir las reglas fácilmente, sino que apenas necesita mover un dedo con la ayuda de suites de automatización de procesos o bots digitales que aprenden sus tareas diarias. Por encima de todo, un sistema digital puede mantener un seguimiento de auditoría con mayor precisión con fines de cumplimiento.

En términos de futuro e innovaciones en el espacio de la gestión de la información, la gestión inteligente de la información (IIM) se está volviendo cada vez más popular. Esta metodología tiene como objetivo tomar los principios básicos de la gestión de la información y mejorarlos para dar cuenta de las nuevas tecnologías de análisis y formas de contenido, como las redes sociales.

En resumen, la gestión de la información, en un sentido comercial, es una forma para que el personal acceda y comparta información fácilmente, al mismo tiempo que la mantiene actualizada, preservada y segura. Si bien puede administrar su información mediante métodos convencionales basados ​​en papel, es mucho más rentable hacerlo con soluciones digitales e innovadoras.

 

 

 

 

 

 

 

El futuro del empleo en Latinoamérica

En un mundo post pandemia, el trabajo remoto puede incrementar significativamente la productividad en aquellas empresas con culturas corporativas sólidas y que han logrado adaptarse exitosamente a la nueva era digital.

Estas empresas tendrán una fuerte ventaja respecto de otras que no han sabido adaptarse y que les urge abrir oficinas. De hecho, muchas empresas están cerrando edificios dedicados al trabajo presencial y es el caso de Pinterest, que pagó 96 millones de dólares para no mudarse a su nueva sede en San Francisco.

El trabajo presencial tiene varias ventajas, especialmente para impulsar la creatividad colectiva, la cohesión entre los colaboradores y el trabajo en equipo. Es por ello que observaremos un regreso a las oficinas, pero con una fuerte presencia del teletrabajo.

De acuerdo con el reporte “Empleos en aumento” de LinkedIn, en los próximos cinco años se crearán 150 millones de empleos en el sector tecnológico. Los 10 trabajos con más vacantes registradas por LinkedIn en los últimos cuatro años son Desarrollador de software, Representante de ventas, Gerente de proyecto, administrador IT, Especialista en servicio al cliente, Especialista en marketing digital, Soporte de TI / Mesa de ayuda, Analista de datos, Analista financiero y Diseñador gráfico; los cuales pueden ser ejecutados de forma remota en su mayoría. 

Por su parte, el Foro Económico Mundial expone en el reporte “El futuro de los trabajos”, que algunas de las tecnologías que experimentarán un mayor incremento hacia 2025 son la computación en la nube; análisis de Big data; internet de las cosas; ciberseguridad; inteligencia artificial; procesamiento de voz, texto e imagen; comercio electrónico y robótica. 

En Latinoamérica muchos quieren reproducir un Silicon Valley para impulsar startups, pero el CEO de la plataforma educativa Platzi, considera que es imposible reproducir todos los fenómenos que dieron pie a esta emblemática región. Lo que sí podemos crear son polos de innovación y desarrollo, aprovechando las características propias de la región.

De la Madrid, E (2021, 25 de febrero)https://www.eluniversal.com.mx/

Teniendo en cuenta los cambios que supondrá la postpandemia, es importante contar con soluciones tecnológicas que le ayuden a las compañías y a sus colaboradores a adaptarse a este “nuevo futuro laboral” La tecnología ha demostrado ser de gran ayuda para la administración de la fuerza laboral mejorando los tiempos requeridos para los procesos manuales a través de la automatización.

Conforme avanza la tecnología, ésta se vuelve más poderosa e integrada, lo que ayuda a las organizaciones a mejorar sus procesos y disminuir sus tiempos de operación. En la administración de la Fuerza Laboral lo que antes tardaba días ahora puede tardar unas pocas horas con ayuda de una solución para automatizar los procesos manuales.

Con UKG (Kronos) las organizaciones pueden empoderar a sus equipos con soluciones de previsión de cobertura de personal y planificación de horarios, elimina la incertidumbre de la alineación del talento correcto, en el lugar correcto, a la hora correcta. Nuestras soluciones de planificación de horarios esta impulsadas por las funcionalidades avanzadas de inteligencia artificial (IA) de AIMEE™, eliminan los procesos manuales para ayudar a garantizar una cobertura de trabajo óptima para cada turno, todos los días. Y con una previsión más precisa de la cobertura de personal usted obtiene el entendimiento que necesita para prever mejor las necesidades de cobertura de personal. 

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Los Tres Desafíos Principales de la Gestión de Archivos (y Cómo Resolverlos)

¿Qué es mejor, procesar un archivo digital o uno en papel? Si ambos métodos requieren el mismo tiempo y esfuerzo, la respuesta entonces es ninguno de los dos.

Optimizar un proceso implica mucho más que solo comprar un nuevo software para ayudar en la gestión
de procesos. Se requiere una revisión minuciosa de los procesos de la organización y disminuir el número
de recursos que se necesitan para realizar las actividades. 

Este artículo describe tres pasos para optimizar las operaciones de su organización.  ¡CLICK AQUÍ!

 

 

Incremente la productividad en su organización.

Un sistema de Gestión Laboral le ayuda a incrementar la productividad de toda su organización y le permite una mejor administración de sus departamentos de Nómina y Recursos Humanos, permitiendo a su organización:

  • Obtener control de los costos laborales a través de la empresa.
  • Empoderar a los Gerentes y Supervisores con herramientas que les permitan administrar efectivamente sus recursos laborales.
  • Promover el autoservicio de los empleados para consultar su propia información, disminuyendo la presión sobre las áreas de Nómina y Recursos Humanos.

    Workforce Dimensions es una solución completa de administración de la fuerza laboral que permite a los empleados y a los gerentes centrarse en los objetivos comerciales sin estar limitado por sistemas obsoletos y procesos manuales, independientemente de la industria o región. Cuenta con una interfaz de usuario sencilla e intuitiva; una funcionalidad más fuerte para la solución de problemas específicos de la industria; informes y análisis profundos y la capacidad de cumplir con los requisitos globales de cumplimiento.

    Planificación de Horarios

    Cree horarios que satisfagan a los empleados y entreguen resultados de balance final.

    El intento de planificar horarios con una fuerza laboral diversa mediante hojas de cálculo y sistemas semiautomatizados puede producir con mayor frecuencia turnos con un exceso de dotación de personal, periodos de alta demanda con poco personal, tiempo extra excesivo, falta de compromiso de los empleados e incluso problemas de cumplimiento. ¿Cómo puede planificar el horario para la gente adecuada con las habilidades adecuadas en el lugar adecuado y en el momento adecuado sin exceder su presupuesto ni agotar a sus empleados?

    La solución de planificación de horarios de Workforce Dimensionselimina la incertidumbre de la planificación de horarios para ayudar a su organización a controlar los costos laborales, minimizar el riesgo de cumplimiento, mejorar la productividad de la fuerza laboral y aumentar el compromiso del empleado.

     Componentes

    Las soluciones de Gestión de Productividad Laboral dan herramientas a las organizaciones para optimizar la planeación, el seguimiento y el Análisis de sus datos Laborales.

    Programación de Turnos 

    • Automatiza el proceso de Programación de Turnos.
    • Facilita la toma de decisiones proactivas sobre el desempeño laboral.
    • Provee herramientas para realizar cambios y excepciones.
    • Mantiene información disponible a todos los niveles administrativos.
    • Contribuye de manera importante a la satisfacción y retención de empleados.

    Administración de Inasistencia

    • Automatiza los procesos manuales.
    • Calcula el tiempo disponible de inasistencia para los empleados.
    • Promueve el autoservicio por parte del empleado para programar inasistencias por vacaciones y demás.

    Tiempo & Asistencia

    • Automatiza los procesos manuales de recolección de tiempos.
    • Calcula las cifras de nómina con exactitud.
    • Mejora el control de los recursos laborales.
    • Hace cumplir de forma consistente las políticas de la compañía.

    Análisis Laborales

    • Provee análisis de los datos laborales para cada nivel de la Organización.
    • Integra Indicadores de Gestión.

La transformación digital como medio de creación de valor de las empresas.

La Transformación Digital permite a las organizaciones reorganizar sus métodos de trabajo y estrategias en general, para obtener más beneficios gracias a la implementación dinámica de las nuevas tecnologías. Esto se transforma en ahorros representativos y estrategias comerciales más acertadas… Estas preparado para nuestro nuevo destino?

Los sistemas de gestión de contenidos (ECM) permiten compartir, indizar, radicar, almacenar y en general administrar el flujo documental de una organización, desde su ingreso hasta su disposición final, tanto a nivel físico como digital.

Se basa en el concepto de administración documental distribuida, en el cual cada usuario puede crear su propio archivo documental y compartirlo con usuarios tanto internos como externos del sistema.

El sistema almacena todo tipo de contenido empresarial: documentos escaneados, documentos electrónicos, contenidos para Internet, archivos XML, fotografías, videos, archivos compactados, correo electrónico, mensajes instantáneos, foros de discusión, y en general cualquier formato de texto, video, audio o imagen. Además, permite escanear documentos de manera descentralizada y moverlos entre los usuarios responsables del procesamiento de los mismos, de acuerdo a flujos de proceso, tanto manuales como automáticos.

 Beneficios

  • Administra el ciclo de vida de los documentos.
  • Controla el acceso e integridad de la información.
  • Gestiona los contenidos de la organización.

Es la solución a varios problemas:

  • Alto costo en fotocopias, impresiones, faxes, mensajería.
  • Ineficiencia en los procesos productivos.
  • Extravío de Documentos.
  • Dificultad para obtener estadísticas de gestión.
  • Información dispersa en diferentes equipos.