Haz avanzar tu negocio con la digitalización y automatización

 

La documentación es una parte fundamental de cualquier empresa, en donde se resguarda toda la información importante, ya sea legal o referente a procesos creativos, información de clientes, historiales y mucho más; haciendo visible la importancia que tiene una documentación bien estructurada, permitiendo a las empresas garantizar un orden y así continuar su dinámica y seguir creciendo.

Aunque en el pasado, la documentación tradicional, con mucho papeleo y grandes bodegas para guardar y organizar era la única opción, hoy podemos decir con certeza que es una solución que más empresas empiezan a olvidar replantear, esto debido al avance tecnológico que ha permitido brindar soluciones más eficientes y productivas en todos los aspectos a la humanidad.

Naturalmente, la digitalización de documentos se ha convertido en un proceso frecuente en donde se busca desmaterializar la información, no solo con el objetivo de escanear papeles si no el de cambiar el enfoque de los procesos permitiendo la creación, registro, transferencia y acceso a los fondos y la integración con otras herramientas hasta constituir un sistema integral de información aprovechando todas las ventajas que esto supone.

Beneficios

  • Administrar el ciclo de vida de los documentos.
  • Controla el acceso e integridad de la información.
  • Gestionar los contenidos de la organización optimizando la eficiencia y la productividad.
  • Cumplimiento de la normatividad y disminución de los riesgos en litigios.

En definitiva, el proceso de digitalizar y automatizar la documentación, te permite obtener la información valiosa a la mano y disponible siempre que se necesite.

Conozca con nosotros la solución de digitalización y de gestión de contenido empresarial para mejorar la colaboración, optimizar las tareas diarias y transformar el funcionamiento de su organización.

Por eso en Tandem ofrecemos la mejor solución de digitalización de documentos y de gestión de contenido empresarial. Pregunta por nuestro servicio de ECM de Gestión Documental y Digitalización para implementar en tu empresa y así migrar a lo digital.

Instrumentos Archivísticos

Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento  y disposición final.

Entre los instrumentos archivísticos están:

 

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD

Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Constituyen uninstrumento archivístico que permite la c lasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico – funcional e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD

El Programa de Gestión Documental – PGD, es el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.

Tandem cuenta con amplia experiencia en la asesoría y consultoría para la actualización y creación de los instrumentos archivísticos tanto en organización del sector público como privado.

Para obtener mayor información por favor contactarse al 6 (01) 311 10 99 o al correo comercial@tandemweb.com

 

UKG implementa soluciones para reforzar productividad en industria manufacturera

En una industria donde los empleados checan tarjeta a la entrada y a la salida, con escasas oportunidades de entablar una buena relación con quienes están fuera de su línea de producción, ¿realmente importa la experiencia de los empleados? En resumen, sí, siempre y cuando las ganancias y los ingresos sean importantes.

El tema de la transformación digital no solo se basa en la tecnología, se basa en la gente, en cómo proporcionarle las herramientas que los hagan más productivas. Para esto, la empresa UKG proporciona la herramienta de la Administración de la Fuerza Laboral UKG Dimension para ayudar a las empresas a determinar con base en la demanda, la cantidad de personas que requieren y colocar a la persona con las habilidades correctas en el lugar correcto y el tiempo correcto. 

Jaime Cardoso, director de Marketing para UKG Latinoamérica, explicó que, por ejemplo, en las empresas manufactureras con esta solución se determina la cantidad de producción de ciertos bienes o productos y con esto detectan qué personas tienen las habilidades para utilizar cierta maquinaria o equipo y de alguna manera ponerlas en las líneas de producción. 

“El tema analítico de contar las métricas a nivel gerencial y operativo es sumamente importante de tal manera que uno de los beneficios es que tengan la visibilidad de quién está en el lugar de trabajo. En una empresa de más de 1,000 empleados es muy complicado, la visibilidad en tiempo real en un celular, tableta o computadora es crítico para la toma de decisiones. Contamos con inteligencia artificial que ayuda al gerente de planta con recomendaciones en función de la data que recolecta el sistema en cómo gestionar la programación laboral o cambios de turnos, etcétera”. 

Asimismo, el directivo comentó que en un principio la pandemia tomó por sorpresa a todas las industrias, pero se ha reaccionado a pasar de una situación de entendimiento a estar avanzando y a ser más creativos. “Dentro de esta incertidumbre, la certidumbre es que esto va a seguir y necesitamos una forma adecuada de gestionar a las personas para que no se contagien.  Las empresas están buscando soluciones para asintomáticos, tenemos un poco de conciencia y hay empresas que por desconocimiento de soluciones no toman el tema de planificación de prevención”.

Tomado de: Mexico Industry
https://mexicoindustry.com/noticia/ukg-implementa-soluciones-para-reforzar-productividad-en-industria-manufacturera-

 

Guía de soluciones de UKG Dimensions

Proporciona una experiencia de usuario innovadora y una visión más profunda de sus prácticas de gestión de la fuerza laboral.

Impulsado por nuestra plataforma inteligente UKG D5 Platform ™, la primera en la industria, UKG Dimensions ™ representa la próxima generación de tecnología para la fuerza laboral.

La automatización de los procesos críticos de la fuerza laboral, como el cronometraje, la programación y la gestión de licencias, sigue siendo el núcleo de las soluciones de gestión de la fuerza laboral más eficaces. Pero para estar preparada para el futuro, una nueva solución debe aprovechar las últimas tecnologías inteligentes.

Sobre la base de nuestra larga historia de ofrecer innovación en la fuerza laboral, UKG Dimensions se creó desde cero para administrar la fuerza laboral del futuro hoy. Cada dimensión (la arquitectura subyacente, la experiencia del usuario, la funcionalidad, la integración, el acceso a los datos, la entrega y el soporte) está diseñada para ayudarlo a optimizar su recurso más valioso: su gente.

Con el respaldo de nuestras décadas de conocimiento del dominio y la poderosa plataforma UKG D5, UKG Dimensions proporciona una experiencia de empleado sin precedentes y niveles sin precedentes de conocimiento operativo en sus prácticas de gestión de la fuerza laboral, lo que le permite:

  • Trabaje a su manera: Para empoderar e involucrar a su fuerza laboral, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo
  • Trabaje de forma más inteligente: Optimizando las prácticas de gestión de la fuerza laboral y proporcionando conocimientos para ofrecer mejores resultados comerciales
  • Trabaje en una nube moderna: Que aproveche las nuevas tecnologías y funcione a la perfección con sus sistemas existentes

Descargue esta Guía de soluciones de UKG Dimensions para obtener más información sobre este emocionante avance en la gestión de la fuerza laboral y cómo puede involucrar e inspirar a su gente para que alcance más plenamente los objetivos de su organización.

 

De qué se trata la custodia de documentos

El crecimiento desmesurado de documentos hace que con el tiempo las organizaciones tengan mucha información ocupando espacios que podrían ser utilizados por otras áreas estratégicas de la compañía.

Nosotros líderes en Gestión Documental, garantizamos la custodia y conservación de la documentación física y medios magnéticos. Cumplimos con los estándares más altos de calidad desde los servicios más sencillos que pueda requerir una pequeña empresa hasta los procesos más complejos requeridos por una gran empresa o la Administración Pública.

El valor diferencial Tandem es que nuestros centros de custodia cuentan con todos los sistemas de seguridad física e industrial para la prestación del servicio. Nuestras instalaciones están dotadas con tecnología avanzada y exigente del mercado que nos convierten en la mejor opción para la custodia documental de su organización.

Infraestructura para almacenamiento y custodia de archivos

El proceso de custodia de archivos es una de las principales fases en el ciclo de vida de la documentación y, a lo largo de este ciclo, la protección de los datos custodiados es uno de los factores más importantes.

El almacenamiento de archivo físico permite a las organizaciones:

  1. Volver a contar en sus oficinas con el espacio físico que durante años han destinado a guardar cajas de documentos que generalmente no consultan.
  2. Eliminar focos de posibles incendios, enfermedades y de plagas destructoras que generalmente atrae cualquier archivo sin atención.
  3. Asegurar información VITAL como contratos laborales y contratos ejecutados con terceros, certificaciones, actas, historias clínicas, entre otros de ley que eventualmente pueden salvarle de una acción judicial.
  4. Evitar el saboteo ocasionado por la falsificación, saboteo o fraude a sus archivos físicos.
  5. Evitar sanciones, multas e investigaciones por el deterioro de documentos con valor histórico tanto para la entidad como para la nación.

Si por su sistema de trabajo interno, la empresa no requiere la externalización de la custodia de sus archivos, y cuenta con unas instalaciones adecuadas y seguras, puede optar por la organización y administración de los mismos, para lo cual disponemos de personal especializado en la gestión documental que se desplaza a las instalaciones del cliente para organizar y gestionar el archivo.

Para obtener mayor información por favor contactarse al 6 (01) 311 10 99 o al correo comercial@tandemweb.com

Kodak Alaris captura distribuida

Las soluciones de captura distribuida de Kodak Alaris permiten el desarrollo de aplicaciones personalizadas para los clientes.

En la actualidad la captura de información, distribución de la misma y vinculación con procesos clave de la empresa se ha vuelto algo indispensable para los negocios de todo tipo que ante la nueva realidad de trabajo híbrido se han visto en la necesidad de migrar a una transformación digital.

El panorama actual nos presenta una realidad donde existe una gran cantidad de datos empresariales que deben ser procesados con agilidad y para los cuales se requiere un sistema inteligente y un enfoque integrado para la captura de información para lograr la verdadera transformación digital.

Es en este contexto donde la tecnología de captura distribuida de Kodak Alaris ayuda a automatizar procesos comerciales a través de soluciones de escaneo inteligente que funcionan con tecnología out of the box y cuya capacidad de integración es inmediata con los aplicativos existentes. Dentro de la captura distribuida se encuentra la serie S3000 la cual es una solución segura y confiable no solo ante posibles hackeos sino también gracias al software de Perfect Page que optimiza las imágenes con precisión y desbloquea información incluso de documentos gravemente dañados.

Entre las principales ventajas que tienen las soluciones de Captura distribuida de Kodak Alaris se encuentran las siguientes.

Velocidad: para acelerar los procesos de negocio y aumentar la productividad mediante herramientas de SW y equipos dedicados.
Precisión: reduce errores, retrabajos y riesgos comerciales con la tecnología de captura de información más precisa del mundo.
Rentabilidad: que aumenta sus resultados con el ahorro de costos Beneficio y fiabilidad.
Automatización de procesos: Mejora en la forma de distribuir la información digitalizada acorde a las diversas áreas de negocio de una empresa.
Seguridad en la información sensible: Una vez digitalizada la información ésta solamente es entregada a la persona y al área correspondiente.
Disponibilidad de la información: Los datos digitalizados serán más fácilmente encontrados y con la disponibilidad de ser compartidos y manipulados.
Ahorro de costos por almacenamiento de papel físico: El empleo de un escáner profesional permite que reducir los costos mensuales por compra y almacenamiento de papeles

Los equipos que comprenden esta gama de soluciones son los modelos S3060, S3100f, S3100, S3120
Las Soluciones de Captura distribuida de Kodak Alaris ayudan a las empresas a que encuentren en el camino adecuado hacia la transformación digital de manera simple implementando procesos nativos para resolver las problemáticas de este mercado tan demandante, además de que en este segmento los socios de negocio de la marca pueden también desarrollar aplicaciones personalizadas a las necesidades de sus clientes.

Al respecto Sandra Gálvez, Latam Marketing Manager de Kodak Alaris comenta: “En Kodak Alaris nos hemos preocupado no solo desarrollar equipos y soluciones robustas de digitalización sino también de dotarlas con la facilidad de poder crear aplicaciones personalizadas que le representen mejores oportunidades de negocio para nuestros distribuidores.”

Hoy por hoy la captura distribuida es sin duda el siguiente nivel en el proceso de transformación digital de las empresas, en un entorno donde cada vez se demanda más a las organizaciones que sean más eficientes en la captura y manejo de información que reciben y generan a diario para mantenerse vigente en un mundo que permanentemente está conectado a través de Internet como vínculo primordial de hacer negocios.

Tomado de: https://playmarketing.net/conociendo-la-situacion-actual-de-kodak-alaris-y-la-propuesta-para-apoyar-a-los-canales-tic/

Semana Laboral: ¿Momento de re-considerarlo?

Es un hecho que desde el inicio del confinamiento causado por la pandemia de COVID-19, tanto las personas como las empresas han tenido que afrontar muchísimos retos, pero se ha logrado romper muchos paradigmas y tabúes que antes de esto no nos atrevíamos a considerarlos. Un ejemplo de esto es el “Home Office” que, aunque algunas empresas ya consideraban esta práctica de manera esporádica, se implantó en casi todas las empresas como el principal medio de trabajo. Igualmente, la situación actual demandó un incremento en la flexibilidad de horarios para permitirles a sus colaboradores adaptarse al cambio drástico que significó laborar desde casa y lidiar con sus familiares e hijos compartiendo el mismo espacio. Estas soluciones que fueron implementadas durante el año pasado de manera inesperada, demostraron todo el potencial que tienen, logrando vencer muchas reticencias que tenían los gerentes anteriormente. En sí, estos gerentes pudieron experimentar en su día a día el valor de trabajar por objetivos, buscando ser más productivos en el manejo del tiempo, que tener a sus colaboradores sentados en sus cubículos en una oficina esperando ansiosamente que sea la hora de salida.

Ahora que ya muchas empresas experimentaron con un método de trabajo radicalmente diferente al que estaban acostumbrados, es buen momento para seguir cuestionando y revisando nuestras estructuras laborales para encontrar alternativas que aumenten la seguridad y la productividad de las organizaciones, así como el bienestar de nuestros colaboradores. La siguiente etapa que se puede avistar es que, al finalizar la crisis sanitaria, las empresas regresen a sus oficinas en un sistema híbrido de acuerdo con las necesidades de cada una. Esto significa que los colaboradores vayan a la oficina algunos días de la semana y los demás estén laborando desde casa, o que solo se presenten para juntas específicas, pero regresar a laborar en el esquema anterior ya no será una realidad.

El modelo de trabajo híbrido es una evolución que ya se está dando, pero es importante replantear la discusión y cuestionar verdaderamente nuestra forma de trabajo para encontrar soluciones a algunas problemáticas que se han estado presentando como el cansancio extremo y el ausentismo no planeado. Una solución que cada vez parece más realista sería reducir la semana laboral a cuatro días tal y como se ha estado planteando en varios lugares del mundo. Es más, ya varias empresas en diferentes países han estado experimentando con este sistema, como por ejemplo Unilever Nueva Zelanda y Microsoft Japón. Esta propuesta disruptiva fue analizada en 2018 en un estudio del Workforce Institute de UKG (antes Kronos) en el que se entrevistaron a casi 3,000 empleados en ocho países (Australia, Canadá, Francia, Alemania, India, Reino Unido, los Estados Unidos y México), y que arrojó que casi la mitad (45 por ciento) de los trabajadores de tiempo completo dicen que debería tomarles menos de cinco horas cada día hacer su trabajo si laboraran sin interrupciones, mientras que tres de cada cuatro empleados (72 por ciento) trabajarían cuatro días o menos por semana si el pago se mantuviera constante. 

Pero esta semana de cuatro días no es solo para los colaboradores de oficina, sino también es una opción interesante para los trabajadores de primera línea ya que estos igualmente han estado trabajando bajo esquemas diferentes a las anteriores a la pandemia y, en muchos casos, han logrado rebasar su productividad a pesar de las limitaciones sanitarias. Por lo que se podría considerar diferentes estructuras de trabajo para ser probadas y determinar su viabilidad para integrarlas en la semana laboral.

Ahora con los cambios que se vendrán con los procesos de vacunación y una realidad que nunca regresará a lo que era antes, es importante reconsiderar esta propuesta. Adicionalmente, las empresas ya están en procesos de revisión de sus políticas internas por lo que sería un buen momento para cuestionar si reducir la semana laboral a cuatro días es una posibilidad. Las organizaciones que están prestando atención a las necesidades de sus colaboradores, adaptando sus procesos y políticas internas serán las mejor posicionadas para atraer y retener talento.

Esto significa que reducir la semana laboral a cuatro días podría ser una opción que considerar y que los colaboradores estarían abiertos a tomarla. Este cambio sería un proceso a largo plazo y se tendría que hacer contemplando las diferentes situaciones que se pudieran presentar, pero el hecho de abrir la conversación y de tomar medidas para el mejoramiento de la vida laboral de los colaboradores es un acto de valentía y de reconocimiento hacia ellos.

Por: Jaime Cardoso, Director de Marketing para UKG Latinoamérica

¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA?

Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, están introduciendo nuevas prácticas y formas de gestionar los documentos y se han vuelto una herramienta fundamental para el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información. Sin embargo, es necesario establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final, pues cada decisión asociada al tratamiento de dichos documentos tendrá efectos sobre el patrimonio documental.

La industria ha ido evolucionando, las tecnologías han madurado y a través de este proceso de maduración se han incorporado nuevos conceptos y acrónimos, cada uno con distintos propósitos y significados.

El principio clave a considerar al utilizarlos es que, independientemente de si la información electrónica es un “documento”, un “documento de archivo”, un “dato” o “contenido”, la concepción de la información es la misma, es “electrónica” y debe ser gestionada por al menos un componente tecnológico.

La razón de que estos términos cambien constantemente obedece a que muchos proveedores, firmas de marketing, la industria en general, analistas y consultores consideran que es más fácil incorporar un nuevo concepto para describir una nueva variante de las tecnologías básicas que se producen, es decir una moda.

Dentro de los términos referentes a sistemas de información asociados al control y gestión de documentos se han identificado:

 

El Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS, por sus siglas en inglés), es un sistema de software que controla y organiza los documentos en toda la organización, independientemente de que se hayan declarado como documentos electrónicos de archivo o no.

 Un EDMS normalmente incluye:

• Creación y captura de contenido y documentos.

• Indexación, acceso, almacenamiento, y recuperación de contenidos y documentos.

• Edición y revisión de contenidos y documentos.

• Procesamiento de imágenes.

• Flujo de trabajo de documentos / gestión de procesos empresariales (BPM).

• Distribución de documentos.

• Repositorios de documentos.

Los EDMS son herramientas que facilitan la creación, edición, modificación y la distribución de documentos electrónicos generados como resultado de la gestión operativa de una unidad organizativa en una entidad, en donde pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento y almacenar documentación de apoyo que se considere pertinente para la tramitación. Se puede concluir entonces que los EDMS manejan documentos que hacen parte de archivos de gestión que pueden cambiar como resultado del trabajo diario.

Ahora bien, partiendo de la premisa que para implementar la gestión de documentos electrónicos se requiere de tecnología con funcionalidades particulares que cubran las actividades necesarias para la gestión durante su ciclo de vida, se hace necesario que cada organización antes de adquirir herramientas tecnológicas realice un análisis de necesidades y definición de requerimientos previos.

Importancia, beneficios y retos en la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo – SGDEA

Importancia

La información es un activo importante para toda organización facilita la toma de decisiones asegura la transparencia de la gestión y constituye su memoria institucional.

Por su parte, la gestión documental comprende una serie de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, gestión y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y por ende de la información contenida en ella, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su utilización y conservación.

Generalmente se asocia al sistema de gestión documental con la implementación de una herramienta tecnológica, sin embargo no es así, por cuanto un sistema de gestión documental va más allá, es decir obedece a la definición e implementación de principios, lineamientos y estándares para la gestión del ciclo de vida de la información (creación, uso, mantenimiento, acceso, disposición final, conservación y preservación) contenida en cualquier soporte y medio, es decir almacenada en documentos, en donde la incorporación de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) por sí misma no constituye una herramienta (factor) determinante, sino que contribuyen de manera significativa a propiciar el fortalecimiento de la función archivística de la entidad por cuanto permiten el uso y acceso de la información en tiempo real generando ventajas competitivas a la hora de realizar trámites, tomar decisiones, rendir informes, entre otras.

El SGDEA como sistema de información reúne características o funcionalidades destinadas a gestionar documentos electrónicos de archivo e incluso en soporte papel y otros análogos, para los cuales se deben establecer requisitos puntuales que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo.

La finalidad del SGDEA es facilitar la organización de los documentos, controlarlos, manteniendo su vínculo archivístico, orden original y de procedencia y la relación entre las distintas agrupaciones documentales (fondo, sección, subsección, series y subseries documentales), permitiendo así la conformación de expedientes electrónicos íntegros y garantizando las transferencias documentales entre sistemas cuando sea necesario así como la eliminación, conservación temporal o preservación a largo plazo de acuerdo a lo contemplado en las Tablas de Retención Documental, que junto con los Cuadros de Clasificación Documental, Inventarios Documentales, Tablas de Control de Acceso y demás herramientas estratégicas de gestión y de control documental, apoyan el correcto desarrollo e implementación del SGDEA.

Para la realización de transferencias documentales primarias y/o secundarias de expedientes electrónicos entre diferentes Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos, ya sea por supresión, fusión, liquidación, cambio o traslado de competencias, actividades o funciones entre entidades o porque se cumplieron los tiempos de retención en el Archivo Central y se debe transferir la documentación a otros sistemas de gestión de información de otras entidades. Es importante como se señaló en el ítem “Almacenamiento”, seguir las directrices que sobre la materia ha definido el Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta que los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de gestión a lo largo del tiempo, bajo el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales e internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes, así como definiendo un procedimiento claro para efectos de realizar la transferencias documentales bajo principios de ética y transparencia, asegurando la integridad de la información en todo momento y lugar.

Beneficios

Con la implementación del SGDEA, las entidades tendrán los siguientes beneficios:

 Conozca más ¡AQUÍ!

 

UKG impulsa la excelencia operativa para 5,500 fabricantes de todo el mundo durante la masiva interrupción en la cadena de suministro

En respuesta a la pandemia de COVID-19, la fluctuación de la demanda, las condiciones comerciales siempre cambiantes y la dinámica variable de los empleados, los fabricantes están transformando digitalmente sus negocios y aprovechando todo el potencial de su gente para lograr la excelencia operativa con una experiencia de fuerza laboral conectada de UKG (Ultimate Kronos Group).

Más de 5,500 fabricantes -incluyendo ADVICS North America, Inc., Argos USA, Butterball, Climate Control Group, EDP Renewables, General Motors, Hoyt Archery, Komatsu Limited, Mosaic, ProcessBarron, Roseburg, Weir ESCO y Yamaha Corporation of America- aprovechan de UKG para optimizar las operaciones de las personas y proporcionar una experiencia tecnológica racionalizada en el trabajo. La Automatización y la Inteligencia Artificial (IA) impulsadas por UKG ProUKG DimensionsUKG Ready y UKG HR Service Delivery están mejorando la calidad de las decisiones operativas y ayudando a satisfacer una serie de necesidades diversas y exigentes en todos los aspectos de la fabricación.

“En el mercado laboral actual y en el cambiante mundo del trabajo, las tecnologías de capacitación de los empleados son fundamentalmente esenciales para construir y fortalecer nuestra cultura”, dijo Darlene Womack, directora corporativa de RRHH de ADVICS América del Norte, Inc. “Nuestra solución UKG ofrece una automatización inteligente y herramientas fáciles de usar que dan a todos los miembros de nuestro equipo la movilidad, el empoderamiento y la flexibilidad que merecen en un sistema de gestión de la fuerza de trabajo.”

Con las soluciones de gestión del capital humano (HCM), nómina, prestación de servicios de RRHH y gestión de la mano de obra de UKG, los manufactureros están capacitando a todos los miembros de sus plantillas -desde los directivos de la empresa hasta los de primera línea- para tomar decisiones más rápidas e inteligentes que impulsen la excelencia operativa continua. Los gerentes pueden implementar estrategias de programación inteligentes para alinear con precisión la mano de obra con la demanda, aumentar la productividad y la eficiencia, y controlar los costos de mano de obra, al tiempo que elimina las tareas manuales, agiliza los procesos de back-office, y ayuda a simplificar el cumplimiento. Además, las soluciones hechas a medida para la industria, incluyendo UKG Dimensions Activities, proporcionan a los fabricantes visibilidad en tiempo real de los datos de la actividad laboral en el taller y una visión de cómo las operaciones se están desempeñando en comparación con los objetivos de productividad y los puntos de referencia.

En otros casos, el poder de la IA proporciona recomendaciones inteligentes alineadas con las reglas de trabajo predefinidas que permiten a los colaboradores gestionar de forma independiente sus propios horarios (es decir, publicar, intercambiar o elegir un turno) sin la aprobación del gerente, incluso desde una aplicación móvil UKG, si así lo desean. Esto también da libertad a los gerentes para dedicar su tiempo a importantes iniciativas de equipo y de negocio, como compartir comentarios regulares con los miembros del equipo por hora y ayudarles a entender cómo su rendimiento contribuye a los objetivos de la empresa.

“La aplicación móvil UKG y el acceso directo han revolucionado la forma en que los colaboradores piensan en sus trabajos”, dijo Christina Goins, gerente de compensación y beneficios en ProcessBarron. “Aunque muchos de nuestros colaboradores han estado con nosotros durante más de 20 años y no están acostumbrados a la nueva tecnología, más de la mitad de nuestros empleados adoptaron la aplicación móvil dentro del primer año de su lanzamiento.”

A medida que la brecha laboral de la industria se amplía tras la pandemia y los manufactureros se comprometen cada vez más a mejorar la experiencia de los miembros del equipo como medio para reclutar, retener y motivar de forma competitiva a los colaboradores cualificados, las soluciones de UKG Wellbeing at Work ayudan a sentar una base sólida para que los líderes de RRHH y los gerentes de primera línea se comuniquen con transparencia, construyan confianza en el lugar de trabajo, protejan a su gente y diseñen y adapten estrategias empresariales flexibles para garantizar la salud de la organización a largo plazo.

“Las tecnologías relacionadas con la planta y la producción desempeñan un papel fundamental en la manufactura moderna en medio de la ‘Industria 4.0’, sin embargo, son las personas las que aportan el mayor valor y siguen siendo el factor número 1 en la capacidad de cualquier organización para alcanzar sus objetivos operativos y financieros”, dijo Kylene Zenk, directora de la práctica de manufactura en UKG. “Para crear un entorno en el que todos los miembros del equipo, independientemente del nivel o del departamento, quieran trabajar y desarrollar sus carreras, los fabricantes deben ampliar el alcance de sus estrategias digitales para desarrollar una experiencia laboral habilitada por la tecnología en la que las personas se sientan capacitadas, apoyadas y valoradas”.

“Alcanzar la excelencia operativa no es un hecho puntual, sino un ciclo continuo que evoluciona cada día a medida que cambian las condiciones y en el que intervienen muchos estratos diferentes”, dijo Chris Todd, presidente de UKG. “Si hemos aprendido algo en el último año, es esto: La forma en que una empresa planifica y responde al cambio es lo que le permite prosperar. La tecnología por sí sola no es suficiente: las organizaciones de manufactura deben combinar las políticas y los procesos centrados en las personas con la tecnología para transformar realmente su negocio y, lo que es más importante, fortalecer su cultura.”

Tomado de: https://www.ukg.com/es-MX/sobre-nosotros/sala-de-redaccion/ukg-impulsa-excelencia-operativa-5500-fabricantes-todo-mundo-durante-masiva-interrupcion-cadena-suministro

 

¿Qué es la digitalización certificada?

La digitalización certificada es un mecanismo que permite asegurar la autenticidad y la fidelidad del proceso de digitalización de los documentos. Impone una serie de requisitos sobre el proceso de digitalización:

  • El formato y la calidad de la imagen;
  • El aseguramiento de la calidad del proceso completo de digitalización;
  • La seguridad del proceso, haciendo imposible la manipulación de la imagen digitalizada;
  • La inclusión de una firma digital con estampa cronológica asegurando la validez del escaneo.

El concepto de digitalización está bastante interiorizado en la comunidad que trata con soportes físicos como el papel, las cintas de audio, las videocasetes, el microfilm, etc. Es una técnica de transferencia de información que convierte los datos o las señales analógicas, en una representación digital, que por principio intenta respetar todo el contenido informativo capturado, para hacer del resultado un nuevo documento lo más parecido funcionalmente al original.

Cuando añadimos la expresión Certificada, Digitalización Certificada, significa que el resultado de la digitalización tiene un mayor grado de seguridad procedimental y tecnológica que la simple digitalización, y produce como resultado un nuevo documento que representa de forma verdadera al documento que se procesó, siendo posible validar que el nuevo documento, es íntegro y representa fielmente al original, con lo que es posible afirmar que tiene las mismas consecuencias legales.

Una de las cosas más importantes es el enfoque de uso práctico para la Digitalización Certificada que difiere si los documentos se encuentran en un Fondo Acumulado o, por el contrario, es aplicada sobre aquellos que están llegando o generándose con base en la producción documental de una organización.

El caso del fondo acumulado parece ser más sencillo de resolver. Cuando los documentos ya están creados y se encuentran en estado precautelar, es lógico que dependiendo de los tiempos de retención y especialmente la valoración asignada, la Digitalización Certificada apoya fuertemente una destrucción de aquellos documentos carentes de valor permanente. Resulta obvio que si una organización invierte en procedimientos y técnicas de digitalización que garanticen la autenticidad e integridad, el papel puede ser destruido, encontrando en el nuevo objeto digital, un substituto funcional y legal del documento original. El concepto de Digitalización Certificada, otorga la posibilidad de destrucción de los soportes físicos, a pesar de requerir un análisis particular sobre las agrupaciones documentales en que se aplica.

El otro escenario, el caso de la documentación que se está tramitando, también puede ser objeto de digitalización y el ejemplo representativo que están llevando a cabo muchas organizaciones actualmente es realizar la captura desde la ventanilla de recepción de documentos. Esta mecánica permite devolver al usuario los soportes físicos y resolver los trámites a partir de copias digitales de los documentos. Si bien se observa que esta práctica trae consigo una significativa reducción en el uso de papel, surgen inquietudes difíciles de detectar en esta fase y que solo son detectadas posteriormente. Cuando tiempo después nos percatamos que el documento que originalmente fue un soporte papel y ahora es exclusivamente digital, tiene valor permanente y condición de documento histórico, ya no tenemos el “original” para conservarlo y disponemos solo de una “copia” para hacerlo. Es aquí precisamente, donde se diferencia la Digitalización de la Digitalización Certificada. Es esta última la que aplica de manera rigurosa para garantizar que aún sin el soporte papel, la organización dispone de copias auténticas e íntegras, no solo para tramitar el asunto, sino especialmente para aplicar los principios de organización técnica archivística sobre este soporte.

De esta manera el proceso de digitalización de documentos a través de una empresa certificada, permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Como hemos visto, esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.

Conozca más de la Guía 5 de digitalización de documentos de la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa del MinTICs ¡AQUÍ!