Herramientas de rastreo de contactos de empleados

Agilizar la identificación de los trabajadores afectados.

Kronos está monitoreando activamente el COVID-19 (comúnmente conocido como coronavirus) y está adoptando los pasos necesarios para asegurar un ambiente de trabajo y de negocios seguro y productivo para los empleados, clientes, proveedores y otros.

Por lo anterior desarrolló para sus clientes una serie de informes automatizados para el seguimiento de contactos de los empleados.  Disponibles para Workforce Dimensions y Kronos Workforce Central a nivel mundial sin cargo adicional.

Cómo lo hace

Cuando alguien está infectado con una enfermedad contagiosa, es fundamental identificar rápidamente a las personas con las que ha estado en contacto. En el lugar de trabajo, este proceso puede ser engorroso sin visibilidad sobre quién estaba trabajando, cuándo y con quién.

Tener una herramienta para identificar rápidamente a los empleados que pueden haber estado en contacto con una persona afectada es clave.

Kronos ahora ofrece una herramienta de seguimiento de contactos de empleados para ayudar a las organizaciones a identificar posibles contactos. La herramienta utiliza el marcaje del empleado que ya han sido recopiladas por el sistema Kronos para ayudar a identificar contactos potenciales que estaban trabajando en una ubicación identificada al mismo tiempo que el empleado afectado.

La herramienta de búsqueda de contactos es fácil de usar. Simplemente ingrese el número de identificación de un empleado, las ubicaciones de interés y el rango de fechasa buscar. Se enumerarán todos los empleados que cumplan con esos criterios que registraron durante ese tiempo. No se requiere ni se utiliza información relacionada con la salud para compilar el informe.

Para mayor información nos puede contactar así:

Liliana Morales
Liliana.morales@tandemweb.com
Celular: 316 560 6484

Área Comercial Tandem
Celular: 310 697 5232

 

Consulte a su área jurídica sobre cualquier inquietud sobre temas de privacidad relacionado junto con el uso y distribución de este informe.

Pasos de seguimiento de contactos

Paso 1 Identificación del contacto: una vez notificado de un diagnóstico presunto o positivo, identifique a cualquier persona en contacto con una persona afectada desde el inicio de la enfermedad.

Paso 2 Lista de contactos: Toda persona identificada como que ha tenido contacto con la persona afectada debe aparecer como contacto y notificada.

Paso 3 Seguimiento de contactos: se debe realizar un seguimiento regular con todos los contactos para controlar los síntomas y detectar signos de infección.

 

 

 

 

PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD DE TANDEM 

En cumplimiento de las disposiciones legales y sanitarias, Tandem ha adoptado varias medidas para evitar la exposición de sus colaboradores y demás personal con quien se exponga el recurso humano de la empresa. lo invitamos a conocer nuestro protocolo de bioseguridad ¡AQUÍ!

MY PALTIME TU COMPAÑERO DE LABORES

My PalTime es una novedosa herramienta de simple implementación, con reconocimiento facial para realizar control de tiempo y asistencia desde cualquier dispositivo móvil. Disponible para iOS y Android.
Se integra perfectamente con Kronos Workforce Dimensions, permite el marcaje a través del reconocimiento facial, utilizando los teléfonos celulares de los propios empleados, permitiendo ejecutar distintos marcajes durante su jornada de trabajo, asegurando, al mismo tiempo, un marcaje a prueba de suplantación de identidad gracias al uso continuo de un sistema “machine learning” que permite el reconocimiento de cada empleado para registrarlos con precisión en sus respectivos turnos.
Con un solo paso es posible convertir un simple celular en un dispositivo para marcaje de uno o muchos de tus colaboradores. Esto implica una gran reducción en los costos. Además, con los mecanismos biométricos podemos reducir la posibilidad de fraudes cometidos en lo que la asistencia respecta.
Con esta aplicación Tandem espera mitigar lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio en su circular N. 002 del 24 de marzo 2020, donde ordena a todos los responsables y encargados de naturaleza pública o privada abstenerse de recolectar o tratar datos biométricos utilizando huelleros físicos, electrónicos, o cualquier otro mecanismo que permita el contagio del coronavirus a través de contacto indirecto.

Operaciones y ventajas

Sincronización Nativa con Kronos WorkForce Dimensions
Su diseño y desarrollo se basa en la integración e implementación natural entre ambas plataformas.

 Geolocalización
Verificación del punto de marcaje utilizando el GPS integrado del smartphone.

 Puede elegir la forma de marcar que más le acomode
Puede escoger entre métodos de marcaje, modos de conexión y restricciones de marcaje que desee.

 Un Smartphone, Un Reloj Control Biométrico
Transforma un Smartphone en un Reloj control Biométrico en pocos minutos, pudiendo este ser de uso individual o masivo para tus colaboradores.

 Marca Online y Offline
Puedes almacenar tus marcas hasta la próxima conexión a internet.

 

Estamos aquí para ayudarle

Ofrecemos seis meses de Laserfiche Cloud sin costo a organizaciones en el sector de la salud

Laserfiche tiene la visión de crear un software que transforma vidas, y en seguimiento a esta visión, estamos ofreciendo Laserfiche Cloud sin costo alguno por seis meses a las organizaciones en el sector salud que están combatiendo el COVID-19. Esto representa una oportunidad de tiempo limitado para hacer uso del modelo de crecimiento rápido y de las potentes funcionalidades de Laserfiche Cloud para ayudar con la carga operacional que las organizaciones en el sector salud están experimentando al estar dando servicios de atención médica en medio de esta pandemia.

Alentamos a que entidades públicas, privadas y sin fines de lucro que ofrecen servicios médicos esenciales al público tomen ventaja de esta oferta. Se estarán aceptando solicitudes hasta el día martes, 30 de junio de 2020 a las 12 p. m. PST (hora pacífico). Si quieres saber más contáctese con nosotros.

Solicite 6 meses gratuitos de Laserfiche Cloud ¡AQUÍ!

 

 

Cómo la automatización de procesos mejora el teletrabajo

Antes de que se iniciara la pandemia de COVID-19, las organizaciones habían comenzado a aceptar el teletrabajo como algo inevitable. Si bien ha habido picos y valles con empleados que trabajan desde casa, la tendencia general ha ido en aumento.

Pero, como es natural, con la rápida propagación de la COVID-19, las empresas se han apresurado a adoptar tecnologías de trabajo remotas a un ritmo impensable. Estamos en medio de un cambio masivo que tuvo lugar de la noche a la mañana, y ya nunca volveremos a trabajar como lo hacíamos antes de esta pandemia.

Ahora bien, permitir a los trabajadores cumplir sus labores desde el hogar proporciona una gran cantidad de beneficios, tanto para los empleados como para las empresas. Un ejemplo, los empleados pueden reducir los gastos y el estrés por los desplazamientos, sacar mejor provecho de su agenda diaria y mejorar el equilibrio del tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal.

Algunas organizaciones tienen procesos que aún dependen de la interacción física y el flujo de trabajo manual. La persistencia de este enfoque de la vieja escuela puede deberse a una variedad de razones: a) Hay quienes prefieren documentos impresos para realizar ediciones / cambios, b) el sistema funciona, aunque de forma lenta e ineficiente, c) existe cierto temor a la tecnología, d) algunas compañías escogen no cambiar por temor a problemas de cumplimiento, entre muchas otras.

Hoy más que nunca, la coyuntura del COVID-19 ha puesto en evidencia las limitaciones de los procedimientos manuales. Las empresas ahora están tratando de encontrar formas de digitalizar los flujos de trabajo para mantener los procesos y las operaciones en funcionamiento con una fuerza de trabajo remota.

Para facilitar la vida de estos trabajadores remotos durante estos tiempos difíciles y más allá de ellos, es necesaria la automatización de procesos.

Las ventajas que la automatización proporciona son muchas y resultan evidentes desde la primera ejecución de un proceso: simplificación de tareas, disminución del riesgo al error humano, aumento de productividad y calidad, mejores tiempos de respuesta, uniformidad y reducción significativa de los costos.

En resumen, la automatización de procesos facilita la integración de la información dentro de la organización y permite un enfoque centrado en el cliente, lo que mejora más aun el trabajo a distancia.

Cuando las compañías evalúen su nivel de digitalización de procesos Core y se comprometan a impulsar iniciativas en materia de transformación, podrán disparar el potencial en todos los niveles de la organización.

Deshágase del papel, digitalice sus documentos, automatice sus procesos y permita que las personas correctas accedan a la información correcta en el momento correcto.

 

De acuerdo con un estudio de la Universidad de Texas, las compañías de la lista Fortune 1000 pueden ganar 2 mil millones USD por año en productividad de los empleados al aumentar la usabilidad de sus datos en un 10 por ciento.

Sin embargo, cerca del 80 por ciento de los datos empresariales, incluidos correos electrónicos, fotografías, videos, contenido de redes sociales y documentos de texto, no están estructurados, y la mayoría de las organizaciones siguen sin poder aprovecharlo.

El uso de la tecnología para aumentar la eficiencia es un paso importante para transformar su organización en un lugar de trabajo digital. Pero para la mayoría, puede ser difícil saber dónde, o incluso cómo, comenzar.

Laserfiche desarrolló un Modelo de Transformación Digital para proporcionarle un mapa estratégico de las soluciones que está buscando.

 

Este marco identifica las cinco fases a través de las cuales toda organización debe avanzar para convertirse en un lugar de trabajo digital

Beneficios de un Gestor Documental Para las Empresas

La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos administrativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de los documentos desde su creación, su gestión, publicación y su disposición final, ya sea que se presenten en formato en papel o en forma digital, audio, video fotografía o correo electrónico.

Hace veinte años el enfoque de la administración de información dependía de la digitalización de documentos, la facilidad de convertir documentos de papel a imágenes, ahorrando espacio de almacenamiento y tiempo de acceso, posteriormente las organizaciones dieron un gran salto a la administración de documentos con tecnología que administraba imágenes de documentos y documentos electrónicos durante sus ciclos de vida, incluyendo captura, clasificación, control de acceso a los documentos y archivo. En la actualidad las organizaciones exitosas requieren más que la administración de documentos, necesitan optimizar el proceso de toma de decisiones obteniendo el contenido apropiado y entregándolo a las personas correctas en el momento preciso.

  • Captura de Información. Eficacia y eficiencia en la extracción de la información que necesita como documentos en papel y documentos electrónicos, faxes, formularios en papel o electrónicos, correos electrónicos, bases de datos y aplicaciones de terceros.
  • Seguridad de la información. En general se reducen los riesgos de la perdida de la información teniendo como respaldo su estrategia de administración de información con características globales de seguridad como firmas digitales, autorización basada en funciones, control de acceso a la información, marcas de agua de seguridad y bitácora de auditoria.
  • Administración. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de administrar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
  • Automatización de procesos. La continua mejora de las tecnologías ha permitido que la los procesos que exigen un gran uso de recursos mediante la configuración de flujos de trabajo que desarrollen acciones especificas en plazos adecuados puedan incluso enviar un documento a un usuario especifico, llenar un campo de búsqueda, enviar un correo electrónico, instruir a los usuarios sobre los pasos por seguir en los procesos e intercambiar información con otras aplicaciones esenciales para negocios.
  • Búsqueda y Recuperación. La automatización de los procesos permite la búsqueda y recuperación instantánea de información de su oficina, algunos gestores documentales permiten hacerlo incluso desde su dispositivo móvil o por internet utilizando indexación, búsqueda de metadatos, búsqueda de texto completo o barras de herramientas de búsqueda rápida.

Laserfiche es un sistema de administración de contenido empresarial ECM dinámico de configuración rápida y sencilla para satisfacer las necesidades de cualquier organización. Además de una administración de contenido líder en la industria que le ayuda a almacenar, recuperar y proteger su información. Laserfiche permite a su empresa operar de manera mucho más eficaz, efectiva y rentable mediante:

  • La administración de todo el contenido organizacional, tanto estructurado como no estructurado, mediante todo su ciclo de vida.
  • Garantiza que la información sea un activo consistente, confiable, útil y disponible.
  • Facilitación del cumplimiento de las características de auditoria y seguridad.
  • Integración de las aplicaciones que los trabajadores utilizan a diario.
  • Simplificación de las operaciones al automatizar los procesos manuales y repetitivos.

 

Tablas de Retención Documental TRD

¿Que son las tablas de retención documental?

Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental.

El AGN Archivo General de la Nación define las tablas de retención documental TRD: como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Para qué son útiles?

  • Para facilitar el manejo de la información.
  • Para racionalizar la producción documental.
  • Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
  • Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
  • Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  • Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
  • Para racionalizar los procesos administrativos.

 ¿Cuál es la normatividad que rige las TRD?

Resolución 469 Del 30 De septiembre Del 2016

“Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”

  • La aplicación de la tabla de retención documental -TRD será aplicada por todas las dependencias y grupos de trabajo, creados o modificados.

Ley 594 del 2000

Artículo 24:   Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

¿Quién debe tener TRD Tablas de retención documental?

Todas las entidades públicas, mixtas o empresas privadas que cumplan funciones públicas y todas las entidades de vigiladas por la superintendencia de transporte.

 

Tandem le ayuda en la elaboración de sus TRD para optimizar sus procesos.

Custodia de Documentos

¿Qué es custodia de documentos?

La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.

Marco legal para la custodia de documentos.

Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación

De la misma forma el acuerdo 049 de 2000 es define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicionalmente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000”.

¿Cómo Tandem Custodia sus Documentos?

Tandem almacena y custodia los documentos de sus clientes en bodegas especializadas y adecuadas según las especificaciones definidas por el Archivo General de la Nación.

De la misma forma Tandem ofrece transporte seguro de sus documentos llevándolos al lugar de destino con las mayores precauciones para evitar la pérdida de la información, nuestra flota de vehículos cuenta con monitoreo permanente a través de Sistema GPS, control de rutas y puntos críticos

Ofrecemos a nuestros clientes el suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para salvaguardar sus documentos en lugares idóneos y bajo condiciones óptimas.

Nuestro modelo operativo incluye un sistema de identificación mediante código de barras que permiten controlar los documentos custodiados y llevar la trazabilidad de los mismos durante su custodia y préstamo.

Nuestras cajas pasan por un proceso de codificación para entregar a nuestros clientes un informe en tiempo real del estado de sus documentos en cuanto a disponibilidad de la información.

Así es como Tandem optimiza sus procesos de custodia y de gestión documental.

 

Marco Histórico de la Custodia de documentos:

Etimológicamente la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

  • El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
  • El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
  • La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

                                          Tomado de Wiki pedía, Archivo de documentos