¿Qué es la digitalización certificada?

La digitalización certificada es un mecanismo que permite asegurar la autenticidad y la fidelidad del proceso de digitalización de los documentos. Impone una serie de requisitos sobre el proceso de digitalización:

  • El formato y la calidad de la imagen;
  • El aseguramiento de la calidad del proceso completo de digitalización;
  • La seguridad del proceso, haciendo imposible la manipulación de la imagen digitalizada;
  • La inclusión de una firma digital con estampa cronológica asegurando la validez del escaneo.

El concepto de digitalización está bastante interiorizado en la comunidad que trata con soportes físicos como el papel, las cintas de audio, las videocasetes, el microfilm, etc. Es una técnica de transferencia de información que convierte los datos o las señales analógicas, en una representación digital, que por principio intenta respetar todo el contenido informativo capturado, para hacer del resultado un nuevo documento lo más parecido funcionalmente al original.

Cuando añadimos la expresión Certificada, Digitalización Certificada, significa que el resultado de la digitalización tiene un mayor grado de seguridad procedimental y tecnológica que la simple digitalización, y produce como resultado un nuevo documento que representa de forma verdadera al documento que se procesó, siendo posible validar que el nuevo documento, es íntegro y representa fielmente al original, con lo que es posible afirmar que tiene las mismas consecuencias legales.

Una de las cosas más importantes es el enfoque de uso práctico para la Digitalización Certificada que difiere si los documentos se encuentran en un Fondo Acumulado o, por el contrario, es aplicada sobre aquellos que están llegando o generándose con base en la producción documental de una organización.

El caso del fondo acumulado parece ser más sencillo de resolver. Cuando los documentos ya están creados y se encuentran en estado precautelar, es lógico que dependiendo de los tiempos de retención y especialmente la valoración asignada, la Digitalización Certificada apoya fuertemente una destrucción de aquellos documentos carentes de valor permanente. Resulta obvio que si una organización invierte en procedimientos y técnicas de digitalización que garanticen la autenticidad e integridad, el papel puede ser destruido, encontrando en el nuevo objeto digital, un substituto funcional y legal del documento original. El concepto de Digitalización Certificada, otorga la posibilidad de destrucción de los soportes físicos, a pesar de requerir un análisis particular sobre las agrupaciones documentales en que se aplica.

El otro escenario, el caso de la documentación que se está tramitando, también puede ser objeto de digitalización y el ejemplo representativo que están llevando a cabo muchas organizaciones actualmente es realizar la captura desde la ventanilla de recepción de documentos. Esta mecánica permite devolver al usuario los soportes físicos y resolver los trámites a partir de copias digitales de los documentos. Si bien se observa que esta práctica trae consigo una significativa reducción en el uso de papel, surgen inquietudes difíciles de detectar en esta fase y que solo son detectadas posteriormente. Cuando tiempo después nos percatamos que el documento que originalmente fue un soporte papel y ahora es exclusivamente digital, tiene valor permanente y condición de documento histórico, ya no tenemos el “original” para conservarlo y disponemos solo de una “copia” para hacerlo. Es aquí precisamente, donde se diferencia la Digitalización de la Digitalización Certificada. Es esta última la que aplica de manera rigurosa para garantizar que aún sin el soporte papel, la organización dispone de copias auténticas e íntegras, no solo para tramitar el asunto, sino especialmente para aplicar los principios de organización técnica archivística sobre este soporte.

De esta manera el proceso de digitalización de documentos a través de una empresa certificada, permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Como hemos visto, esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.

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El futuro del trabajo

Encuesta de SurveyMonkey y Zoom: el futuro del trabajo

El futuro “híbrido” del trabajo tiene un significado distinto para cada persona

Una abrumadora mayoría de empleados que ha estado trabajando de forma remota durante el último año (el 72 %) dice que es probable que su empresa tenga una política de teletrabajo más flexible después de la pandemia de COVID-19 que antes de que comenzara. Aunque hubo una época en la que se esperaba que los empleados se presentaran en la oficina para reunirse con su jefe, conocer nuevos clientes o asistir a reuniones con todo el personal presente, el año pasado nos demostró que muchas de esas actividades cotidianas se pueden realizar de forma remota. 

En lugar de seguir trabajando totalmente desde casa o regresar a trabajar por completo a la oficina, la mayoría de los empleados que ha estado haciendo su trabajo de forma remota preferiría un modelo híbrido. Dos tercios de los empleados que han estado trabajando desde casa este año (el 65 %) dicen que su modalidad laboral idónea es aquella en la que podrían trabajar tanto desde casa como en la oficina, divididos de forma casi igual con un 33 % que prefiere trabajar la mayor parte del tiempo en la oficina y un 32 % que prefiere trabajar principalmente en casa. 

A modo de comparación, solo el 20 % de los empleados que ha estado trabajando desde casa dice que su modalidad laboral ideal es aquella en la que podría trabajar por completo en la oficina, e incluso un porcentaje menor (el 15 %) dice que preferiría trabajar siempre desde casa. 

Los trabajadores jóvenes son los menos propensos a decir que preferirían trabajar exclusivamente desde casa (solo el 10 % en comparación con el 15 % total) y son más propensos a preferir un equilibrio híbrido que se incline más por la opción de trabajar principalmente en la oficina (el 41 % en comparación con el 33 % total).

Los empleados del sector tecnológico representan un valor atípico: el 24 % preferiría trabajar completamente desde casa.

En el entorno laboral híbrido del futuro (cercano), es posible que los trabajadores elijan ir a la oficina en función de su agenda diaria. Entre los que han podido trabajar desde casa, más de la mitad (el 56 %) dice que preferiría asistir a grandes reuniones de forma virtual, el 44 % preferiría trabajar desde casa en proyectos con grupos pequeños y el 43 % preferiría reunirse con su supervisor de esta forma. Aunque sigue siendo una minoría, un importante 26 % dice que incluso preferiría reunirse de forma virtual con clientes existentes o nuevos desde casa.

La tecnología de colaboración en el trabajo ha sido fundamental durante la pandemia

Casi un año después del inicio de la pandemia de COVID-19, el 58 % de los que han estado trabajando recientemente desde casa dice que ahora está usando herramientas de colaboración más que hace un año.

Más de la mitad de los empleados que han estado trabajando desde casa (el 53 %) dice que las herramientas de colaboración han facilitado su trabajo durante el último año. 

Sin importar el origen étnico, las personas que han estado trabajando desde casa respondieron que el uso de herramientas de colaboración les ha facilitado hacer su trabajo. Sin embargo, en menor medida que los empleados más jóvenes, los empleados mayores de 65 años dijeron que el uso de herramientas de colaboración les ha facilitado el trabajo durante el año pasado.

Muchos están ansiosos por regresar a la oficina

Dos tercios de las personas que han podido trabajar desde casa (el 66 %) dicen que están ansiosas por regresar a la oficina, el doble de las que dicen que temen el regreso a esta (el 31 %).

Los trabajadores del sector educativo están particularmente deseosos por volver al trabajo presencial (el 73 %), mientras que los trabajadores del gobierno son especialmente propensos a decir que temen regresar a dicha modalidad (el 47 %). Entre los trabajadores del sector tecnológico, el 58 % está ansioso por volver a la oficina y el 40 % teme el regreso.

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Guía para principiantes en software de gestión de archivos

¿Por qué debería importarle a mi organización adquirir un software de
administración de documentos?

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