Gestión Documental

La información y los documentos están por todas partes dentro de una organización o empresa y no siempre son administrados efectivamente. Con un efectivo software de gestión documental, las organizaciones o empresas pueden comenzar a convertir la información en una verdadera ventaja competitiva.

Beneficios

Tome decisiones acertadas, aumentando el rendimiento y productividad en los procesos de su negocio:

  • Control en la creación, volumen, duplicidad y crecimiento de los documentos
  • Eficiencia y productividad.
  • Gestión electrónica de documentos.
  • Cumplimiento de la normatividad y disminución de los riesgos en litigios.
  • Protección de la información vital de la organización o empresa, incluyendo los registros históricos.

Administra y controla los documentos de tu compañía

Enfocarse en la gestión documental de forma integral, es un elemento clave de ventaja competitiva para las organizaciones que cada día mejoran sus procesos.

La Gestión Documental te permite radicar, gestionar, controlar y administrar el ciclo de vida completo de los documentos, cumpliendo exitosamente con los requerimientos establecidos en la normativa colombiana.

¿Sabías qué?

  • Los gerentes pasan un promedio de 4 semanas al año esperando por información mal archivada o mal indexada, los empleados pueden desperdiciar hasta dos horas al día en busca de documentos perdidos.
  • El 30% de documentos es inútil y podrían ser eliminados; y el 37% de las fotocopias no son necesarias.
  • Las grandes organizaciones pierden un documento cada 12 segundos.
  • El empleado de oficina promedio usa 10.000 hojas de papel al año.
  • El consumo de papel de una empresa crece un promedio de 22% cada año, duplicando los costos cada 3,3 años.

Su empresa podría enfrentar grandes sanciones por pérdida de documentos y brechas en la seguridad de su información.

5 Post-Implementación

El soporte Post-Implementación es de vital importancia para la organización, una vez implementado el sistema informático y puesto en producción debe generar información actualizada al momento, cuando las unidades administrativas y los usuarios lo requirieran.

Implementar cualquier cosa en toda la empresa es agotador y desafiante porque hay muchas cosas que considerar, y en más casos que no, se ve obligado a alterar los procesos con los que se siente cómodo y que podrían haber funcionado muy bien en el pasado.

Pero conseguir que se comprometa a hacer que el cambio suceda no es el único desafío. La otra mitad de la batalla está haciendo las cosas correctas para que ese cambio dure.

Aquí hay cinco tareas posteriores a la implementación que ayudan a mantener a su organización en el camino correcto:

  1. Organizar una reunión retrospectiva: Organizar una reunión retrospectiva con el equipo de implementación le ayudará a identificar lo que funcionó bien y lo que no. Brevemente, documente sus artículos de “no salio tan bien” para sacarlos de tu pecho.
  2. Luego, tome un descanso:Después, reserve la lista para más tarde. Considere alternativas a su flujo de trabajo y posibles cambios. Lo mejor es evitar tratar de resolver todo a la vez. Pongase cómodo con el nuevo entorno primero. Tomará algún tiempo acostumbrarse a donde están.
  3. Revise su lista retrospectiva: Una vez que el proceso se sienta cómodo de nuevo, extraiga su lista y lea a través de ella. Priorice las notas y considere qué elementos son los que puede abordar para hacer el proceso más eficiente. Aquí es donde realmente se puede dimensionar la mordida y masticarla lenta y metódicamente.
  4. Conéctese con otros:Comuníquese con otros clientes de la comunidad de Kronos y pregunte sobre sus experiencias de implementación. Vea cómo se fueron sobre el proceso y lo que aprendieron. La comunidad es también el lugar perfecto para conectarse con los expertos de Kronos que pueden ayudarle.
  5. Comience a planificar: Una vez que haya evaluado sus prioridades y evaluado lo que está funcionando bien frente a lo que no lo es, comience a planificar. Coja un calendario o cree algunas líneas en un PowerPoint (ver ejemplo a continuación) y comience a estimar cuánto tiempo quiere trabajar en este elemento. Divida las tareas en elementos o categorías manejables. Identifique los recursos que pueden ayudarle a empezar y asegúrese de pensar en las tres limitaciones básicas de cualquier proyecto: tiempo, dinero y recursos. Normalmente, tiene uno. Tiene suerte si consigue dos. Y los tres es increíble.

 

Kronos está aquí para ayudarle a lograr el éxito posterior a la implementación. Muchos clientes eligen el enfoque de hágalo usted mismo, pero si usted está buscando asistencia adicional, nuestro equipo de servicios puede ayudar. No sea tímido para iniciar sesión en la comunidad de Kronos y publicar una pregunta en uno de los grupos de productos Workforce Kronos o preguntar para obtener más información de su contacto principal de Kronos.

UKG Works 2020

Dos días de innovación en la fuerza laboral: todo digital, todo inspiración.

Cultive la experiencia que necesita para desarrollar la fuerza laboral que desea.

  • Sesiones de expertos
  • Soporte técnico uno a uno
  • Bullicioso salón de exposiciones
  • Oportunidades de certificación profesional

El equipo Ultimate Kronos Group UKG ha reunido una experiencia digital inolvidable de dos días para usted.

La seguridad de nuestros clientes, empleados y comunidades es lo primero, por lo que estamos trayendo directamente a usted, donde quiera que esté en el mundo, las sesiones de expertos, soporte técnico uno-a-uno, conferencias magistrales inspiradoras, actividades atractivas y entretenimientoEsperamos que, dondequiera que esté, sea un lugar cómodo, seguro y con los que ama.

Así que todo esto nos lleva a una pregunta. ¿Qué va a hacer del 18 al 19 de noviembre? Si está registrado para UKG Works podría ser cualquiera de estos emocionantes sucesos que se enumeran a continuación.

Eventos que no te puedes perder

  • Apertura de la sesión general con el CEO de UKG, Aron Ain.
  • Un impresionante keynote de Shawn Achor, autor, orador y defensor de la psicología positiva, el jueves 19 de noviembre, de 3:30 p.m. a 4:00 p.m.
  • Una actuación musical del tres veces ganador de un premio Grammy y el grupo de a capella Pentatonix, ganador de tres premios Grammy, el miércoles 18 de noviembre, de 3:30 p.m. a 4:00 p.m.
  • Descansos experienciales traídos a usted por nuestros socios patrocinadores, Branch, Cornerstone, Líderes de TI de atención médica y Workforce Insight.
  • Miércoles 18 de noviembre – Aprende a hacer una tabla de charcutería de 1:15 p.m. a 2:00 p.m.
    – Sea testigo de las increíbles ilusiones de un mago aclamado por la crítica de 3:00 p.m. a 3:30 p.m.
  • Jueves, 19 de noviembre – Combate el estrés con consejos y trucos útiles de 1:15 p.m. a 2:00 p.m.
    – Elabora un cóctel festivo junto a un galardonado mixólogo de 3:00 p.m. a 3:30 p.m.
  • Chats con expertosen tecnología y servicios, así como con socios comerciales en la Expo, donde puede obtener respuestas a sus preguntas de solución UKG.
  • Peer2Peer networkingdurante los descansos, cuando puede chatear con otros asistentes sobre los temas que más le importan.
  • Oportunidades para ganar insignias y aumenta tus posibilidades de ganar premios participando en actividades durante todo el evento.
  • Obtén redes sociales y devuélveme compartiendo en las redes sociales usando #UKGWorks. Vamos a donar US$5 por cada puesto a Acción contra el Hambre, hasta US$20,000 en total.

¡No esperes! La inscripción cierra el jueves 12 de noviembre. Después de eso, tendrás que ponerte en contacto con UKGWorks@askusa.com para ver cómo conseguir un asiento digital guardado para ti.