5 retos de la gestión documental en las empresas

El entorno digital en el que las empresas operan hoy, ha hecho que muchos directivos deban replantearse las herramientas a utilizar en el trabajo diario.

Por norma general, los líderes de las compañías suelen prestar más atención a los activos financieros y de recursos humanos, para los que contratan un software de gestión especializado. Pero, ¿qué pasa con los grandes volúmenes de información que manejan las empresas?

La información relativa a clientes, proveedores, e incluso toda la documentación legal y financiera que se genera diariamente puede acabar colapsando al personal  y por ende, a la empresa.

Este hecho ha demostrado la necesidad de contar con un software de gestión documental en el ámbito empresarial, que ayude a organizar los ingentes datos acumulados y permita, por lo tanto, una gestión adecuada de todos los clientes.

Pero más allá de mejorar la efectividad de las acciones que se deban llevar a cabo con los clientes, contar con una información accesible y bien clasificada favorecerá la toma de decisiones y el trabajo diario del personal de la empresa. Aun así, el software de gestión documental es solo una herramienta.

Las compañías deben adaptarse a una serie de cambios y afrontar un conjunto de retos que les permita adaptarse al cien por cien a la era digital en la que operan.

  1. Gestionar correctamente los activos de información de riesgo: son todos aquellos documentos que contengan información o bien confidencial, o por el contrario que tengan algún tipo de vinculación legal o fiscal. Saber administrar y organizar correctamente este tipo de información es vital para la supervivencia de una empresa. Y es que los costos que puede ocasionar la pérdida de información legal importante pueden llegar a ser tan altas, que podrían hasta llevar a la ruina a cualquier organización. Un software de gestión documental incorpora la opción de digitalización de archivos, que junto con una buena supervisión de personal apropiado, facilita este tipo de ejercicios.
  2. Integración de la normativa ISO a la gestión documental: las normas ISO de gestión de la calidad y los servicios en las empresas no solo están relacionadas con los procesos de producción y organización. La gestión documental también debe integrarse dentro de esos estándares de calidad propuestos por las normas internacionales. Los programas de gestión documental facilitan esa integración, al estandarizar muchos de los procesos de una forma fácil y automática.
  3. Consideración de la importancia de la documentación en la empresa: por norma general, los activos relacionados con la información se han considerado secundarios. Los prioritarios han sido siempre los que más  resultados generan en el corto plazo, como por ejemplo los relacionados con el capital o los recursos humanos. Esa tendencia está cambiando, y muchos directivos se han percatado de la necesidad de introducir herramientas como el software de gestión documental para potenciar la eficiencia de los procesos productivos de la empresa. La estrategia de la compañía también sale beneficiada con este tipo de gestor documental, ya que mejora la toma de decisiones para el futuro.
  4. Digitalización de activos físicos: muchas empresas con una estructura tradicional aún mantienen estanterías llenas de documentación organizada de un modo caótico. Para poder utilizar las prestaciones de un software de gestión documental de forma efectiva, es necesario que todos esos documentos se digitalicen. Pero este proceso no debe hacerse sin un criterio establecido, ya que hay que tener en cuenta la tecnología utilizada para transformar esa información y la forma en que posteriormente se administrará.
  5. Integración con otros softwares de gestión presentes en la empresa: en la actualidad, muchas compañías, incluso las pequeñas y medianas empresas, cuentan con soluciones empresariales como el ERP o el CRM. Por eso, es necesario que se lleven a cabo procesos de integración de todos los sistemas para que operen en sintonía y la efectividad de todas las herramientas multiplique la productividad final de la corporación.

En definitiva, un software de gestión documental automatiza muchos de los procesos relacionados con la gestión y administración de documentos de las empresas. Aun así, éstas deben hacer frente a una serie de retos que faciliten la puesta a punto de esos programas de gestión y permitan la integración total de la empresa en la era digital en la que vivimos.

 

Logística: mejora de la participación de la fuerza laboral y el rendimiento de la conducción en tiempos inciertos

Liderar en tiempos inciertos y gestionar el rendimiento de la administración en la distribución se centra en cómo puede aprovechar la tecnología para mantener la salud y el bienestar de su fuerza laboral, programar la mano de obra para satisfacer la demanda en tiempos de flujo constante e impulsar el rendimiento comercial a través de la visibilidad en tiempo real.

Mejorar la participación en una organización de distribución moderna centrada en soluciones de fuerza laboral creadas en el futuro que estén mejor equipadas para manejar los desafíos de distribución actuales. Esto incluye tecnologías avanzadas, desde sistemas de gestión de mano de obra hasta sistemas de gestión de capital humano, y prácticas de gestión innovadoras que ayudan a la industria de distribución a manejar numerosos desafíos, incluidas las crecientes expectativas de servicio al cliente, el aumento de los costos laborales y las complejidades de la omnicanalidad, así como los desafíos actuales en la industria, el impacto del efecto Amazon, las capacidades móviles, las predicciones tecnológicas y el impacto de COVID-19 en la industria entre otros.

La realidad actual en logística y distribución es un tema clave discutido en todo momento, que incluye la guerra contra el talento, la cultura organizacional y la evolución de la industria.

La guerra contra el talento continúa 

Sigue habiendo competencia por los recursos en esta industria difícil de llenar, incluso con el aumento en el grupo de empleados debido a la pandemia. Atraer y retener a trabajadores calificados ha sido, y sigue siendo, un desafío. Asegurar un fuerte compromiso de los empleados es imprescindible, pero no existe una fórmula simple para garantizar el éxito. Una forma de ayudar es utilizando un software de administración de la fuerza laboral que capacite a los empleados y gerentes. Esto incluye herramientas de autoservicio para solicitudes de tiempo libre, recoger turnos abiertos, ver horarios y una de las herramientas más buscadas; cambio de turno. También es fundamental poder identificar rápidamente a sus mejores trabajadores utilizando un software de gestión de talentos que proporciona comentarios continuos sobre las actividades de los empleados relacionadas con objetivos, indicadores clave de desempeño y para promover el desarrollo continuo del desempeño

Cultura organizacional 

Los empleadores pueden separarse de su competencia de varias maneras, incluido el uso de tecnología para impulsar el compromiso de los empleados y garantizar la seguridad de sus trabajadores. Las herramientas de administración de la fuerza laboral pueden ayudar a capacitar a los empleados con la capacidad de navegar por la información a través de herramientas de autoservicio como acumulaciones, solicitudes de tiempo libre, horarios y administrar su equilibrio trabajo / vida desde cualquier lugar, en cualquier momento con capacidades móviles.  

Un ejemplo comprobado de una mejor experiencia de los empleados es a través de la programación avanzada. Los trabajadores que están programados para trabajar sus turnos preferidos son menos propensos a gritar, lo que elimina el efecto dominó de los gerentes que luchan por llenar un turno abierto y los compañeros de trabajo que luchan por recuperar la holgura. Cuando los horarios reflejan las preferencias de turno de los empleados, que la tecnología de aprendizaje automático comprende e incorpora al proceso de programación, es más probable que los empleados estén en el trabajo y comprometidos con su trabajo. Este nivel de información de fácil acceso es fundamental para la forma en que los empleados suelen ver el cuidado y la preocupación de una organización por sus empleados. 

Evolución de la industria 

No es ningún secreto que la industria de logística y distribución se enfrenta a una interrupción sin precedentes. La necesidad de atraer y contratar rápidamente a los mejores empleados, crear un entorno de trabajo más seguro (tanto física como mentalmente) y gestionar los cambios en los requisitos de volumen está creando desafíos para que los empleadores se adapten rápidamente a las nuevas condiciones. Además, los avances tecnológicos se están moviendo a un ritmo rápido, ya sea inteligencia artificial, robots, drones o conducción autónoma, por nombrar solo algunos.  

Una llamada importante aquí es que estos avances en tecnología terminarán teniendo un impacto positivo en las oportunidades de trabajo, ya que habrá más empleos en general y trabajos más buscados debido a estos avances tecnológicos. En “The Future of Work Is Now”, una encuesta de 2018 de 600 líderes empresariales a nivel mundial realizada por Harvard Business Review, los resultados indicaron que “los algoritmos de robótica e inteligencia artificial (IA) manejarán cada vez más las tareas difíciles o repetitivas que los humanos no pueden o “no quiero hacerlo, al mismo tiempo que los equipamos con acceso instantáneo a información y conocimientos para las actividades de mayor valor que quedan”. La perspectiva a largo plazo sobre el impacto de la inteligencia artificial y la robótica en la industria de la logística es que se crearán más, no menos, empleos con la introducción de nuevas tecnologías robóticas y vehículos autónomos.  

La industria de la logística está pasando por un momento de transformación y la única certeza es que no hacer nada es quedarse atrás. El uso de tecnologías avanzadas de administración de la fuerza laboral y de administración de capital humano puede ayudar a mejorar la participación y la productividad de los empleados, respaldar la toma de decisiones informada y crear eficiencias operativas, lo que lleva a mejores márgenes de ganancias. 

 De la mano de Kronos podrá obtener los beneficios y las estrategias específicas de la industria para ayudarlo a brindar una gran experiencia a sus empleados y clientes.

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EL NUEVO EFECTO TECNOLÓGICO EN EL RETAIL

El mundo se está volviendo más sensible a los avances tecnológicos, por lo cual no es sorprendente que las industrias estén haciendo lo mismo. En un mundo en donde Amazon se convirtió en el minorista más grande sin tener ninguna tienda, en donde Facebook es la compañía de medios sociales más popular pero no crea contenidos y en donde Uber es el servicio de taxis más grande pero no es propietaria de ningún automóvil, es claro que los nuevos tipos de compañías están cambiando las expectativas de los clientes, de los patrones y de los empleados — especialmente en retail. Las nuevas innovaciones como AI, aprendizaje de máquina, big data y automatización están redefiniendo la forma en la cual las compañías operan e interactúan con sus clientes. Los datos demográficos cambiantes también están jugando un rol importante conforme los millennials han introducido un nuevo conjunto de habilidades y requerimientos que están reconformando la forma en la cual las compañías atraen, administran, interactúan y retienen a sus empleados.

 La tecnología está transformando el panorama de retail

AI, Machine Learning, big data y algoritmos sofisticados están avanzando a un paso acelerado. Con tecnología y personas trabajando en conjunto:

  • Las capacidades de los empleados se amplifican
  • Las tareas predecibles y repetitivas se automatizan
  • La producción y la productividad aumentan mientras los costos disminuyen
  • La calidad y la consistencia se elevan y los errores disminuyen
  • Datos infinitos se pueden procesar, analizar y evaluar

La tecnología ha permitido que las pequeñas empresas aprovechen una riqueza de información, habilidades y financiamiento que anteriormente sólo estaba disponible para las grandes compañías. Como resultado, las empresas más pequeñas se han vuelto más poderosas; las grandes compañías han sido capaces de reducir significativamente sus costos (internos y externos), ser más productivos con menos personal y crecer sus negocios. Todas estas opciones han provocado que la competencia se haya vuelto más feroz conforme nuevas compañías emergen y las compañías inteligentes tienen éxito.

  • Los datos IoT ahora se pueden combinar con fuentes de datos tradicionales para obtener perspectivas acerca del comportamiento de compras
  • Los empleados en la línea pueden impulsar la innovación de IoT mediante el descubrimiento de autoservicio
  • Las perspectivas de IoT se pueden compartir y sirven como base para tomar acción en toda la compañía

El analizar datos es la clave del éxito en retail. Les ayuda a los minoristas a tomar decisiones más inteligentes para aumentar la rentabilidad y lograr una mayor satisfacción de los clientes. El recopilar datos puede comenzar en el momento en el cual los clientes entran por la puerta, midiendo el tráfico peatonal para determinar la cuenta de clientes y los tiempos de permanencia. En la caja registradora, las métricas POS pueden revelar márgenes de rentabilidad, tamaños de las canastas, tendencias de ventas y más. El combinar datos en línea y fuera de línea les otorga a los minoristas una fotografía completa de los hábitos de compra de sus clientes. El aspecto más importante es combinar los datos con las perspectivas de los seres humanos, como lo está haciendo Stitch Fix. Están utilizando algoritmos y estilistas humanos para determinar el estilo de una persona y poder efectuar recomendaciones.

Adoptando el nuevo ambiente de retail

Más de la tercera parte de los minoristas tienen como prioridad principal de su compañía  automatizar procesos. Las razones principales son aumentar la productividad (76 por ciento), ahorrar tiempo (65 por ciento) y minimizar errores manuales (63 por ciento).

Este nuevo ambiente requiere que los minoristas consideren cómo se verán sus fuerzas laborales a futuro y cómo podrán utilizar la tecnología para capitalizar las oportunidades que se presentarán.

REDEFINIENDO EL TRABAJO

La economía de los contratistas independientes (gig economy) ha llegado para quedarse

De acuerdo con Forbes, existen en la actualidad casi 40 millones de trabajadores auto empleados en Estados Unidos mayores a 21 años. Y se espera que esta flexibilidad laboral crezca, como se evidencia por inversiones por algunas de las compañías globales más grandes, incluyendo la adquisición de Microsoft de LinkedIn, la inversión de Apple $1,000 millones de dólares de capital en Didi para compartir transporte y la inversión de General Motors en Lyft, sólo para nombrar a algunas Más estadounidenses están trabajando fuera de los empleos tradicionales de tiempo completo, buscando flexibilidad, satisfacción y hacer una diferencia. Esta nueva fuerza laboral móvil de rápido crecimiento tiene que ver con subcontratación, consultoría, empleo independiente y empleo temporal. Los trabajadores están adquiriendo diversas habilidades, frecuentemente en forma más rápida de cómo lo harían en un empleo tradicional.

LEYES LABORALES EMERGENTES ESTÁN HACIENDO QUE TODO SEA MÁS COMPLICADO

  • Las regulaciones están en un estado constante de flujo: Con las leyes laborales y las regulaciones cambiando frecuentemente y evolucionando en ciudades, estados y países, el mantenerse a la vanguardia de lo que se tiene que hacer es extremadamente difícil.
  • Las leyes de empleo representan el área más grande de regulaciones de negocio: Diferentes leyes rigen a diferentes tipos de trabajadores: empleados por hora, asalariados y trabajadores temporales.
  • Las leyes de programación predictiva están barriendo el país: Las nuevas leyes de programación predictiva están impactando significativamente a las industrias de retail, hospitalidad y servicio de alimentos. “Programación justa” o “programación segura.”

62% de los ejecutivos creen que necesitarán reentrenar o reemplazar más de la cuarta parte de su fuerza laboral entre ahora y 2023 debido al avance de automatización y digitización.

Para conocer más en detalle acerca de este tema, puede descargar el white paper El Futuro del Trabajo en Retail

Tandem desde hace más de 15 años es proveedor de Kronos. La solución de administración de la fuerza laboral más ampliamente adoptada e implementada en el mundo.

Solución diseñada para responder a las necesidades y desafíos únicos de las compañías de retail — más de 1,000 compañías de retail utilizan Kronos para empoderar a los empleados e impulsar mejores resultados de negocio. Debido al mercado ferozmente competitivo de hoy, el éxito dependerá de su capacidad de permanecer flexible en la panorámica cambiante de consumidores, mientras proporciona un servicio a clientes impecables para ganar participación de mercado y aumentar la lealtad hacia su marca.