¿Preparándose para reabrir? Comience con su estrategia de programación

Kathryn Brett
Gerente de Marketing de Producto Kronos

 
La crisis de COVID-19 ha agregado muchas capas de complejidad a la forma en que abordamos la planificación de la fuerza laboral, algunas de las cuales aún se están descubriendo. Las empresas consideradas esenciales ya han enfrentado desafíos desde el principio en cuanto a cómo programar a los empleados de manera segura y al mismo tiempo satisfacer la demanda, y ahora aún más organizaciones se enfrentan a estas realidades a medida que se acerca la reapertura .

En general, todos tienen que hacer cambios drásticos en sus modos de operación. De hecho, según un estudio realizado por la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM), el 83% de los empleadores han realizado ajustes en las prácticas comerciales como resultado de COVID-19 y más del 53% de los empleadores ahora están revisando los Planes de preparación para emergencias que tenían en su lugar antes de COVID-19, y esas fueron solo respuestas iniciales. Ahora tenemos que hacer aún más cambios a medida que el volumen de empleados y clientes comienza a aumentar en los lugares de trabajo en todo el país.

Depende de las empresas elaborar políticas en el lugar de trabajo que revivan sus flujos de ingresos sin poner en peligro a los clientes o empleados. Pero ¿cómo tomamos en cuenta todas estas consideraciones sobre seguridad, saneamiento y reentrenamiento de manera sostenible? Un lugar para comenzar es con una estrategia moderna de programación de empleados que nos ayuda a automatizar tantas de estas consideraciones como sea posible para que podamos mantener a nuestra gente segura y productiva al mismo tiempo.

Sentar las bases el primer día

No importa en qué sector de la economía se encuentre, el panorama se verá diferente y continuará cambiando y evolucionando a medida que cambie el comportamiento del consumidor. Entonces, ¿cuáles son los elementos que deben tenerse en cuenta cuando finalmente llegue el día para volver a abrir? Estas ideas pueden ayudarlo a organizarse y sentar las bases con los empleados sobre cómo funcionarán las cosas en el futuro:

  •  Piense en su reapertura como una mini gran inauguraciónpara garantizar que tanto la seguridad de los empleados como la del cliente sigan siendo lo más importante al tiempo que controle sus resultados. Esto también le brinda la oportunidad de revisar y modificar políticas clave como los horarios de los empleados.
  • No todos los empleados estarán dispuestos a regresarhasta que sientan que es personalmente seguro hacerlo, y es probable que aumente el absentismo debido a estas ansiedades. La capacitación adicional, la orientación para nuevos empleados y los nuevos estándares sobre limpieza profunda y esterilización son elementos que pueden mitigar esto y deben tenerse en cuenta en los horarios para evitar niveles más profundos de interrupción. 
  • Recuerde, los negocios que se consideraron esencialesya han allanado el camino para otros en algunas áreas. Mientras más tiempo las instalaciones de atención médica, las plantas de fabricación y ciertos minoristas continúen haciendo más con menos, mayor será la necesidad de que los empleados tomen descansos más frecuentes para evitar el agotamiento severo y la fatiga. Entonces, ¿cómo podemos tomar estos conocimientos y pasar a programar la fuerza laboral para otras empresas que ahora están comenzando a abrirse?

 ¿Qué necesitas para planificar en el nuevo mundo? Tecnología.

Para ayudarlo a aliviar algunos de los obstáculos en el camino hacia la reapertura, como el agotamiento de los empleados , las ausencias inesperadas y los protocolos de seguridad adicionales que acabamos de discutir, aquí hay cuatro ejemplos de tecnología de programación que pueden ayudar a los gerentes a proporcionar sus empleados con equilibrio trabajo / vida sin dejar de satisfacer la demanda de la organización.

     1.Cambio de turno móvil

Ahora que los empleadores están alentando a los empleados a mantenerse socialmente distantes en el trabajo tanto como sea posible o a trabajar de forma remota al menos parte del tiempo, la tecnología móvil juega un papel más integral para mantener las cosas en funcionamiento mientras las personas se mantienen seguras. Al usar dispositivos móviles, los gerentes pueden administrar eficientemente los turnos abiertos y los niveles de personal, en todas las ubicaciones y para todos los empleados, en solo unos pocos toques sin necesidad de interacción física.

Esto no solo permite a los gerentes completar los turnos rápidamente, sino que también aumenta la participación de los empleados al empoderarlos para tener más control sobre cuándo quieren tomar turnos adicionales o ceder algunos de los suyos. Las soluciones móviles más sólidas incluso permiten a los empleados elegir un turno con un simple mensaje de texto, agilizando el proceso mediante el uso de canales de comunicación familiares.

      2. Cambio de turno

El autoservicio de los empleados empodera a los miembros del equipo cuando pueden mirar a su alrededor en medio de todo lo que sucede y sentirse impotentes. En épocas de alto estrés, cuando es probable que los empleados necesiten flexibilidad alrededor del tiempo fuera del trabajo, la capacidad de intercambiar turnos por sí mismos promueve el bienestar y evita ausencias inesperadas. El empleado puede solicitar intercambiar un turno con otro empleado calificado usando su dispositivo de elección y en cuestión de segundos obtener una respuesta, asegurando el tiempo que necesitan para cuidar a la familia o simplemente tomar un descanso de salud mental.

      3. Análisis de personas e IA

La capacidad de una empresa de utilizar de manera efectiva la inteligencia artificial, el análisis de personas y otras tecnologías emergentes para cumplir con las cambiantes expectativas de los clientes será un factor clave para determinar su éxito en nuestro nuevo mundo. Mediante el análisis predictivo , las organizaciones pueden pronosticar de manera proactiva los cambios en la demanda de programación. Mirar hacia el futuro será crítico porque, si bien es cierto que la reapertura está comenzando, no hay garantía de que la posible segunda oleada esté fuera de discusión.

Por ejemplo, COVID-19 ha impactado a los minoristas de diferentes maneras: algunas tiendas permanecieron abiertas pero vieron cambios en los patrones de compra, algunas tiendas vieron un aumento en las compras en línea y algunas tiendas cerraron. Todos estos tipos de cambios impactan las previsiones de volumen futuro de diferentes maneras, y debemos adaptarnos rápidamente.  

4.Reglas de programación automatizadas.

Más allá de ayudarlo a predecir las necesidades de su negocio, cumplir con las estipulaciones existentes que protegen a los empleados también reduce el riesgo de violaciones y lo ayuda a involucrar a los empleados. Un ejemplo de esto es alrededor de las multas de “pago de previsibilidad” cuando los empleadores hacen cambios de horario de última hora y tenía la intención de ayudar a los empleados a planificar sus horarios y presupuestos.

Conclusión: Actúe ahora para garantizar una transición sin problemas

La apertura de la economía tendrá que suceder de manera calculada que consta de varias fases . Las organizaciones estratégicas deberán aprovechar las tecnologías mencionadas anteriormente para ayudar a lograr una transición más suave a la reapertura . No sabemos qué deparará el futuro, cuándo las empresas contarán con personal completo o si el trabajo remoto aumentará incluso cuando volvamos a abrir, pero sí sabemos que contar con la tecnología adecuada puede ayudarlo a adaptarse rápidamente al personal, programar, y compromete a tu mejor talento.

Dado que todo el mundo está en esto juntos, hay una gran cantidad de mejores prácticas, nuevas ideas, tecnologías y recursos que se comparten en todo el mundo para ayudar a recoger las piezas. 

Para obtener más información sobre cómo Kronos ofrece orientación durante este tiempo, lo invitamos a comunicarse con nuestro consultor de negocios a las líneas 3111099 – 316.5606484 y al  mail liliana.morales@tandemweb.com.co

¿Qué es el seguimiento de contactos?

Según la Organización Mundial de la Salud, cuando alguien está infectado con una enfermedad contagiosa, como un virus, quienes lo rodean tienen un mayor riesgo de infectarse y de transmitir la enfermedad a otros. Para minimizar este riesgo, aquellos que han tenido contacto con una persona afectada deben ser notificados lo antes posible para que puedan recibir la atención adecuada y aislarse para reducir la propagación. El proceso para monitorear personas en contacto cercano con alguien infectado se conoce como “seguimiento de contactos “. El seguimiento de contactos, tal como lo describe la Organización Mundial de la Salud (OMS), consta de tres pasos: 1) identificación de contacto, 2) listado de contactos y 3) seguimiento de contactos. 

En el contexto del lugar de trabajo, esto el proceso puede ser engorroso sin visibilidad de quién estaba trabajando cuándo y con quién. Tener una herramienta que pueda identificar rápidamente a los empleados que pueden haber entrado en contacto con una persona afectada es fundamental para el negocio. 

La herramienta de seguimiento de contactos de empleados de Kronos ayuda en este proceso mediante el uso de datos de inserción de empleados de cualquier fuente (por ejemplo, reloj, móvil, web, API) que ha sido recopilada por el sistema Kronos de un cliente para ayudar a identificar contactos potenciales que estaban trabajando en un ubicación identificada al mismo tiempo que un empleado afectado. La precisión del informe depende de la estructura comercial y su capacidad para asociar ubicaciones con los golpes. 

Para mayor detalle contactarse con nuestro consultor Liliana Morales  Celular: 316 560 6484

Área Comercial 310 697 5232 o al mail liliana.morales@tandemweb.com

Resuelva los tres desafíos principales de la gestión de archivos

Los gestores de archivos tienen uno de los trabajos más desafiantes e importantes en una organización. Son responsables de reducir los riesgos al cumplir con las políticas de retención que suelen ser complicadas, y de estar preparados para auditorías. Para enfrentar estos desafíos, las organizaciones recurren a la tecnología para gestionar sus archivos de manera más rápida y precisa.

1. Fácil acceso a los registros

Muchas organizaciones tienen dificultades para encontrar sus registros. Cuando se archiva contenido en gabinetes, en salas de almacenamiento o en unidades de red, puede llevar horas o incluso días, encontrar la información que busca. Esto puede ser frustrante para los gestores de archivos, especialmente durante auditorías.

Las organizaciones pueden simplificar las búsquedas de registros a través de:

• La digitalización de registros para que puedan consultarse en computadoras, tabletas, o en teléfonos inteligentes.

• El uso de metadatos en registros, para que puedan realizar búsquedas instantáneas por tipo de registro.

• La configuración de búsquedas y la opción de poder guardarlas para utilizarlas cuando se hagan consultas de rutina de un tipo específico de registro.

La digitalización de los registros y su almacenamiento en un repositorio para ECM hace que la información sea de fácil acceso en las computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.

2. Cumplir con las políticas de retención

Las organizaciones tienen una variedad de políticas de retención que cumplir según la rama que trabajen y el tipo de registros que mantengan. Por ejemplo, la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia pueden imponer multas estrictas a las compañías que no cumplan con las disposiciones oficiales.

Las organizaciones pueden utilizar un sistema de gestión de archivos electrónicos para cumplir con las normas de retención, al implementar actividades de gestión de archivos consistentes en toda la organización, como:

• Archivar automáticamente los registros recién creados de acuerdo con las regulaciones de la rama de trabajo y las políticas corporativas

• Retener, transferir y archivar automáticamente los registros según su tipo

• Agrupar los registros en series, según sus políticas de retención y disposición
De manera automática, Laserfiche puede retener, transferir, y archivar registros dependiendo su tipo.

3. Preparación para auditorías

Las organizaciones están sujetas a auditorías a lo largo del ciclo de vida de la gestión de archivos. En cualquier momento, deben demostrar a los auditores que están reteniendo los registros conforme a la normativa. Para simplificar la preparación para auditorias, organizaciones pueden usar la gestión de archivos electrónicos para:

• Monitorear eventos del sistema, como el inicio y cierre de sesión, la creación y destrucción de documentos, los cambios de contraseña y más.

• Registrar las acciones del usuario ya sea en teléfonos inteligentes, tabletas o computadoras de escritorio.

• Generar informes de auditoría que especifiquen la hora, el usuario y los cambios asociados con todas las modificaciones del sistema.

ECM y la nube como parte del plan de continuidad de su negocio

Las empresas que gestionan su contenido en la nube tienen una gran ventaja en caso de presentarse situaciones de contingencia. Con la gestión de contenido empresarial (ECM), software diseñado para gestionar digitalmente contenido y procesos en una organización, las empresas pueden continuar con sus operaciones en las condiciones más extenuantes. Tener la certeza de que sus empleados pueden acceder a su trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento es mucho más que solo una conveniencia, puede ser de vital importancia para las empresas en tiempos de incertidumbre.

Contar con un sistema de ECM como parte su plan de continuidad de negocio es una opción para que usted pueda rápidamente reaccionar ante una situación de contingencia al:

  • Habilitar un lugar de trabajo digital con la tecnología de la nube, lo que permite que los empleados puedan acceder a la información y procesos necesarios para llevar a cabo sus tareas y asegurar que el negocio continúe con sus operaciones.
  • Proveer funcionalidades de control de versión o edición colaborativa de documentos para que puedan trabajar en las versiones actualizadas de los documentos.
  • Ofrecer servicios en línea a clientes, usuarios, y proveedores para que ellos tengan toda la información necesaria, sin la necesidad que tener un lugar físico abierto.
  • Automatizar procesos esenciales que aseguran la estandarización, consistencia y continuidad para proveer tranquilidad a los empleados de que los procesos pueden seguir corriendo sin problemas.

Hoy Laserfiche es líder de gestión inteligente de contenido y automatización de procesos comerciales. Mediante poderosos flujos de trabajo, formularios electrónicos, gestión de documentos y analítica, la plataforma Laserfiche elimina los procesos manuales y automatiza las tareas repetitivas, acelerando la forma en que se hacen los negocios.

Clientes en todas las industrias, incluyendo gobierno, educación, servicios financieros y manufactura, usan Laserfiche para aumentar la productividad, escalar sus negocios y ofrecer experiencias digitales de primer nivel.  Su compromiso es empoderar e inspirar a las personas a re-imaginar la manera en que la tecnología puede transformar sus vidas.