Beneficios de un Gestor Documental Para las Empresas

La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos administrativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de los documentos desde su creación, su gestión, publicación y su disposición final, ya sea que se presenten en formato en papel o en forma digital, audio, video fotografía o correo electrónico.

Hace veinte años el enfoque de la administración de información dependía de la digitalización de documentos, la facilidad de convertir documentos de papel a imágenes, ahorrando espacio de almacenamiento y tiempo de acceso, posteriormente las organizaciones dieron un gran salto a la administración de documentos con tecnología que administraba imágenes de documentos y documentos electrónicos durante sus ciclos de vida, incluyendo captura, clasificación, control de acceso a los documentos y archivo. En la actualidad las organizaciones exitosas requieren más que la administración de documentos, necesitan optimizar el proceso de toma de decisiones obteniendo el contenido apropiado y entregándolo a las personas correctas en el momento preciso.

  • Captura de Información. Eficacia y eficiencia en la extracción de la información que necesita como documentos en papel y documentos electrónicos, faxes, formularios en papel o electrónicos, correos electrónicos, bases de datos y aplicaciones de terceros.
  • Seguridad de la información. En general se reducen los riesgos de la perdida de la información teniendo como respaldo su estrategia de administración de información con características globales de seguridad como firmas digitales, autorización basada en funciones, control de acceso a la información, marcas de agua de seguridad y bitácora de auditoria.
  • Administración. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de administrar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
  • Automatización de procesos. La continua mejora de las tecnologías ha permitido que la los procesos que exigen un gran uso de recursos mediante la configuración de flujos de trabajo que desarrollen acciones especificas en plazos adecuados puedan incluso enviar un documento a un usuario especifico, llenar un campo de búsqueda, enviar un correo electrónico, instruir a los usuarios sobre los pasos por seguir en los procesos e intercambiar información con otras aplicaciones esenciales para negocios.
  • Búsqueda y Recuperación. La automatización de los procesos permite la búsqueda y recuperación instantánea de información de su oficina, algunos gestores documentales permiten hacerlo incluso desde su dispositivo móvil o por internet utilizando indexación, búsqueda de metadatos, búsqueda de texto completo o barras de herramientas de búsqueda rápida.

Laserfiche es un sistema de administración de contenido empresarial ECM dinámico de configuración rápida y sencilla para satisfacer las necesidades de cualquier organización. Además de una administración de contenido líder en la industria que le ayuda a almacenar, recuperar y proteger su información. Laserfiche permite a su empresa operar de manera mucho más eficaz, efectiva y rentable mediante:

  • La administración de todo el contenido organizacional, tanto estructurado como no estructurado, mediante todo su ciclo de vida.
  • Garantiza que la información sea un activo consistente, confiable, útil y disponible.
  • Facilitación del cumplimiento de las características de auditoria y seguridad.
  • Integración de las aplicaciones que los trabajadores utilizan a diario.
  • Simplificación de las operaciones al automatizar los procesos manuales y repetitivos.

 

Tablas de Retención Documental TRD

¿Que son las tablas de retención documental?

Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental.

El AGN Archivo General de la Nación define las tablas de retención documental TRD: como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Para qué son útiles?

  • Para facilitar el manejo de la información.
  • Para racionalizar la producción documental.
  • Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
  • Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
  • Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  • Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
  • Para racionalizar los procesos administrativos.

 ¿Cuál es la normatividad que rige las TRD?

Resolución 469 Del 30 De septiembre Del 2016

“Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”

  • La aplicación de la tabla de retención documental -TRD será aplicada por todas las dependencias y grupos de trabajo, creados o modificados.

Ley 594 del 2000

Artículo 24:   Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

¿Quién debe tener TRD Tablas de retención documental?

Todas las entidades públicas, mixtas o empresas privadas que cumplan funciones públicas y todas las entidades de vigiladas por la superintendencia de transporte.

 

Tandem le ayuda en la elaboración de sus TRD para optimizar sus procesos.

Custodia de Documentos

¿Qué es custodia de documentos?

La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.

Marco legal para la custodia de documentos.

Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación

De la misma forma el acuerdo 049 de 2000 es define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicionalmente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000”.

¿Cómo Tandem Custodia sus Documentos?

Tandem almacena y custodia los documentos de sus clientes en bodegas especializadas y adecuadas según las especificaciones definidas por el Archivo General de la Nación.

De la misma forma Tandem ofrece transporte seguro de sus documentos llevándolos al lugar de destino con las mayores precauciones para evitar la pérdida de la información, nuestra flota de vehículos cuenta con monitoreo permanente a través de Sistema GPS, control de rutas y puntos críticos

Ofrecemos a nuestros clientes el suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para salvaguardar sus documentos en lugares idóneos y bajo condiciones óptimas.

Nuestro modelo operativo incluye un sistema de identificación mediante código de barras que permiten controlar los documentos custodiados y llevar la trazabilidad de los mismos durante su custodia y préstamo.

Nuestras cajas pasan por un proceso de codificación para entregar a nuestros clientes un informe en tiempo real del estado de sus documentos en cuanto a disponibilidad de la información.

Así es como Tandem optimiza sus procesos de custodia y de gestión documental.

 

Marco Histórico de la Custodia de documentos:

Etimológicamente la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

  • El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
  • El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
  • La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

                                          Tomado de Wiki pedía, Archivo de documentos

 

 

 

 

 

 

Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016

El Ministerio de Transporte junto con la superintendencia de puertos y transporte han acogido normas de implementación para la gestión documental y organización de archivos.

Pero ¿Que requerimientos deben cumplir las empresas de transporte en temas de gestión documental?

Las vigiladas por la superintendencia de puertos y transporte deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística, considerando el ámbito de aplicación de la ley 594 del 2000, ley general de archivos en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

La resolución 061583 considera entonces que:

El objeto es establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivo asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos.

Ámbito de aplicación. Aplica para todos los supervisados por la Superintendencia de Puertos y Transporte

Instrumentos Archivísticos para la gestión documental

Para asegurar la organización de sus archivos deberá adoptar los siguientes instrumentos archivísticos.

  1. Programa de Gestión Documental:

Es una herramienta estratégica de planificación de los procesos, la función y los servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones que permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos en materia de gestión documental.

  1. Tabla de Retención Documental:

Nos indica que y durante cuánto tiempo debemos guardar un documento específico. Políticas específicas internas en temas de gestión documental.

  1. Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)

Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

  1. Reglamento Interno de Archivo.

El adoptado por la empresa en temas de gestión documental.

(Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016)

Tandem es su aliado estratégico para implementar soluciones de gestión documental que le ayudara al cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos.

Resolución 8934 De 2014

Gestión Documental para su empresa.

¿Sabe cómo llevar la gestión documental en su empresa y como debería acogerse a la ley?

Según indica la Superintendencia de Industria y comercio se establece la normatividad que deben cumplir las empresas vigiladas por esta, en materia de Gestión Documental.

Además tenga en cuenta que se según la SIC se debe estar dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos es decir donde se enmarcan fines del archivo, importancia de los archivos, función de los archivos, interpretación y sus demás normas reglamentarias.

Por lo cual se determina la siguiente resolución:

Resolución  8934 De 2014

Donde se establecen directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Esta resolución tiene como objeto:

  • Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y comercio, de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes del estado y la ciudadanía en general.
  • Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:
  • Programa de Gestión Documental.
  • Tablas de retención documental.
  • Cuadro de Clasificación Documental.
  • Tablas de valoración documental.
  • Reglamento interno de archivo.

(Resolución N° 8934 De 2014)

Ahora también tenga presente que: la resolución 84295 DE 2015 modifica artículo 12 de la Resolución número 8934 de 2015 y otorga plazo hasta el 31 de marzo de 2016, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados.

¿Entonces ya sabe cómo debe proceder con sus archivos?

Tandem brinda soluciones completas en gestión documental para lograr el cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos, adicionalmente acompañamos sus procesos para asegúrale una excelente experiencia de servicio.

No está solo está con nosotros somos Tandem.