Tandem – Optimizamos sus procesos

Soluciones

Consultoría Archivística

Reduce el tiempo de consulta de un documento físico o electrónico.

Facilita la búsqueda y posterior almacenamiento de documentos

Facilita la ubicación y manejo de información

“Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su creación hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”  Archivo General de la Nación (Colombia) - http://glosario.archivogeneral.gov.co/vocab/

 

Razones

• Facilitar la ubicación y el manejo de la información.
• Conservación de los documentos realmente importantes y primordiales para la compañía.
• Reducción del tiempo de consulta de un documento en físico y electrónico.
• Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

Beneficios

• Localización inmediata de los documentos de importancia mejorando la capacidad de respuesta de la organización.
• Reduce costos en la administración de los documentos a través de la eficiencia.
• Disminuye el riesgo de perdida de Documentos.
• Reduce el tiempo en la búsqueda de archivos.
• Facilita la búsqueda de manera ágil, recuperación y posterior almacenaje de documentos.
• Mantiene la seguridad y confidencialidad en el acceso de la información.

Diagnóstico Documental

Se identifican los requisitos técnicos, administrativos y de la percepción de la Gestión Documental en el cliente, a través de la búsqueda e identificación de problemas, oportunidades y objetivos, propios para la Gestión Documental. 

Recomendar la atención de los lineamientos y políticas generales del Sistema de Gestión de Calidad definidos por el cliente si esto aplica.

Divulgar las recomendaciones pertinentes con referencia al proceso de gestión documental en el cliente enfocado a:

  • Organización
  • Gestión y Trámite
  • Transferencia
  • Producción
  • Disposición
  • Planeación
  • Preservación 
  • Valoración

Elaboración de Instrumentos Archivísticos

A. Programa de Gestión Documental – PGD
B. Plan Institucional de Archivos – PINAR
C. Sistema Integrado de Conservación – SIC
D. Diagnostico Documental
E. Cuadro de Clasificación – CCD
F. Tablas de Retención Documental – TRD
G. Tablas de Valoración Documental – TVD
H. Reglamento Interno de Archivo – RIA

Los instrumentos Archivísticos facilitan a las empresas/entidades tener control de la documentación que generan desde su creación hasta su disposición final garantizando la búsqueda, recuperación y distribución de documentos.

Outsourcing y BPO (Tercerización de procesos)

  • Organización de fondos documentales acumulados – FDA.
  • Administración del centro de administración y correspondencia.
  • Organización de archivos de gestión y/o central.

El crecimiento desmesurado de documentos hace que con el tiempo se tenga mucha información desorganizada y ocupando espacios que podrían ser utilizados por otras áreas estratégicas de su compañía. Nosotros les brindamos la organización especializada a través de un proceso técnico que facilite a su compañía la búsqueda y ubicación de los documentos, contribuyendo al correcto manejo y control de la información.

Centro de Administración Documental. 

Administramos los CAD donde se controla el manejo de la documentación desde su llegada hasta su disposición final. En los CAD se establece y controla el cumplimiento de los procesos archivísticos en pro de la seguridad, integridad y confidencialidad de la información. 

¿ Qué son las tablas de retención documental ?

“Listado de series y sub series con sus respectivos tipos documentales, producidos y recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en el ciclo vital del documento.” Archivo General de la Nación (Colombia)-http://glosario.archivogeneral.gov.co/vocab/

 

Serie Sub series
Contratos Contratos de prestación de servicios
Contratos de preventa
Contratos de intervetoría

Metodología para elaborar tablas de retención documental

Investigación Institucional

Inventarios y Entrevistas

Análisis e Interpretación de la Información

Series, Sub Series y Tipos Documentales

Elaboración de las Tablas de Retención