La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos administrativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de los documentos desde su creación, su gestión, publicación y su disposición final, ya sea que se presenten en formato en papel o en forma digital, audio, video fotografía o correo electrónico.
Hace veinte años el enfoque de la administración de información dependía de la digitalización de documentos, la facilidad de convertir documentos de papel a imágenes, ahorrando espacio de almacenamiento y tiempo de acceso, posteriormente las organizaciones dieron un gran salto a la administración de documentos con tecnología que administraba imágenes de documentos y documentos electrónicos durante sus ciclos de vida, incluyendo captura, clasificación, control de acceso a los documentos y archivo. En la actualidad las organizaciones exitosas requieren más que la administración de documentos, necesitan optimizar el proceso de toma de decisiones obteniendo el contenido apropiado y entregándolo a las personas correctas en el momento preciso.
- Captura de Información. Eficacia y eficiencia en la extracción de la información que necesita como documentos en papel y documentos electrónicos, faxes, formularios en papel o electrónicos, correos electrónicos, bases de datos y aplicaciones de terceros.
- Seguridad de la información. En general se reducen los riesgos de la perdida de la información teniendo como respaldo su estrategia de administración de información con características globales de seguridad como firmas digitales, autorización basada en funciones, control de acceso a la información, marcas de agua de seguridad y bitácora de auditoria.
- Administración. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de administrar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
- Automatización de procesos. La continua mejora de las tecnologías ha permitido que la los procesos que exigen un gran uso de recursos mediante la configuración de flujos de trabajo que desarrollen acciones especificas en plazos adecuados puedan incluso enviar un documento a un usuario especifico, llenar un campo de búsqueda, enviar un correo electrónico, instruir a los usuarios sobre los pasos por seguir en los procesos e intercambiar información con otras aplicaciones esenciales para negocios.
- Búsqueda y Recuperación. La automatización de los procesos permite la búsqueda y recuperación instantánea de información de su oficina, algunos gestores documentales permiten hacerlo incluso desde su dispositivo móvil o por internet utilizando indexación, búsqueda de metadatos, búsqueda de texto completo o barras de herramientas de búsqueda rápida.
Laserfiche es un sistema de administración de contenido empresarial ECM dinámico de configuración rápida y sencilla para satisfacer las necesidades de cualquier organización. Además de una administración de contenido líder en la industria que le ayuda a almacenar, recuperar y proteger su información. Laserfiche permite a su empresa operar de manera mucho más eficaz, efectiva y rentable mediante:
- La administración de todo el contenido organizacional, tanto estructurado como no estructurado, mediante todo su ciclo de vida.
- Garantiza que la información sea un activo consistente, confiable, útil y disponible.
- Facilitación del cumplimiento de las características de auditoria y seguridad.
- Integración de las aplicaciones que los trabajadores utilizan a diario.
- Simplificación de las operaciones al automatizar los procesos manuales y repetitivos.