Tablas de Retención Documental TRD

¿Que son las tablas de retención documental?

Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental.

El AGN Archivo General de la Nación define las tablas de retención documental TRD: como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Para qué son útiles?

  • Para facilitar el manejo de la información.
  • Para racionalizar la producción documental.
  • Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
  • Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
  • Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  • Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
  • Para racionalizar los procesos administrativos.

 ¿Cuál es la normatividad que rige las TRD?

Resolución 469 Del 30 De septiembre Del 2016

“Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”

  • La aplicación de la tabla de retención documental -TRD será aplicada por todas las dependencias y grupos de trabajo, creados o modificados.

Ley 594 del 2000

Artículo 24:   Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

¿Quién debe tener TRD Tablas de retención documental?

Todas las entidades públicas, mixtas o empresas privadas que cumplan funciones públicas y todas las entidades de vigiladas por la superintendencia de transporte.

 

Tandem le ayuda en la elaboración de sus TRD para optimizar sus procesos.

Conservación tradicional VS Conservación digital

La diferencia fundamental entre conservación tradicional y conservación digital es la propia naturaleza del formato del documento.

Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original.

Conservación digital: su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital. En formato digital, para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato a lo largo del tiempo para permitir que la información contenida en él siga siendo legible, auténtica e íntegra.

Tiempos y costes asociados a la conservación según el formato del documento

  • Si el formato es de material físico, tendrá un deterioro más lento y, por tanto, con costes más bajos para su conservación directa.
  • Si el formato es digital, conlleva un deterioro más rápido. No porque el documento digital tenga una caducidad, sino debido a la obsolescencia de los soportes que hacen posible su lectura. En consecuencia, los costes de preservación indirectos pueden ser más altos debido al constante cambio de soporte de almacenamiento.

Para la preservación de cualquier documento se tiene como objetivo central garantizar su autenticidad y la integridad de la información en él contenida. Se busca que cualquier cambio ulterior sea fácilmente reconocible y se distinga fácilmente el original de la copia. En documentos digitales esto se intenta conseguir a través de los metadatos, el control de versiones y estándares sobre acceso, uso e intercambios de la estructura de la información.

La digitalización documental se nos presenta como un buen método de conservación y preservación puesto que diversifica riesgos al custodiar un mismo documento en formato digital y en formato papel.

Reduciendo el uso y la consulta del documento en papel, evitaremos su degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos ofrece.  Se trata de ver la digitalización no solo como un método de gestión más eficaz del documento, si no como un método eficaz para su misma preservación.

Principales problemas para la preservación digital

Están directamente relacionados con las características que acompañan a un documento digital, la dependencia de hardware y software para poder visualizar y leer el documento y, por tanto, sujetos a la obsolescencia de estos elementos esenciales. Cuando hablamos de obsolescencia nos referimos a la caducidad tecnológica que puede llegar a impedir la lectura de un documento que fue generado con programas informáticos que, pasado un tiempo, no se sigan utilizando o con componentes de hardware que hayan caído en desuso y hayan sido sustituidos por otros. Los documentos afectados por este fenómeno se suelen denominar “documentos huérfanos”.

Los documentos digitales gozan de un nivel de protección extra ante desastres naturales ya que al poder alojarse en diferentes ubicaciones, se diversifica el riesgo. Es cierto que si los servidores físicos donde se aloja la información sufren un desastre, la información en ellos contenida puede perderse, pero es una posibilidad mucho menor al diversificar riesgos a través de copias de seguridad y backups situados en diferentes ubicaciones físicas. De lo que se trata es de proteger el contenido de los documentos digitales, más que el contenedor, ya que los soportes tienen una función utilitaria y pueden sustituirse sin que se dé una pérdida significativa para el valor del documento.

En la práctica, el cambio de un soporte a otro más moderno que contenga los documentos, se denomina “migración”.  Su función principal es la conversión del documento creado en un entorno y codificado para un formato determinado, a otro formato para que funcione y sea legible en una nueva plataforma informática. Para conseguir esto existen múltiples vías o caminos.

Uno de ellos es poder visualizar un nuevo documento en la nueva plataforma pero sin perder la capacidad de poder visualizarlo también en plataformas más antiguas. Si nos está leyendo algún fan de los videojuegos, entenderá a la perfección este concepto, pues por ejemplo juegos creados para la PlayStation se podían jugar sin problemas en la PlayStation 2 (Es lo que se conoce con el término de “compatibilidad retroactiva”), o los emuladores, que han hecho las delicias de los jugones con ganas de juegos arcade, consolas y ordenadores de todas las épocas.

Hay otras vías como la de la “interoperabilidad” que consiste en que distintos programas puedan compartir los mismos formatos del documento digital. Pero, sobre todo, la manera principal de preservación digital es la búsqueda de formatos estándar y la conversión de los documentos a estos formatos.  Asegurando formatos estándar se garantiza la funcionalidad de los documentos digitales bajo formatos seguros en los que se puedan conservar los valores de un documento a largo plazo.

Tenemos en cuenta que conservación y preservación según el contexto se suelen utilizar como sinónimos, pero tienen unos matices que diferencian la conservación del documento de la preservación del documento. Digitalizar no implica preservar.

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea.

Preservación: Largo plazo. Mantener, proteger o resguardar a alguien o algo, intentando conservar su estado, de un daño o peligro.

Conclusión

La transformación digital es un fenómeno imparable que seguirá creciendo. Sin embargo también es preciso señalar que este fenómeno seguirá coexistiendo con el mundo tradicional de documentos en papel durante bastante tiempo aún. Es imprescindible que estos dos mundos coexistan y aprovechemos las oportunidades que cada uno de ellos nos brinda.

El objetivo de la transformación digital de las empresas no es tanto eliminar el papel, sino la recuperación eficaz de la información contenida en los documentos. Así aseguraremos una mejor y más rápida toma de decisiones además de agilizar todos los procesos documentales, ahorrándonos tiempo y dinero.