Beneficios de un Gestor Documental Para las Empresas

La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos administrativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de los documentos desde su creación, su gestión, publicación y su disposición final, ya sea que se presenten en formato en papel o en forma digital, audio, video fotografía o correo electrónico.

Hace veinte años el enfoque de la administración de información dependía de la digitalización de documentos, la facilidad de convertir documentos de papel a imágenes, ahorrando espacio de almacenamiento y tiempo de acceso, posteriormente las organizaciones dieron un gran salto a la administración de documentos con tecnología que administraba imágenes de documentos y documentos electrónicos durante sus ciclos de vida, incluyendo captura, clasificación, control de acceso a los documentos y archivo. En la actualidad las organizaciones exitosas requieren más que la administración de documentos, necesitan optimizar el proceso de toma de decisiones obteniendo el contenido apropiado y entregándolo a las personas correctas en el momento preciso.

  • Captura de Información. Eficacia y eficiencia en la extracción de la información que necesita como documentos en papel y documentos electrónicos, faxes, formularios en papel o electrónicos, correos electrónicos, bases de datos y aplicaciones de terceros.
  • Seguridad de la información. En general se reducen los riesgos de la perdida de la información teniendo como respaldo su estrategia de administración de información con características globales de seguridad como firmas digitales, autorización basada en funciones, control de acceso a la información, marcas de agua de seguridad y bitácora de auditoria.
  • Administración. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de administrar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
  • Automatización de procesos. La continua mejora de las tecnologías ha permitido que la los procesos que exigen un gran uso de recursos mediante la configuración de flujos de trabajo que desarrollen acciones especificas en plazos adecuados puedan incluso enviar un documento a un usuario especifico, llenar un campo de búsqueda, enviar un correo electrónico, instruir a los usuarios sobre los pasos por seguir en los procesos e intercambiar información con otras aplicaciones esenciales para negocios.
  • Búsqueda y Recuperación. La automatización de los procesos permite la búsqueda y recuperación instantánea de información de su oficina, algunos gestores documentales permiten hacerlo incluso desde su dispositivo móvil o por internet utilizando indexación, búsqueda de metadatos, búsqueda de texto completo o barras de herramientas de búsqueda rápida.

Laserfiche es un sistema de administración de contenido empresarial ECM dinámico de configuración rápida y sencilla para satisfacer las necesidades de cualquier organización. Además de una administración de contenido líder en la industria que le ayuda a almacenar, recuperar y proteger su información. Laserfiche permite a su empresa operar de manera mucho más eficaz, efectiva y rentable mediante:

  • La administración de todo el contenido organizacional, tanto estructurado como no estructurado, mediante todo su ciclo de vida.
  • Garantiza que la información sea un activo consistente, confiable, útil y disponible.
  • Facilitación del cumplimiento de las características de auditoria y seguridad.
  • Integración de las aplicaciones que los trabajadores utilizan a diario.
  • Simplificación de las operaciones al automatizar los procesos manuales y repetitivos.

 

Custodia de Documentos

¿Qué es custodia de documentos?

La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.

Marco legal para la custodia de documentos.

Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación

De la misma forma el acuerdo 049 de 2000 es define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicionalmente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000”.

¿Cómo Tandem Custodia sus Documentos?

Tandem almacena y custodia los documentos de sus clientes en bodegas especializadas y adecuadas según las especificaciones definidas por el Archivo General de la Nación.

De la misma forma Tandem ofrece transporte seguro de sus documentos llevándolos al lugar de destino con las mayores precauciones para evitar la pérdida de la información, nuestra flota de vehículos cuenta con monitoreo permanente a través de Sistema GPS, control de rutas y puntos críticos

Ofrecemos a nuestros clientes el suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para salvaguardar sus documentos en lugares idóneos y bajo condiciones óptimas.

Nuestro modelo operativo incluye un sistema de identificación mediante código de barras que permiten controlar los documentos custodiados y llevar la trazabilidad de los mismos durante su custodia y préstamo.

Nuestras cajas pasan por un proceso de codificación para entregar a nuestros clientes un informe en tiempo real del estado de sus documentos en cuanto a disponibilidad de la información.

Así es como Tandem optimiza sus procesos de custodia y de gestión documental.

 

Marco Histórico de la Custodia de documentos:

Etimológicamente la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

  • El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
  • El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
  • La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

                                          Tomado de Wiki pedía, Archivo de documentos

 

 

 

 

 

 

Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016

El Ministerio de Transporte junto con la superintendencia de puertos y transporte han acogido normas de implementación para la gestión documental y organización de archivos.

Pero ¿Que requerimientos deben cumplir las empresas de transporte en temas de gestión documental?

Las vigiladas por la superintendencia de puertos y transporte deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística, considerando el ámbito de aplicación de la ley 594 del 2000, ley general de archivos en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

La resolución 061583 considera entonces que:

El objeto es establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivo asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos.

Ámbito de aplicación. Aplica para todos los supervisados por la Superintendencia de Puertos y Transporte

Instrumentos Archivísticos para la gestión documental

Para asegurar la organización de sus archivos deberá adoptar los siguientes instrumentos archivísticos.

  1. Programa de Gestión Documental:

Es una herramienta estratégica de planificación de los procesos, la función y los servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones que permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos en materia de gestión documental.

  1. Tabla de Retención Documental:

Nos indica que y durante cuánto tiempo debemos guardar un documento específico. Políticas específicas internas en temas de gestión documental.

  1. Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)

Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

  1. Reglamento Interno de Archivo.

El adoptado por la empresa en temas de gestión documental.

(Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016)

Tandem es su aliado estratégico para implementar soluciones de gestión documental que le ayudara al cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos.

Resolución 8934 De 2014

Gestión Documental para su empresa.

¿Sabe cómo llevar la gestión documental en su empresa y como debería acogerse a la ley?

Según indica la Superintendencia de Industria y comercio se establece la normatividad que deben cumplir las empresas vigiladas por esta, en materia de Gestión Documental.

Además tenga en cuenta que se según la SIC se debe estar dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos es decir donde se enmarcan fines del archivo, importancia de los archivos, función de los archivos, interpretación y sus demás normas reglamentarias.

Por lo cual se determina la siguiente resolución:

Resolución  8934 De 2014

Donde se establecen directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Esta resolución tiene como objeto:

  • Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y comercio, de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes del estado y la ciudadanía en general.
  • Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:
  • Programa de Gestión Documental.
  • Tablas de retención documental.
  • Cuadro de Clasificación Documental.
  • Tablas de valoración documental.
  • Reglamento interno de archivo.

(Resolución N° 8934 De 2014)

Ahora también tenga presente que: la resolución 84295 DE 2015 modifica artículo 12 de la Resolución número 8934 de 2015 y otorga plazo hasta el 31 de marzo de 2016, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados.

¿Entonces ya sabe cómo debe proceder con sus archivos?

Tandem brinda soluciones completas en gestión documental para lograr el cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos, adicionalmente acompañamos sus procesos para asegúrale una excelente experiencia de servicio.

No está solo está con nosotros somos Tandem.

Los 10 mandamientos de la gestión documental para tu empresa

Aquí están las 10 claves de la gestión documental para empresas y entidades públicas, que nosotros aplicamos tanto internamente como para nuestros clientes. ¡Ponlas en práctica para empezar a implementar una gestión documental de 10!

  1. Comprenderás la naturaleza y el ciclo de vida de cada documento
    Cuando realizas una llamada y te dan los datos de contacto de un cliente, por ejemplo, tienes que pensar que quizá lo estás apuntando en un post-it y que luego lo pasas al ordenador (a una base de datos), así que ya te encuentras con información importante en dosformatos. Tienes que cavilar dónde pones el papel para que solo sea accesible para ti o para la persona que necesita esos datos dentro de tu empresa y, una vez que ya no sea útil, deberías pensar en cómo y dónde tirarlo (hacerlo una bola y lanzarlo a una papelera cualquiera no es la mejor idea). La mejor opción es disponer en las propias empresas de contenedores de destrucción certificada.

.Además, el ciclo de vida de los documentos está compuesto por las actividades o procesos que se llevan a cabo con ellos y las personas indicadas que tratan con ellos (y su responsabilidad o actuación respecto a los archivos) y se representa mediante flujogramas como el adjunto.

  1. Contarás con las instalaciones adecuadas para cada tipo de documento
    Para empezar no es lo mismo guardarcontratos de hipotecas que discos duros o CD. Las instalaciones deben mantener unosniveles de humedad, temperatura y seguridad ideales para cada tipo de objeto susceptible de custodia. Además, el archivo de documentos especialmente sensibles debe estar protegido con sistemas de control de partículas, extinción de incendio por gas inocuo, sistemas de accesos restringidos mediante permisos, con suministro eléctrico independiente… Las baldas de las que se componen los armarios también son distintas y lo ideal es que no se apilen unas cajas sobre otras, sino que cada una tenga su balda a medida y que soporte el peso de cada tipo de contenido de las cajas. Cuando vayas a contratar un proveedor de custodia externa de archivo, examina sus instalaciones y sus niveles de seguridad, además de los demás fundamentos básicos.
  2. Respetarás los cuatro pilares de la seguridad de la información
    Tu organización deberá mostrar un compromiso permanente con la seguridad de la información, respetando laconfidencialidad de la información tratada, asegurando la integridad de los archivos y de la información y datos que incluyen, considerando la disponibilidad necesaria para cada tipo documental, según las exigencias de acceso a esa información (quién la necesita, qué herramientas van a usarse para acceder a ella…) y, por último, controlando su autenticación para que no haya falsificaciones ni modificaciones no deseadas.
  3. Utilizarás un sistema de clasificación y recuperación
    Muchas veces hablamos de “almacenar” y lo hacemos erróneamente, porque en realidad guardar documentación esarchivar, porque después vamos a necesitar recuperar lo que queramos con facilidad y para ello se tiene que llevar una clasificación y una ordenación del espacio. El sistema de clasificación escogido debe ser funcional y centrado en ahorrar tiempo de búsqueda y de recuperación. Esto se logra más eficientemente con el uso de armarios compactos, o incluso motorizados, que preserven, además, de la luz, del polvo y otras externalidades negativas. No dudes en consultar con expertos para implantar un buen sistema de clasificación y control.
  4. Respetarás las reglas de negocio conociendo elworkflow de cada tipo documental
    Uno de los básicos de la gestión documental es, como hemos explicado antes, entender el ciclo de vida de cada documento. Otro de los mandamientos viene a consecuencia de este primero porque supone un nivel más de especialización y un aumento de la eficiencia de la gestión. La creación de un workflow es más que describir el ciclo de vida de un documento, pues debe incluir las actividades de normalización y representación estructurada de la información, atendiendo a las características que permita el software del gestor documental  De esta forma, integrando ambos elementos, como señala el experto Julián Moyano, “se podrá asignar adecuadamente responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquiera de las fases de la gestión de la documentación”. Las reglas de negocio se incluyen en los workflows, debiendo ser aplicadas para el correcto funcionamiento. Un ejemplo para comprenderlo fácilmente es la gestión de facturas. Imaginemos que el ciclo normal es recibirlas, clasificarlas, enviarlas a digitalizar y después custodiarlas hasta que pase el tiempo determinado por la empresa y se expurgan, quedando el documento físico eliminado y el archivo digital en su correspondiente repositorio de acceso restringido. Una regla de negocio que se incluye en ese proceso puede ser que las facturas que pasen de 1.000 euros deban pasar a otro departamento en la fase de clasificación porque han de ser validados y firmados por la gerencia (volviendo después al mismo ciclo que las demás facturas o pasando por otro diferente, según el criterio de cada entidad).
  5. Copiarás, copiarás, copiarás
    Cuando se trata de toda la información de tu empresa debes realizarcopias de seguridad todos los días. Facturas, documentos oficiales, pedidos, contratos, bases de datos… Si hay un fallo de tu equipo informático, te roban o se estropea un portátil o sufres un ataque de un pirata informático puedes perder toda tu información generada durante años. Hay que realizar copias. Se pueden efectuar tanto en discos duros externos como con sistemas remotos, como Gran Backup, con doble garantía de seguridad y recuperación para grandes volúmenes de datos. Incluso, según la clase de información que se desee conservar, puede copiarse en ambos formatos para asegurar más, si cabe, la preservación de esta información.
  6. Implementarás niveles de seguridad en el acceso a la documentación
    Para cualquier empresa resulta un alivio contar con unregistro o seguimiento de acceso a salas, para evitar pérdidas o la violación de información, por ejemplo. Es fácil y necesario instalar un sistema de accesos restringidos en las puertas para que solo puedan entrar las personas designadas con permisos específicos indicados. Además, dependiendo de los datos que se gestionen (su confidencialidad, su protección legal, su importancia
  7. Los recursos humanos estarán cualificados y entrenados
    No nacemos sabiendo, y aunque parezca mentira, algo tan básico como la seguridad de la información que se gestiona a diario en las empresas y en los hogares no es debidamente conocida e implementada. Hay que contar con el personal idóneo y, además,formarlo y fomentar la interiorización de buenos hábitos en el tratamiento de información. Esto, más que un consejo, desde el 1 de julio de este 2015 es una obligación. En esta reforma del código penal se incluyen medidas como responsabilizar a las empresas, y a las personas que actúen en nombre de éstas, del tratamiento ilegal de la información que se pueda realizar por cualquier individuo (trabajador asalariado, gerente, administradores, autorizados, etc.).Esto quiere decir que hay que concienciar y sensibilizar a todos los trabajadores de una empresa y controlar que no se realicen acciones que pongan en peligro la seguridad de la información tratada por la compañía.
  8. Utilizarás los recursos tecnológicos disponibles
    La existencia deherramientas tecnológicas digitales aporta soluciones acordes a la legislación y que facilitan sobremanera esta actividad. Los tres principales avances tecnológicos en los que apoyarse son: la digitalización e indexación de documentos, los sistemas de gestión documental y “la nube”, el almacenamiento remoto y accesible desde internet.
  9. Identificarás las potenciales amenazas, vulnerabilidades y fallos
    Hace un tiempo había que tener en cuenta los traslados, las inclemencias meteorológicas, las características de las instalaciones de custodia, los sistemas de archivo… y hoy en día también, eso no ha cambiado. Hay queplanificar qué puede fallar y elaborar protocolos de actuación acordes para solucionar estas situaciones. Pero ahora, con todas las empresas plenamente integradas en el mundo digital, estas amenazas y vulnerabilidades se multiplican. Ahora hay que controlar dónde se alojan los archivos; se debe comprobar la seguridad de las conexiones a internet y el uso de los navegadores en los diferentes aparatos con conexión; hay que prevenir posibles fallos de los servidores y saber cómo afrontar las ciberamenazas. En resumidas cuentas, hay que efectuar un análisis de riesgos y tratar deminimizarlos o transferirlos (siendo la mejor manera de lograrlo externalizando la gestión documental).

Conclusión

Básicamente, la optimización de la gestión documental sirve para mejorar la eficiencia de los procesos por los que pasan los documentos y asegurar su utilidad y conservación. Pero depende de cada empresa o ente público hasta dónde llegar en su gestión documental y el aprovechamiento de las ventajas que supone.

Una buena gestión documental maximiza el valor de los documentos en formato papel. Estos archivos, además, al ser digitalizados, todavía pueden ser vistos, impresos, compartidos y conservados, pero con la gran ventaja de haberse convertido en “contenido activo”: se puede buscar cada documento con diferentes criterios (si se ha realizado indexación en la digitalización”), se pueden explotar los datos y toda la información que contiene cada documento con facilidad y rapidez y se puede alargar su vida de forma casi infinita (mientras se actualicen los formatos a la tecnología existente en cada momento).