Transformación digital y gestión documental en el siglo XXI. Una inversión necesaria y rentable: la digitalización de documentos

La transformación digital parece que va a ser el gran reto de la sociedad en este siglo XXI. Las décadas anteriores han supuesto una revolución, tanto de descubrimiento como de experimentación de aplicaciones prácticas y teóricas de la tecnología digital. Sin embargo ahora se afronta el verdadero obstáculo que ha de salvarse: el alcance global, la digitalización de la sociedad a nivel empresarial e institucional y, lo más complicado, a nivel local, de las familias y de las interacciones sociales y económicas diarias. Esta difusión digital que afrontamos con entusiasmo, también se ve perjudicada por dos factores, el rechazo al cambio y las nuevas amenazas.

Hay personas, instituciones y compañías reacias a adaptarse porque las ventajas que ven que conseguirían son menores que sus miedos, y seguramente sea por desconocimiento o por encontrarse en una situación ventajosa de la que no quieren moverse. Para reducir esta situación es vital la labor de difusión y educación (como con este artículo). Por la parte de los miedos, simplemente hay que aprender de la historia y reconocer que cuando estamos a las puertas de un cambio de paradigma tan brutal, hay que renovarse o morir. Son conocidos los fracasos de grandes compañías, empresas que lideraban sectores, que no supieron adaptarse al nuevo entorno. Le pasó a Kodak con las cámaras digitales, a Nokia con los smartphones, a Daewoo en automóviles… Si es que no lo decimos nosotros solamente, ahí está Darwin, adaptarse o morir.

Respecto a las nuevas amenazas, como la ciberdelincuencia, la obsolescencia de formatos o la falsificación, ¿de verdad pensamos que son exclusivas de “lo digital”? Si hay nuevos riesgos es porque nos movemos en un nuevo entorno, pero estas amenazas no tienen por qué ser peores que las que ya hemos afrontado en la Historia. Yéndonos a nuestro sector, la gestión documental ha pasado por catástrofes relacionadas con robos, con eliminación de documentos trascendentales para empresas o hasta países, con la utilización de soportes que no han resistido el paso del tiempo.

Una vez entendida la magnitud de la transformación general, ¿qué pasa con el sector de la gestión documental? Pues bien, atendiendo a la actividad de digitalización de documentos, ¿qué deberían hacer las empresas? Simplemente abordar la cuestión de forma inmediata, con miras puestas en el medio y el largo plazo y, sobre todo, entendiendo qué tipo de documentos tratan y aportando la solución óptima para cada uno de ellos. La clave para entender la digitalización de documentos no es cuestionarse si afrontarla o no (conocemos los beneficios irrefutables de digitalizar), sino saber cuándo pasar cada archivo al formato más idóneo. Y esto es así porque, además de ser más respetuoso con el medio ambiente (al dejar de utilizar en gran medida papel) sabemos que se optimiza la gestión documental: se ahorran costes, se aumenta la productividad y se mejora la seguridad de la información.

Traducción del artículo Digitization Of Docs: A Business Investment Decision With A Future